CVIS

Jaké vidíte nové trendy a jaké předpokládáte další kroky ve vývoji informačních systémů?

Podnikové informační systémy se budou patrně ubírat cestou standardizace. Budou stále více respektovat nutnost vzájemné výměny dat, neboť ne každá organizace je schopna finančně zabezpečit pokrytí svých procesů jediným komplexním informačním systémem.

V tvrdém konkurenčním prostředí se mnoho dodavatelů snaží získat co nejvíce nových zákazníků. Jakých hříchů se podle vás při tom nejvíce dopouštějí?

Podle našeho názoru jsou pro dodavatele skutečně prioritou noví zákazníci. Stávající zákazníci ale tuto jejich strategii doplácejí, neboť jim dodavatelé nevěnují dostatečnou pozornost. Proto doporučujeme brát patřičný zřetel na uzavírání smluv, které by měly ošetřit definované závazky dodavatele po celou dobu životního cyklu informačního systému. Ve smlouvě je nutné podchytit především garantovaný počet hodin podpory dodavatele s ohledem na prioritní řešení požadavků s definování časové odezvy.

Přejděme nyní konkrétně k implementačnímu projektu ve Fakultní nemocnici Brno. Jaká kritéria rozhodovala při výběru informačního systému? Proč jste zvolili řešení Microsoft Dynamics NAV?

Výběr informačního systému Microsoft Dynamics NAV (tehdy ještě pod názvem Navision) byl u nás ovlivněn zejména předchozím využíváním starší verze na platformě DOS - Navision 3.56 a poskytnutím částečné refundace při přechodu na novější verzi. Přihlédli jsme rovněž k silné pozici Navisionu v českých organizacích a možnosti práce s SQL databázovou platformou.

V České republice v té době existovalo více jak čtyřicet dodavatelů tohoto informačního systému. Podle jakých kritérií jste volili právě vašeho dodavatele, resp. systémového integrátora?

Volili jsme dodavatele podle pozitivních referencí, jeho stability na našem trhu a schopnosti zabezpečit organizaci našeho rozsahu rychlou a kvalitní podporu. Zkoumali jsme rovněž jeho znalosti specifik zdravotnických zařízení a znalosti aplikací vyvinutých v naší organizaci v předchozí verzi systému.

Je třeba ještě podotknout, že výběr systému a jeho dodavatele byl realizován prostřednictvím výběrového řízení, a to v souladu s platnými právními předpisy.

Zmínili jste, že organizace využívala již předchozí verzi systému na platformě DOS. V čem přestala vyhovovat vašim požadavkům?

Microsoft Dynamics NAV ve verzi DOS byl implementován již v roce 1994 ve Fakultní porodnici Brno, která byla jedním z právních předchůdců FN Brno. Jeho dlouhodobé používání ukázalo, že jsme zvolili správně a že pomocí tohoto systému je možno validně a efektivně řídit zdravotnické zařízení. Možnosti verze DOS byly ale samozřejmě velmi limitovány. S ohledem na potřeby plošného nasazení a využívání systému v naší nemocnici bylo třeba jej po technické stránce výrazně inovovat. Z tohoto důvodu jsme v roce 2001 v rámci strategického plánování učinili rozhodnutí o přechodu na verzi Navision Financials.

V průběhu roku 2001 se při plánování tohoto velkého projektu naskytla možnost přechodu na zcela novou verzi Navision Attain, která mohla uspokojit i ty nejnáročnější potřeby. Přechod na Navision Attain znamenal pro naši organizaci nemalé zatížení, přesto byl zdárně dokončen a je postupně dále rozvíjen podle požadavků managementu nemocnice.

Jak dlouho byl řešen implementační projekt? Jaká kritická místa jste při realizaci odhalili?

Implementační projekt byl zahájen v srpnu 2001 a ukončen v březnu 2003. Byl rozdělen podle klíčových oblastí řešení na jednotlivé etapy, během nichž byl realizován převod funkcí stávajícího systému zahrnující také transformaci datové základny, a to vše bez přerušení provozu informačního systému.

V první fázi byl implementován modul Finanční účetnictví (finance, prodej, nákup, sklad) a modul Dlouhodobý majetek (duben 2002). V dalších fázích bylo realizováno nasazení modulu Dlouhodobý drobný majetek (červen 2002), Objednávání stravy (listopad 2002), Ústavní lékárny a Úseku zdravotnického materiálu (leden 2003).

Dále bylo třeba v jednotlivých etapách zabezpečit přenosy dat mezi oběma systémy (Navison 3.56 => Navision Attain) z důvodu účetní konsolidace v informačním systému Navision Attain. Vzhledem ke skutečnosti, že se jednalo o tehdy zcela novou produktovou řadu Navison Attain verze 3.01 B, objevily se částečné problémy - například s vícerozměrným zadáváním dat do systému - které se však podařilo rychle vyřešit.

