Společnost Amer-Sil je malá výrobně - obchodní firma. Její nosnou podnikatelskou činností je výroba za mokra tvářených netkaných materiálů ze skleněných vláken a mikrovláken. Tyto produkty pak nacházejí uplatnění především při výrobě akumulátorů, filtračních elementech pro kapaliny i vzduch nebo i jako tepelně izolační materiál. Organizačně spadá společnost s ručením omezeným, Amer-Sil, pod lucemburskou firmu Amer-Sil S.A., která se zabývá výrobou obdobných výrobků na bázi plastů.

Ve společnosti Amer-Sil v současné době pracuje celkem 48 zaměstnanců, z toho 15 v administrativě. Organizační strukturu firmy pak lze rozdělit následovně: výroba, vývoj a výzkum, finanční oddělení včetně administrativy a oddělení prodeje a marketingu.

Rozhodnutí vedoucí k implementaci ERP

Hlavním impulsem k rozhodnutí o nastartování procesu implementace ERP systému ve společnosti Amer-Sil byl zejména požadavek vedení mateřské firmy z Lucemburska na zprůhlednění toků surovin v procesu výroby, jejich ekonomické ohodnocení, správné přiřazování nákladů. Cílem bylo tedy nasadit do firmy takový systém, který dokáže s minimální prodlevou informovat o ekonomické rentabilitě vyráběného produktu. Požadavek na lepší a průhlednější informovanost o finančních tocích byl vznesen i novými americkými majiteli.

Stav informačního systému před začátkem implementace

Před rozhodnutím implementovat informačním systém bylo podnikové softwarové vybavení sloužící pro řízení firmy na velmi nízké úrovni. Pro plánování zdrojů ve firmě byl a je v lepším případě používán tabulkový kalkulátor Excel, častěji však pouze odhad zaměstnanců na základě jejich vlastních zkušeností.

Jediným aplikačním softwarem, který lze označit za "součást" ERP, a který je v současnosti ve společnosti používán, je účetní a skladový software firmy Vema. Nejedná se ani tak o software umožňující shromažďování informací, aplikace Vema je spíše využívána jako "pomůcka" pro reportování dosažených výsledků. Nevýhodou tohoto "reportingu" je dlouhá prodleva mezi výsledky a dobou, ke které se výsledky vztahují. To je dáno především jeho obsluhou, kterou vykonávají pouze pracovníci finančního oddělení. Právě proto vznikla potřeba implementace integrovaného informačního systému, do něhož budou vkládat informace všechna zainteresovaná pracoviště.

Výběr ERP systému

Společnost Amer-Sil byla "ušetřena" výběru konkrétního informačního softwaru. V návaznosti na mateřskou firmu Amer-Sil S.A. byl vybrán software od společnosti Microsoft Axapta. Hlavním kritériem při výběru správného informačního systému patřila především architektura navržená pro menší a střední podniky, modularita umožňující optimální "nakonfigurování" pro potřeby podniku a v neposlední řadě i dobrá podpora implementace v obou zemích.

Výběr partnera pro implementaci v České republice

Společnost Amer-Sil oslovila několik systémových integrátorů, kteří se zabývají implementací ERP systému Microsoft Axapta. Důraz byl kladen především na zkušenosti s implementací ve výrobním podniku, který má podobnou strukturu výroby - tedy málo vstupních materiálů, avšak velmi rozmanitý výstup. Další podmínkou byla ochota spolupracovat s implementátorem systému Axapta v lucemburském závodě.

Na základě tohoto výběrového klíče, kvality zpracovaných předběžných nabídek, poskytnutých referencí byly vybrány tři společnosti pro postup do dalšího kola jednání. Jednalo se o: Alpha Business Consulting, Columbus IT a GEMMA Systems. Těmto firmám pak byly poskytnuty bližší informace o potřebách Amer-Sil, jejích procesech a představách.

S těmito partnery bude nadále jednáno a budou jim poskytnuty další informace, které povedou k předložení finálních nabídek pro implementaci systému Microsoft Axapta. Na základě těchto nabídek bude potom vybrán partner, který provede vlastní implementaci.

Analýza systému

Provedení analýzy systému můžeme považovat za první krok při implementaci ERP systémů. Jejím cílem je popsat klíčové procesy ve firmě a případně vyjádřit jejich aktuální stav pokrytí existujícím IS. To v případě firmy Amer-Sil odpadá, neboť její podnikové procesy nejsou pokryty fungujícím integrovaným informačním systémem či jeho součástmi.

Data, která budou poskytnuta vybraným firmám pro vytvoření cenové nabídky, představují obraz skutečného "řízení" podnikových procesů ve společnosti Amer-Sil. Je samozřejmé, že zde budou uvedeny i požadavky, které není možné s aktuálním programovým vybavením realizovat. Výhodou je, že firma má tyto procesy dobře zmapovány a popsány v příručce Integrovaného systému řízení. To je základní materiál firmy, který byl vytvořen pro potřeby certifikace podle řady ISO 9001:2000. Popis procesů ve firmě a jejich následné porovnání se skutečností je prověřováno jak samotným certifikačním orgánem při pravidelných auditech, tak i samotnými zákazníky při jejich auditech ve společnosti Amer-Sil.

