Vnitřní kontrolní systém v účetnictví Účetní informační systém patří k nejdůležitějšímu informačnímu systému podniku. Při jeho využívání hrozí riziko výskytu častých chyb. K prevenci tohoto rizika při využívání účetních informačních systémů v podniku slouží vnitřní kontrolní systém. Cílem tohoto příspěvku je tento vnitřní kontrolní systém charakterizovat a uvést kroky, které by účetní měli provádět k prevenci výskytu těchto rizik. V současné době každý účetní používá určitý typ účetního software. Ruční evidence dokladů je dnes již přežitkem. Ale ani automatizace účetních operací není bez chyb. Při vedení účetnictví může také docházet k omylům. Stačí k tomu účetní případ, se kterým si účetní zpočátku nedovede poradit. V důsledku nepochopení jediného účetního případu může dojít k jeho chybnému zaúčtování. Jiným nebezpečím pro firmu představují záměrné chyby s cílem poškodit dobré jméno firmy. Využívání výpočetní techniky obecně (tedy nejenom v účetnictví) v sobě přináší nebezpečí počítačové kriminality ve formě krádeží podnikových dat, zpronevěry, podvodné činnosti, záměrného zkreslování účetních dat včetně záměrné nevedení účetní evidence a neplnění daňových povinností. Tyto neúmyslné i záměrné chyby představují pro firmu riziko. Pojem riziko je obvykle charakterizován jako určité nebezpečí, možnost škody, ztráty, nezdaru. Riziko je nevyhnutelné a všudypřítomné u všech podnikových činností. Lidé mohou dělat chyby, počítač může špatně fungovat a nesvědomití zaměstnanci mohou zneužít příležitosti k páchání podvodné činnosti. Rizika v účetních systémech Při využívání výpočetní techniky existují různé typy rizik. Některá z nich s vedením účetnictví nemusí zdánlivě vůbec souviset. Ale v širším slova smyslu bohužel s účetním systémem souvisejí a někdy je ani samotný účetní nemůže ovlivnit. Může jít například o následující rizika:
Jaké chyby mohou naopak způsobit účetní?
Vnitřní kontrolní systém v účetnictví Vnitřní kontroly v účetnictví slouží k odhalení a korekci neúmyslných chyb a ke snížení příležitostí k provádění záměrných chyb v účetním systému. Vnitřní kontrolní systém tvoří soubor následujících prvků :
Kontrolní prostředí zahrnuje filozofii a styl řízení vedení podniku, organizační strukturu podniku, metody delegování pravomoci a odpovědnosti, metody sledování kontrol, personální politiku a vnější vlivy prostředí jako úprava právních předpisů. Účetní systém je spojen s metodami zaznamenávání, zpracování a vykazování finančních informací. Systém účetnictví eviduje pouze platné transakce, zobrazuje aktuální a správné informace, hodnotí důležitost transakcí a jejich načasování. Kontrolní postupy jsou spojeny se správným schvalováním transakcí, oddělením pravomocí a odpovědností (oddělení funkcí), postupy pro zacházení s majetkem, práci s podnikovou dokumentací, účetními záznamy a pro provádění kontrol výkonnosti informačního systému. Z uvedeného vyplývá, že v rámci firmy musí nezbytně existovat vnitřní kontrolní systém. Je v zájmu vedení firmy, aby takový kontrolní systém vytvořil a důsledně aplikoval. K tomu, aby mohl být vnitřní kontrolní systém implementován, jsou zapotřebí vnitřní kontrolní principy, které by i účetní měli dodržovat:
Jak mohou účetní lépe kontrolovat účetní data? Chyby způsobené z nedbalosti mají stejně závažný dopad jako záměrně způsobené chyby. Oba typy chyb mají pro firmu závažné důsledky. Dodržováním výše uvedených principů mohou účetní snížit pravděpodobnost výskytu chyb. Mají ještě kromě vnitřních kontrolních principů nějaké jiné možnosti, jak lépe kontrolovat účetní data? Především jde o důkladnou kontrolu své práce:
Závěr Vnitřní kontroly jsou zaváděny za účelem předcházení různým typům rizik. Existují rizika, která by mohla poškodit organizaci buď neúmyslnou chybou nebo úmyslným prováděním podvodné činnosti. Proto by v každém podniku měl být zaveden vnitřní kontrolní systém. Dodržování jeho šesti základních pravidel a důslednější kontrolou vlastní práce účetních musí být pro podnik samozřejmostí. Literatura Stair, R. M.; Reynolds, G. W.: Principles of information systems: a managerial approach. Thomson/Course Technology, Boston, USA, 2003. ISBN 0-619-06489-7. O autorovi Miroslava Dolejšová je odbornou asistentkou na Ústavu informatiky a statistiky, Fakulty managementu a ekonomiky, Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně. Příspěvek recenzovali:
15.03.2006 - Miroslava Dolejšová - četlo 26254 čtenářů.
|
|