Jak již bylo řečeno, implementace verze Navision Attain zahrnovala převod funkcí stávajícího informačního systému Navision 3.56. Kromě toho byla zaměřena na pokrytí klíčových oblastí chodu nemocnice, z nichž můžeme vyjmenovat tyto nejdůležitější:

V jakých oblastech vám nejméně vyhovovalo standardní nastavení systému?

Většinu základních modulů bylo třeba upravit podle našich požadavků. Customizace se týkala především informačních toků organizace, dá se říci, že základ byl dotvářen na míru, zdokonalován a některé procesy bylo nutné nově zautomatizovat z důvodu velkého množství zadávaných a účtovaných položek. Podstatná většina úprav byla provedena již ve verzi Navision 3.56.

Jaké moduly systému byly ve FN Brno nasazeny a jaké podnikové procesy pokrývají?

Kromě standardních modulů je v našem systému poměrně velké množství aplikací řešených na míru. Také ve standardních modulech je zakomponováno mnoho úprav podle našich požadavků. Nejedná se pouze o zpracování ekonomických dat, neboť některé aplikace jsou na rozhraní ekonomické a nemocniční agendy. Týká se to zejména skladového hospodářství Ústavní lékárny. Veškeré skladové hospodářství ve FN Brno je řešeno v rámci jednoho informačního systému. Některá agenda byla částečně převzata i ze systému Navision 3.56. Konkrétně šlo o:

Milníky a obsah implementace

Informační systém Microsoft Dynamics NAV (dříve Microsoft Navision) byl nasazován v jednotlivých nemocnicích - v té době samostatných subjektech - postupně. První implementace, která se uskutečnila již v roce 1994, proběhla na pracovišti reprodukční medicíny na Obilním trhu. Projekt byl dále rozvíjen v roce 1997 na pracovišti medicíny dospělého věku v Bohunicích a v roce 1998 na pracovišti dětské medicíny na ulici Černopolní. Společná databáze pro všechna pracoviště Fakultní nemocnice Brno je používána od 1. ledna 1999.

V průběhu užívání verze 3.56 byly implementovány moduly pro vedení účetnictví, skladového hospodářství, operativní evidence majetku. Dále byly nasazeny moduly medicínského charakteru s plnou návazností na účetnictví (Ústavní lékárna, konsignační sklady, evidence receptů a poukazů), objednávání zboží v centrálních skladech v elektronické podobě, objednávání stravy v elektronické podobě, základní informace o hospodaření pro uživatele. Většina výše uvedených modulů byla předmětem převodu do informačního systému Microsoft Dynamics NAV z původní verze pracující na platformě DOS.

Kolik uživatelů a na jakých pozicích ve FN Brno využívá Microsoft Dynamics NAV?

Systém využívá asi 1 100 uživatelů organizace, a to od členů vrcholového managementu, přes pracovníky zodpovědné za náklady jednotlivých organizačních jednotek až po zdravotnický personál, který elektronicky objednává veškerý potřebný materiál. Vzhledem ke skutečnosti, že licencování informačního systému Microsoft Dynamics NAV je koncipováno na základě současně pracujících uživatelů, má Fakultní nemocnice Brno licencováno 150 uživatelů.

Jakou hardwarovou a softwarovou platformu využívá nemocnice pro provoz informačního systému Microsoft Dynamics NAV?

Celý komplex běží pod operačním systémem Microsoft Windows 2000 Advanced Server. Datová základna celé implementace je postavena na platformě Microsoft SQL Enterprise Server 2000. Pro spojení se vzdálenými pracovišti je použito Windows terminálů s využitím ICA protokolu (produkt MetaFrame společnosti Citrix).

Informační systém běží 24 hodin denně, sedm dní v týdnu, proto klade mimořádné nároky na kvalitu hardwaru. Hlavní část hardwarové platformy tvoří dvojice serverů IBM xSeries 370, osazená čtveřicí procesorů Intel Pentium III Xeon a pamětí 8 GB RAM, spojená do clusteru. Zálohování dat zajišťuje magnetopásková knihovna s autoloaderem typu IBM 3600 Series.

Jaké servisní služby pro vás zajišťuje dodavatel systému? Splňují vaše očekávání?

Dodavatel informačního systému nám zajišťuje služby podpory aplikačního programového vybavení. Podle stupně závažnosti definujeme typy problémů pro oblast servisu a aplikačního programového vybavení (havárie, vážný problém, problém, vada, konzultace, reklamace řešení požadavku). Podle charakteru problému se odvíjí doba do započetí zásahu ze strany dodavatele, která je smluvně ošetřena.

