Podpora Workflow je zabudovaná v samotném jádře Helios Green. To znamená, že jeho procesy lze nastavovat nad jakýmkoli záznamem i napříč všemi moduly. V tomto smyslu tedy nemá workflow žádná omezení. Uživatel systému se k řízení pracovních toků dostane přes nabídku nazvanou Akce. Ta se mu objeví vždy nad záznamy jednotlivých dokladů, s nimiž běžně pracuje. Přes toto menu má zpřístupněny aktuální možnosti práce, které jsou mu přes nastavení workflow procesů přiděleny. Menu je sestavováno dynamicky, příslušné akce jsou dostupné vždy jen tomu účastníkovi, který je vzhledem k procesu jejich splněním pověřen, a to navíc pouze v ten okamžik, kdy jsou akce v procesu aktuální.

Obr. 1: Menu Akce pro uživatele workflow
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

V podnikové praxi workflow obvykle slouží ke dvěma různým účelům, kterým odpovídají dva nejčastěji využívané typy workflow procesů. Jsou to procesy schvalovací a procesy monitorovací.

Monitorovací procesy

Monitorovací procesy patří z hlediska jejich definice k jednodušším, což však nijak nesnižuje jejich význam z pohledu přínosu pro uživatele. Primárně slouží ke sledování stavů záznamů v systému, čímž šetří čas a práci uživatelů. V předem určených intervalech procházejí záznamy, kontrolují zadané podmínky, a pokud jim některý ze záznamů vyhoví, upozorní na něj - většinou zasláním e-mailu příslušné osobě.

Obr. 2: E-mail s upozorněním vygenerovaným v rámci monitorovacího procesu
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Příklad: Zadejme podmínku, že chceme každé ráno zjistit všechny vydané faktury, které jsou po splatnosti. Systém tedy bude porovnávat datum splatnosti uvedené na faktuře s aktuálním datem a zároveň bude ověřovat, že nejsou plně uhrazené (zůstatek k úhradě je tedy větší než 0). Zároveň definujme, že bude-li taková faktura objevena, má systém vyhledat příslušnou zakázku, k níž se vztahuje, nalézt odpovědného obchodníka nebo projektového manažera a poslat mu upozornění. Následně ještě můžeme doplnit parametr, který při prodlení splatnosti delším jak 30 dní a neuhrazené částce vyšší jak např. 50 tisíc Kč, zajistí odeslání e-mailu také manažerovi obchodního oddělení. Pak už jen stačí zvolit periodu monitorování - v tomto případě zadáme čas 7:00 s intervalem opakování 24 hodin a proces může začít fungovat. Tím získáme jistotu, že každý obchodník bude správně a včas informován o prodleních ve splatnosti faktur klientů, které má na starosti. Takto nastavený systém workflow může významně zlepšit peněžní toky naší organizace.

Tento typ procesů má široké využití. Lze jej použít pro sledování důležitých údajů a informovanost v celé škále případů na všech úrovních řízení. Může také zasahovat přes více podnikových procesů a jejich vlastníky - ať už se jedná o řízení lidských zdrojů (např. blížící se konec zkušební doby zaměstnanců), správy majetku (např. pracovní pomůcky přidělené zaměstnancům), fakturace (např. odpovědnost za plnění termínů splatnosti) atd. Zároveň může být koncipován dle hierarchie organizační struktury. Upozornění jsou směřována v prvé řadě na členy příslušných pracovních týmů. V případě, že jsou překročeny nastavené limity (jde o vyšší částky, delší doby prodlení, závažnější problémy v neplnění úkolů), jsou informováni také nadřízení pracovníci ve funkční struktuře firmy, jako jsou obchodní ředitelé, vedoucí divizí apod.

Monitorovací proces lze samozřejmě použít i ke sledování příjemnějších událostí, než je neplnění povinností. Často se v organizacích využívá sledování narozenin zaměstnanců. Informace o datu narození může být také doplněna seznamem vhodných či nevhodných dárků, pokud je v systému udržován.

