Helios Easy pro mikropodnik poskytující ICT služby Případová studie se zaměřuje na problematiku implementace ERP systému Helios Easy v ICT podniku, kde se tento systém stává součástí celopodnikového integrovaného řešení, propojujícího ERP a e-commerce systém. Tato případová studie současně specifikuje metodiku implementace ERP řešení s ohledem na integraci takového řešení do současných i nových ICT systémů podniku. Zohledňuje nejen problematiku implementace, integrace, ale i problematiku projektového managementu, analýzy rizik i bezpečnosti. Závěrem shrnuje přínosy z implementace Helios Easy. 1. Úvod Tato studie se zabývá implementací ERP systému Helios Easy v mikropodniku, který je lokálním poskytovatelem ICT služeb a zároveň i prodejcem ICT řešení v Jihomoravském kraji. Mimo jiné je součástí studie i metodika implementace ERP řešení. V mnoha případech totiž ERP projekty nekončí pouhou akvizicí, implementací a provozem ERP systému, většinou je zapotřebí nahlížet na informační systémy, jako na integrální celek. Ne jinak tomu je v případě popisované studie, kdy kromě dílčího cíle, implementace ERP systému Helios Easy, byl definován hlavní cíl, kterým bylo vytvoření integrovaného řešení mezi elektronickým obchodem a ERP systémem. Díky integraci těchto dvou systémů je možné v podniku dosáhnout určitých úspor nákladových i procesních, či zvýšení obratu a určité konkurenceschopnosti. Jedním z nejcennějších aktiv podniku obecně, jsou lidé, nejinak je tomu v podniku, který se zabývá poskytováním ICT služeb. Aby se mohli pracovníci plně soustředit na hlavní činnosti, které jsou součástí hodnototvorných procesů a neztráceli procesní čas zdlouhavou administrativou, spojenou například s naskladňováním zásob, fakturací, vyskladňováním zásob či účtováním, rozhodlo se vedení podniku pro nákup nového ERP systému Helios Easy. Jedním z dílčích cílů nasazení nového ERP systému do mikropodniku je zvýšení efektivity, zejména podpůrných procesů. Zároveň však, díky automatizaci některých podpůrných procesů, podnik usiluje o snížení nákladů na lidské zdroje. Podnik, pro který byl projekt zpracováván, je veden podnikatelem - fyzickou osobou, zapsanou v živnostenském rejstříku. Velikostí můžeme tento podnik zařadit do kategorie mikropodniků (do 10 zaměstnanců). Vznikl v srpnu roku 2012 a zabývá se primárně poskytováním ICT služeb, prodejem hardwaru a softwaru a vývojem vlastního softwaru, zejména webových aplikací. Cílí především na segment malých firem, který podniku představuje většinový obrat. Velmi zanedbatelnou část obratu představuje segment domácností, na kterou podnik záměrně necílí (Konečný, 2014). Podnik nabízí primárně tyto služby (Konečný, 2014): 2. Představení projektu Jedním z dílčích cílů projektu bylo vhodně navrhnout proces změny současného podnikového informačního systému a jeho implementaci s ohledem na celkovou ICT strategii a na budoucí rozšiřitelnost. Vizí a misí projektu je nasadit takové integrované řešení, napříč celým podnikem, které bude efektivní a které pomůže podniku získat patřičnou konkurenční výhodu (např. díky vzájemné integraci ERP systému – E-shopu – CRM – Helpdesku – systému pro řízení zásob). Podnik tímto usiluje o vytvoření značky, o to aby byl na trhu preferován cílovým segmentem zákazníků. Toto řešení by mělo ve finále být do značné míry natolik automatizované, aby umožnilo podniku uspořit mzdové náklady. Zároveň podnik tímto krokem usiluje o značné zvýšení zisku a případné postoupení na nové trhy. Vybrané procesy uvnitř podniku jsou: Součástí takto rozsáhlého ERP projektu by v každém případě mělo být dále zahrnuto: Tyto podklady a dokumenty nejsou zahrnuty do případové studie. 3. Popis současného podnikového informačního systému Původně byl v podniku využíván ekonomický IS Helios Red. Cenově dostupná verze ekonomického informačního systému, určeného pro živnostníky, mikropodniky až malé podniky. Helios Red je ekonomický a účetní software, podporující architekturu file/server. Systém je vyvinutý v jazyce Microsoft Visual FoxPro 9.0, který využívá i některých obecně dostupných prvků ActiveX komponent. Pro chod aplikace je v operačním systému Windows nutná registrace DLL knihovny Runtime modulu Microsoft Visual FoxPro 9.0. Aplikace ukládá veškerá data do volných tabulek ve formě DBF souborů, třídění dat zajišťují složené indexové klíče CDX. Aplikace umožňuje chod na samostatné stanici nebo na sdíleném úložišti s možným přístupem pro více uživatelů. Jedny ze základních modulů systému jsou např. Účetnictví, Zakázky, Fakturace, obchodní případy, Skladová evidence zásob, Nákup a prodej, Pokladní prodej, Obchodní partneři, Mzdová evidence, Majetek aj. Tento systém je dokonalým nástrojem pro podniky, které nekladou příliš vysoké nároky na jistou míru automatizace některých procesů (Asseco Solutions, 2014). 