První kroky k outsourcingu

Jitona již v roce 1997 započala implementaci ERP systému MFG/PRO pro 100 uživatelů, který na českém trhu dodává společnost Minerva ČR. Tím byla nastavena funkcionalita základních procesů ve všech oblastech činností podniku s klíčovým důrazem na realizaci výroby. Sjednocením datové základny a propojením závodů byla zabezpečena potřebná firemní komunikace. Nedlouho po nasazení informačního systému se tehdejší vedení společnosti rozhodlo pro outsourcing IT. Realizace projektu outsourcingu byla rozdělena do několika fází. Nejprve jsme s naším stávajícím dodavatelem uzavřeli smlouvu o poskytování rozšířených služeb, v nichž byly zahrnuty konzultace řešení podnikových procesů, školení koncových uživatelů a rozvoj informačního systému formou programových úprav realizovaných poskytovatelem. V roce 2002 jsme ji nahradili smlouvou o poskytování outsourcingových služeb.

Nová smlouva v sobě zahrnovala navíc také správu poštovního, intranetového a datových serverů umístěných ve výrobních lokalitách, poskytování služeb sítí WAN a poskytování výpočetního výkonu serveru pro provoz informačního systému MFG/PRO. Výpočetní centrum bylo přesunuto ze společnosti Jitona do pobočky společnosti Minerva ČR v Táboře a činnost pracovníků IT oddělení byla omezena pouze na péči o koncová zařízení na ředitelství firmy a ve výrobních závodech.

Outsourcing v rámci aliance

V roce 2002 získala Minerva ČR jako zákazníka dalšího výrobce nábytku, společnost Tusculum. V součinnosti s realizačním týmem složeným z pracovníků jednotlivých útvarů zde nasadila systém MFG/PRO pro 85 uživatelů. Po uzavření aliance Jitona-Tusculum byla sloučena IT oddělení obou společností. Díky uzavření společné smlouvy na poskytování služeb WAN byl sjednocen intranet, účetní rozvrhy obou společností a výrazně se zkvalitnilo datové propojení jednotlivých výrobních lokalit aliance. Ve společnosti Tusculum byly zaveden systém čárových kódů ve výrobě a expedici.

Na počátku roku 2005 si vedení aliance vyžádalo od společnosti Minerva ČR nabídku aktualizovaného modelu outsourcingového vztahu. Nosný projekt nové smlouvy spočíval ve sjednocení dat do jedné databáze a inovaci informačního systému na nejvyšší verzi dostupné v daném období. Součástí nabídky bylo rovněž převzetí stávajících pracovníků IT oddělení a nově i správa koncových zařízení.

Sjednocení informačního systému

Souběžně s nabídkou jednotného outsourcingového vztahu pro obě společnosti aliance byla provedena analýza nákladů vynakládaných na provoz a rozvoj IT. V té době bylo ve společnosti Jitona již téměř celé IT odsunuto k poskytovateli, zatímco druhý člen aliance, Tusculum, zajišťoval chod IT vlastními silami. Na základě analýzy pak vznikl návrh dalšího postupu, který v sobě zahrnoval úkol sjednotit informační systémy prostřednictvím plánované inovace a model zajištění IT při současném snížení nákladů v součástech aliance.

Sjednocení informačního systému pak skutečně společnosti přineslo snížení nákladů. Jeden server, jedna verze systému a společné programové úpravy znamenaly úsporu prostředků vynakládaných na provoz, údržbu a rozvoj IT. Sjednocení procesů a školení funkčnosti jedné verze systému snížilo náklady na vzdělávání uživatelů. Přínosy řešení byly hmatatelné především v oblasti zlepšení dostupnosti a spolehlivosti informací a zastupitelnosti klíčových uživatelů v rámci celé aliance.

Sjednocení a inovace informačního systému v rámci aliance patřilo bezesporu k nejobtížnějším fázím projektu. Nelze přitom opomenout fakt, že projekt byl realizován ve velmi krátkém čase a za plného provozu informačního systému.

Přechod na plný outsourcing

V květnu 2005 vedení aliance rozhodlo o jednotném modelu zajištění IT formou plného outsourcingu. Od ledna 2006 již obě společnosti aliance využívají jednotný, plně outsourcovaný informační systém MFG/PRO pro 155 uživatelů.

Přínosy plného outsourcingu IT v alianci Jitona-Tusculum

Velká část odpovědnosti za řešení každodenních operativních problémů, které generuje provoz IT, se přesunula směrem k poskytovateli outsourcingových služeb. Aliance přešla z role vykonavatele do pozice zadavatele úkolů. Vedení IT nyní především dohlíží na plnění smlouvy a rozvoj informačního systému jako celku. Je důležité, aby jej všichni pracovníci aliance vnímali jako potřebný prostředek, bez něhož se neobejde fungování veškerých podnikových procesů.

Dostupnost systému a řešení problémů

Pro každou část informačního systému je nastavena standardní dostupnost, a to podle důležitosti. V případě, že skutečná dostupnost určité služby v daném období klesne pod definovanou úroveň, automaticky začínají být uplatňovány slevy za danou službu. Ty se řídí podle pravidla - čím nižší skutečná dostupnost, tím vyšší procento slevy z ceny za službu.

U předložených problémů je stanovena doba k řešení podle jejich závažnosti. V případě, že je tato doba překročena, problém je označen za nevyřešený. Pokud v daném měsíci počet nevyřešených problémů překročí stanovenou hodnotu, uplatňuje se v následujícím měsíci mechanismus slevy z ceny za danou službu.

Po zkušenostech se zajišťováním funkcionality vlastním IT oddělením mohu potvrdit, že vynakládané úsilí poskytovatele na plnění podmínek outsourcingové smlouvy odpovídá vynaloženým nákladům a společnosti významně pomohlo k soustředění se na svou hlavní podnikatelskou činnost.

O autorovi

Zdeněk Smísitel pracuje jako IT manažer akciových společností Jitona a Tusculum.

Příspěvek jsme publikovali v květnovém čísle časopisu BIZ v rámci tématu Outsourcing.

05.06.2006 - Zdeněk Smísitel - četlo 25566 čtenářů.

Tento článek ješte není ohodnocen.

Hodnocení článku: nejlepší [ 1 | 2 | 3 | 4 | 5 ] nejhorší

Diskusní fórum ke článku
Jméno
E-mail
Opište kód :
Text *)