Požadavky jsou zaznamenávány prostřednictvím webové aplikace přímo na server dodavatele, pracovníky našeho oddělení. Jde o formu hotline služby - HelpDesk. K webovému rozhraní HelpDesk můžeme přistupovat odkudkoliv, prostřednictvím internetového prohlížeče. Všechny servisní požadavky jsou automaticky evidovány v rámci interního systému pro řízení servisu Microsoft Dynamics NAV našeho dodavatele.

Výhodou použité technologie je, že zákazník získá přesnou kontrolu nad řešením požadavků a je schopen kdykoliv si ověřit postup prací. Prostřednictvím zabezpečeného připojení pak specialista dodavatele přistupuje k vymezeným softwarovým a hardwarovým prostředkům zákazníka s cílem nalézt a vyřešit problém nebo realizovat servisní požadavek. Zde je požadavek včetně komunikace mezi zadavatelem a řešitelem sledován až do vyřešení a poté archivován. Větší zakázky jsou řešeny mimo tuto službu v rámci samostatného projektového řízení (zakládací listina projektu, smlouva o dílo, analýza a návrh, akceptační protokol, předávací protokol, harmonogram projektu, vedení projektu, uživatelská dokumentace).

V jakém rozsahu jste definovali smluvní závazky dodavatele v oblasti servisních služeb?

Dodavatel je nám smluvně vázán poskytovat službu hotline, tvorbu a úpravu programových objektů podle zadání, dohled nad provozem systému, konzultace a metodické vedení při implementaci případných nových nebo změněných modulů, školení, informace o nových verzích a modulech, upgrade systému, import a export dat podle objednání, a komunikaci při specifikaci požadavků na úpravy systému.

Jaké hlavní přínosy plynou z využívání Microsoft Dynamics NAV ve vaší organizaci?

Při přípravě a implementaci jsme stanovili očekávané přínosy projektu. S odstupem času můžeme říct, že se je podařilo beze zbytku naplnit. Jednalo se především o:

Kolik máte školených odborníků na Microsoft Dynamics NAV? Jak probíhalo školení, popř. doškolování uživatelů po implementaci?

V daný okamžik naše oddělení sestává z pěti pracovníků spravujících Microsoft Dynamics NAV. Naše práce spočívá v údržbě stávajícího systému, uživatelské podpoře, konzultacích pro uživatele, školení, rozvoji systému od analýzy přes odsouhlasení návrhu systému a testování nových úprav. Dále má FN Brno zakoupenu aplikaci Report and Dataport Designer, pomocí které vytváříme zejména tiskové výstupy, případně drobné programové úpravy vlastními silami.

Při tvorbě nových aplikací jsou uživatelé většinou školeni pracovníky našeho oddělení. Při přechodu ze systému Navision 3.56 na Navision Attain jsme byli ze strany dodavatele v základech ovládání nového systému proškoleni, a to jak my, tak i klíčoví uživatelé za jednotlivé oblasti. Všichni tito lidé se následně podrobili testu znalostí, který pro nás připravila dodavatelská organizace, abychom co možná nejvíce snížili rizika nasazení nového systému. Tento počin hodnotíme s odstupem času velice kladně a domníváme se, že nám ušetřil mnohé problémy při implementaci verze Navision Attain.

Jaké silné a slabé stránky můžete po vašich zkušenostech definovat u Microsoft Dynamics NAV?

Podle našeho názoru patří k silným stránkám tohoto řešení především:

Co se týče slabých stránek - nevyhovuje nám snad jen verze klienta Navision Attain 3.01 B. Novější verze klientů Microsoft Dynamics NAV již komunikují s SQL databází bez problémů. Tuto slabinu bychom rádi v budoucnu řešili technologickou inovací systému. Objektový upgrade se nejeví jako zcela vhodné řešení, protože máme většinu modulů upravených na míru. Na obhajobu těchto úprav však musíme uvést, že se jedná o skutečné zdokonalování standardních modulů, které byly vyvinuty v naší organizaci a jsou využívány s menšími či většími úpravami i u jiných zdravotnických subjektů.

Rozvoj systému je plně závislý na strategickém plánu FN Brno, a to v souladu s dohodami, které jsme uzavřeli s jeho dodavatelem - akciovou společností Webcom.

V nejbližší době se chceme věnovat rozvoji webové aplikace iReady, která je u nás již implementována pro modul Objednávání pacientské stravy. Rádi bychom ji rozšířili pro celkové Objednávání zboží v elektronické podobě. Použití webového prohlížeče nabídne výhodu nenáročného a rychlého vzdáleného přístupu do informačního systému, zefektivní práci uživatelů, zjednoduší a zrychlí vícerozměrné zadávání dat a rozšíří přístupnost informačního systému dalším pracovníkům organizace.