3.1 Total Benefit of Ownership (TBO) a Total Cost of Ownership (TCO) V souvislosti s problematikou, je vhodné zmínit zkratky TCO a TBO. Celkové náklady na vlastnictví (TCO) nám udávají cenu, kterou podnik vynaloží na pořízení, implementaci a provoz informačního systému. Tento pojem bývá spojen se zkratkou TBO, která udává peněžní vyjádření pozitivního dopadu, spojeného se zavedením a provozem podnikového informačního systému. Vztah obou pojmů je zjednodušeně TBO - TCO = přidaná hodnota (SAP, 2011), (Sodomka, Klčová, 2010). TBO by mělo zahrnovat zejména snížení nákladů na ICT (např. díky integraci), snížení procesních nákladů, snížení nákladů spojených s logistikou, zvýšení příjmu (noví zákazníci, vyšší obraty, apod.). Obr. 1 – Nákladová struktura podniku a efektivní využití IS (zdroj: vlastní zpracování)
4. Základní požadavky na ERP systém Základní požadavky kladené na ERP systém jsou následující: Specifikace klíčových funkčností systému jsou následující: 5. Nákup a implementace ERP systému Jelikož měl podnik s původním informačním systémem a jeho systémovou podporou dobré zkušenosti, byl osloven tentýž výrobce, zda je schopen nabídnout požadované řešení. Požadavkům dokonale vyhověl systém Helios Easy. Tento systém pochází z produkce firmy Asseco Solutions a.s., jednoho z lídrů mezi ERP systémy na našem trhu. Hovočíme-li se o Helios Easy, jedná se v podstatě o retailové, zjednodušené a přednastavené řešení produktu Helios Orange, čímž výrobce vyplňuje jakousi pomyslnou mezeru mezi řadou produktů Red a Orange. Výrobce zároveň garantuje možnost přechodu (upgradu) právě na řadu Orange. Tab. 1 – Klady a zápory nákupu IS od výrobce ve srovnání s vlastním vývojem (zdroj: vlastní zpracování)
5.1 Popis systému Helios Easy obsahuje nejpotřebnější agendy pro podnikání, jako např. kompletní účetnictví, fakturace, banka, evidence majetku, sklady a obchod, sledování a vyhodnocování zakázek, CRM, mzdy, evidence pošty vč. datových schránek a knihy jízd. Dále je možné dokoupit další, rozšiřující funkcionality, jejich instalace je velmi snadná a probíhá přímo v prostředí aplikace v nástroji Helios Store, odkud jsou prováděny i aktualizace. Tento přednastavený systém, včetně databáze umožňuje snadný rozjezd podniku, bez nutnosti nastavování mnoha číselníků. Instalaci systému Helios Easy zvládne téměř každý schopný uživatel PC. Velké plus dostává i přehledná nápověda k systému (Asseco Solutions, 2014). Z jednotlivých modulů systému Helios Easy nás, mimo jiné, v případě tohoto projektu, nejvíce zajímá modul Sklad (Oběh zboží) a Fakturace, odkud budeme pomocí integrační platformy v budoucnu čerpat údaje do elektronického obchodu (názvy a popisky zboží, stavy skladu aj.). Další moduly, které jsou pro nás z hlediska budoucí integrace těchto dvou systémů důležité, jsou moduly Došlé objednávky a Banka. Nad databází systému Helios Easy je možné vyvinout určitou vlastní nástavbu, jako v našem případě rozšíření o automatické propojení a doplňování objednávek z elektronického obchodu (triggery, procedury, pohledy aj.). Současně s tím využíváme i možnosti vytvoření vlastních uživatelských sloupců přímo v prostředí Helios Easy a to bez nutnosti znalosti programovacích jazyků a zásahu do programového kódu systému. Výrobcem udávaný seznam rozšiřujících funkcionalit je následující (Asseco Solutions, 2014): 5.2 Technické specifikace Pro provoz systému Helios Easy je základem provedení určitých úprav v konfiguraci podnikové sítě, zejm. pro provoz SQL serveru a SQL klientů - Klient sítě Microsoft (Client for Microsoft Networks), což je nezbytné pro spuštění ERP systému. S tím souvisí i nastavení firewallů a provedení určitých změn v nastavení Active Directory (je-li implementováno) apod. (Asseco Solutions, 2014). Tab. 2 – Minimální požadavky na server pro provoz Helios Orange(zdroj: Asseco Solutions, 2014)
Odloučené lokality pro práci s ERP systémem, doporučuje výrobce propojit pomocí VPN řešení, to je nezávislé na druhu použitého přenosového média. Pro přístup mobilních uživatelů je doporučeno komunikaci rovněž zabezpečit šifrovaným kanálem. Pro vytvoření kanálu a zabezpečení dat je možné použít standard IPSEC. Šifrovaný tunel se vytváří mezi PC uživatele a VPN zařízením na centrále (router, VPN koncentrátor). Pro vzdálené uživatele (jiné lokality firmy, cestující obchodníci a management i případní další uživatelé Helios Orange) je vhodné používat terminálový přístup, který částečně odbourává jisté technické požadavky na klientské zařízení. Při tomto způsobu práce běží klient Helios Orange pro uživatele na terminál serveru (Asseco Solutions, 2014). 5.3 Komplementy Základní komplementy ERP systému a elektronického obchodu, jsou uvedeny v následující tabulce.