Obr. 3: Schéma monitorovacího procesu
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Schvalovací procesy

Druhý typ workflow procesů nazýváme jako schvalovací. Tyto procesy jsou definovány tak, že řídí kompletní zpracování určitého dokladu a jeho tok organizací. Většina dokumentů musí během svého životního cyklu projít rukama mnoha lidí. I v dnešní době digitálního zpracování dat stále ještě přetrvává v mnoha organizacích řízení dokumentů na bázi papírových "košilek". Ty se svým dokumentem fyzicky putují od osoby k osobě, jsou doplňovány připomínkami, podepisovány apod. Často ale dochází k tomu, že se takový dokument "ztratí" v hromadě jiných a zdrží celý proces toku. Markantní časové a někdy i finanční ztráty pak mohou nastat, pokud se dokumenty takto posílají přes součásti organizace dislokované na různých místech. Jde přitom nejen o faktury a objednávky. Tzv. "schvalovacím kolečkem" se posílají také smlouvy, u nichž je třeba počítat s tím, že se na jejich verifikaci podílejí také externí subjekty. To může celý proces, pokud je ovlivňován časovými ztrátami, významně zkomplikovat.

Workflow umožní v rámci informačního systému všechny schvalovací procesy v organizaci popsat a podpořit tak, aby mohly nadále probíhat už jen elektronicky a to přesně definovaným způsobem, který eliminuje veškeré prodlevy. Každého účastníka lze v případě jeho nevyjádření upomínat, posléze poslat danou informaci jeho nadřízenému nebo předat splnění úkolu jinému pracovníkovi či organizační složce, a to vše opět podle přesně definovaných pravidel.

Samozřejmostí je u podobných procesů také nutnost nastavení limitů, podle nichž se schvalování řídí. Například objednávky na určité typy zboží mohou schvalovat pouze vedoucí středisek nebo dokonce generální ředitel, jedná-li se o strategický materiál. Tato omezení lze nastavit jak na typ zboží či materiálu, tak na velikost částky, kterou je třeba za objednaný artikl uhradit. Po jednoduchém jednokolovém schválení může následovat druhé kolo směřované na vedoucího divize, v další úrovni na finančního ředitele atd. Všechna tato pravidla a limity lze v systému nadefinovat tak, aby byly automaticky vyhodnocovány a proces vždy běžel podle aktuální potřeby správnou větví.

Obr. 4: Schéma schvalovacího procesu
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Workflow a práce s organizační strukturou

Ve výše uvedených příkladech byla často zmiňována možnost informování nadřízeného. Protože je v reálném životě zapotřebí s touto potřebou počítat - vždyť kdo jiný by měl schvalovat například elektronické žádanky o dovolenou, než přímý nadřízený - pracuje workflow v systému Helios Green s organizační strukturou a nadřízené automaticky v daných procesech dohledává. Dokáže také reagovat online na její změny. Zároveň umí pracovat se skladbou útvarů a jejich nadřazeností i v těch případech, kdy ve firmě není stoprocentně nasazen modul pro řízení personalistiky, který právě detailní organizační strukturu firmy v sobě zahrnuje. Mechanismus dohledávání nadřízených je často využíván také k eskalacím uvnitř jednotlivých procesů. Bohužel ne všichni zaměstnanci plní své úkoly vždy včas. Proto je v některých případech nutné, aby byl příslušný vedoucí pracovník upozorněn na prodlení a mohl zajistit vyřešení neodkladné záležitosti.

Využití elektronické pošty a worklistu

Nasazení informační podpory pro řízení workflow znamená v každé organizaci pro většinu lidí změnu pracovních návyků. Ta je závislá na pozici, kterou ve firmě zastávají, a také na jejich požadavcích. Workflow v systému Helios Green nabízí dvě možnosti, jak mohou být uživatelé o svých přidělených úkolech informováni. Je to jednak prostřednictvím e-mailových zpráv a jednak pomocí tzv. worklistu. Oba způsoby mají své výhody i nevýhody. Podstatné je, že v každém jednotlivém procesu lze zvolit kterýkoliv z nich.

E-mailové zprávy mají výhodu v tom, že ve svém předmětu i těle mohou vypisovat velké množství informací o příslušném dokladu i mnoha dalších souvisejících okolnostech. V některých případech může být dokonce zaslání e-mailu hlavním úkolem workflow. Nic dalšího se již potom v systému neděje, další činnosti probíhají zcela mimo něj - již zmíněné upozornění na narozeniny zaměstnance je typickým příkladem.

Elektronická pošta je velmi vhodným prostředkem k upozornění uživatele, zaslání potřebných informací či odkazů také ve schvalovacích procesech. Její využívání se vyplatí především na úrovni vedení společnosti, neboť právě členové managementu se často podílejí na rozhodování a schvalování. U jiných pracovních rolí však může být časté zasílání e-mailů nadbytečné. Například při schvalování došlých faktur by bylo nevhodné nechat zasílat elektronické zprávy pracovníkovi, který má na starosti jejich zaúčtování. Mnohem efektivnější je v takovýchto situacích využít tzv. worklistu.