Tab. 3 – Komplementy ERP systému a elektronického obchodu (zdroj: vlastní zpracování)
6. Metodika implementace Implementace systému musela probíhat souběžně, aby nebyla nikterak narušena činnost podniku. Jakmile byla implementace nového systému kompletní a nový systém funkční a otestovaný, mohlo dojít k přechodu z původního IS, na nový, takovým způsobem, aby byly dopady na činnost podnikových procesů minimální. Obr. 2 – Fáze implementace ERP systému (zdroj: vlastní zpracování)
Metodika implementace vychází ze zkušeností autora, skutečného postupu při realizaci tohoto projektu a opírá se i o postupy popsané v knize "Implementing Microsoft Dynamics NAV 2013". Dále bylo vycházeno ze zkoumání teoretických východisek a praktických poznatků pro implementační projekty od autorů Sodomka, P. (2006, s. 179-186), Voříšek, J. (1997), Basl, J. (2002), Molnár, Z. (2000), Davenport, T. H. (1998, s. 121-131), Stevens, T. (2001, s. 24-29), Olson, D. L. (2003), Smejkal, V. a Rais, K. (2006). Je nutné se zmínit o faktu, že jednotlivé projekty implementace ERP systémů bývají zpravidla odlišné a nenajdeme projekt, který by byl naprosto shodný s jiným (odlišnosti v požadavcích, zdrojích, aj.). Proto v této metodice není zabíháno do úplných podrobností, ale jsou popsány jen rámcově klíčové body (fáze), na které by se při implementaci nemělo zapomínat. Z teoretického (ale i praktického) hlediska je vhodné investovat jisté úsilí do návrhu, prvotních analýz a přípravy projektu implementace, aby byly sníženy náklady na budoucí změnu (Lorente, L. N., Lorente, C. N., 2013). Pozn.: Součástí všech fází je průběžné vyhodnocování současných výsledků, příp. stavu projektu. Hlavní fáze implementace byly následující: 7. Ekonomické zhodnocení Horní hranice rozpočtu ERP projektu byla podnikem stanovena na 700 tis. Kč bez DPH, bez provozních nákladů. Celková kalkulace projektu činí 669 884 Kč. Protože podnik již disponoval veškerým potřebným hardwarem, byly zde náklady na pořízení nových technologií nepatrné. Vzhledem k bezpečnostním opatřením a návrhu architektury však bylo vhodné pořídit nové firewally. Tab. 4 – Cenová kalkulace – nákup IS Helios Easy, hardwaru a služeb (zdroj: vlastní zpracování na základě podnikového plánu a Asseco Solutions, 2014)
7.1 Provozní náklady Níže uvedená tabulka představuje předpokládané plánované roční náklady, spojené s provozem ERP systému a měla by sloužit jako podklad při sestavování rozpočtu. Tab. 5 – Cenová kalkulace - předpokládané roční provozní náklady (zdroj: vlastní zpracování na základě podnikového plánu)
7.2 Náklady spojené s opatřeními proti rizikům Následující tabulka představuje náklady, spojené s opatřeními proti rizikům, dle analýzy rizik, sestavené na počátku projektu (není součástí studie). Tab. 6 – Cenová kalkulace - opatření proti rizikům (zdroj: vlastní zpracování na základě analýzy rizik)
8. Přínosy projektu Helios Easy Přínosy z projektu implementace systému Helios Easy lze shrnout následovně: Použitá literatura 05.04.2016 - Martin Konečný - četlo 58400 čtenářů. |
|