Worklist je seznam úkolů, které jsou v daný okamžik přiřazeny konkrétnímu uživateli. Ten si je může zobrazit bez ohledu na to, v jakém modulu systému se právě pohybuje. Na jednom místě tak nalezne seznam všech faktur jemu určených ke schválení, výrobních příkazů k potvrzení a dalších podobných úkolů.

Obr. 5: Worklist v systému Helios Green
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Přesměrování úkolů

Workflow by mělo umět pracovat také s dalším důležitým faktorem, kterým je nepřítomnost nebo nedostupnost osob podílejících se na schvalovacích procesech. Pro tento případ lze v systému Helios Green nastavit několik možností přesměrování.

Nejjednodušší a velmi často využívaný způsob je mechanismus pravidel přesměrování, využívaný především pro plánované nepřítomnosti, například dovolené. Toto nastavení nicméně funguje i do minulosti, což je často využíváno v případě náhlých onemocnění, která nelze naplánovat dopředu. Problém obvykle nastává při nutnosti přesměrovat workflow u vedoucích pracovníků. Systém totiž musí podporovat rozdělení kompetencí tak, aby určitou část pracovních toků bylo možné posílat vybranému podřízenému zaměstnanci, jinou část pak nechat přesměrovat na manažery nacházející se ve stejné nebo vyšší úrovni řízení. V neposlední řadě je nutné, aby workflow podporovalo přeposlání úkolu zcela jednorázově, tedy pouze z jednoho konkrétního dokladu v určitém čase. Tato přesměrování jsou pak auditována, takže na každém dokladu je vždy přesně zaznamenán kompletní průběh procesu workflow, včetně jednotlivých schválení konkrétními osobami a přesměrování na jiné kompetentní pracovníky.

Obr. 6: Pravidla přesměrování workflow
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Workflow pro běžné i náročné požadavky uživatelů

Vlastnosti workflow popsané v tomto článku uspokojí podle zkušeností konzultantů Asseco Solutions 90 % požadavků klientů. Pro zbývajících 10 % je třeba použít sofistikovanější nastavení, které pak umožní např. posílat úkoly více uživatelům systému najednou, hlasovat o schválení daného požadavku, přičemž podle výsledného konsenzu je pak plnění přesunuto na další určenou větev procesu apod. V jiných případech se zavádí schvalování více dokladů najednou, nebo se proces nastaví tak, aby bylo možné workflow předávat z jednoho dokladu (výdejka) na úplně jiný doklad, který v průběhu zpracování toho prvního vzniká (faktura), a poté je tok nasměrován nazpět.

Za zmínku ještě stojí způsob, jakým jsou vlastně jednotlivé procesy workflow v systému definovány. Na jejich tvorbu je ve většině organizací vyškolen správce. Pokud má k dispozici Microsoft Visio, využívá jeho napojení na Helios Green a celá tvorba pracovních toků pak probíhá ve dvou fázích. Během první je v Helios Green jen pojmenován nový proces. Následně uživatel otevře přímo v systému Microsoft Visio a v jeho prostředí graficky navrhne příslušné workflow. Nadefinuje všechny kroky, rozhodovací uzly, následná větvení a zpětné smyčky. Tento návrh pak odsouhlasí pracovníci úseků nebo týmů, jichž se bude navrhnutý pracovní tok týkat. Po schválení jsou prostřednictvím Microsoft Visio v Helios Green automaticky vytvořeny všechny aktivity, uzly a vazby a nakonec se celé řešení doplní o klíčové podmínky, texty předdefinovaných e-mailů a další nezbytné prvky.

Na závěr je nutné dodat již jen jedinou věc. Každý informační systém je třeba brát jako nástroj, který má za úkol ulehčit práci uživatelům a ušetřit čas a peníze organizacím. A právě k tomu řízení workflow v Helios Green slouží. Jeho masivní nasazování u zákazníků v posledních letech dokazuje, že se mu to daří úspěšně.

Autor děkuje paní Ivaně Birtové ze společnosti Asseco Solutions za cenné rady a připomínky ke zpracování tohoto článku.

18.11.2011 - Petr Sodomka - četlo 26148 čtenářů.

Tento článek ješte není ohodnocen.

Hodnocení článku: nejlepší [ 1 | 2 | 3 | 4 | 5 ] nejhorší

Diskusní fórum ke článku
Jméno
E-mail
Opište kód :
Text *)