Popis klíčových procesů

Základní činnosti ve společnosti Amer-Sil jsou rozděleny do následujících procesů:

• kontakty se zákazníkem,
• zpracování obchodního případu,
• nákup,
• výroba nového výrobku a opakovaná výroba již existujícího výrobku,
• vstupní kontrola surovin, mezioperační kontrola a výstupní kontrola výrobků,
• údržba a metrologie,
• skladování hotových výrobků a jejich expedice.

Za klíčové procesy jsou ve společnosti Amer-Sil považovány především činnosti související se zpracováním obchodního případu (činnosti navazující na obdržení objednávky od zákazníka), nákup (především činnosti související s plánováním surovin pro výrobu) a všechny výrobní činnosti (hlavně vyčíslení nákladů a jejich finanční vyjádření ve vztahu k činnostem související s výrobou). Mimořádný důraz je přitom kladen na spotřebu surovin a energií, řízení lidských zdrojů a ztráty vyprodukované při výrobě. Tyto klíčové procesy jsou popsány v přílohách I až IV, včetně dokumentů, které jsou s těmito procesy dnes spojené.

Specifika klíčových procesů

Následující kapitola bude obsahovat popis kritických momentů v klíčových procesech tak, jak byly uvedeny v předchozím textu. Analýza odhaluje ty procesy, které jsou skutečně diametrálně odlišné od běžných principů v podnicích, identifikuje odlišné procesy, které však mají stejná data a identifikuje ty procesy, které mohou být využívány specifickou skupinou uživatelů (nákup, finance, prodej...).

Zpracování obchodního případu

Tento proces popisuje obrázek č. 1. Jeho plnění spadá výhradně do kompetence prodejního oddělení, potažmo do zákaznického servisu. Kritickou činností není vlastní zpracování objednávky, ale ověření a sladění termínu dodání dle požadavku zákazníka s možnostmi výrobního oddělení. Problematika spočívá především v chybějícím plánovacím systému výroby, do kterého by mohli pracovníci zákaznického servisu nahlížet. "Osobní dohoda s výrobou" není optimální řešením, jelikož i zde může dojít k omylu a následnému sdělení špatného termínu možného dokončení výroby požadovaného výrobku. To je problematika vztahující se k výrobkům, které nejsou k dispozici skladem.

Obr. 1 - Interní zpracování obchodního případu (Klikněte na obrázek pro zvětšení)

U výrobků, jenž se vyrábějí do zásoby, není situace o moc lepší. Evidence výrobků na skladě je na nízké úrovni. Její elektronické zpracování probíhá pouze jednou měsíčně (při účetní závěrce) a o stavu na skladě tak má informace pouze skladník. Jiný personál se buďto musí na něj spolehnout nebo se vydat do skladu zjistit aktuální stav sám. Tento stav rovněž neumožňuje zabránit "opětovnému prodání" již alokované zboží pro jiného zákazníka.

Nákup

Problematika nákupu souvisí především s načasováním dodávek pro výrobu. Jedná se tedy o sladění potřeby výroby s možnostmi, které garantují dodavatelé surovin. Je nutno brát v úvahu i celkovou výši finančních prostředků, které jsou v zásobách jakož i finanční náročnost přerušení výroby, pokud suroviny pro výrobu dojdou. Problém představuje tedy především chybějící systém, který by umožnil nastavit automatické generování objednávek v závislosti na plánu výroby stavu surovin na skladě. Předpokladem pro toto řešení je ustálený výrobní předpis, vytvářený oddělením výzkumu a vývoje, který není u všech výrobků doposud samozřejmostí.

Obr. 2 - Nákupní proces (Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Výrobní činnost

Nejbolestnější článkem současného stavu výroby je absence jakékoliv pomůcky pro plánování výroby, stanovování požadavků na suroviny, přesné určení kolik surovin do jakých výrob bylo použito. Současná praxe je soulad zkušeností a manuální práce v tabulkovém procesoru "administrativních" pracovníků výroby. Jedná se tak o velmi náročnou práci, která je zdlouhavá a její monotónnost přímo vybízí k chybovosti. Prodlení mezi plánovaným požadavkem např. na suroviny a jeho dostáním se do nákupu, je pak nesmyslně dlouhý a někdy i chybný v obsahu (neadekvátní množství, požadovaný termín dodání...).

Navazujícím problémem je pak rozdělení skutečně spotřebovaných surovin pro jednotlivé výrobky. Nesystematičnost rozdělování a možnost lidského ovlivnění pak může vést ke zkreslování výstupních informací pro vedení společnosti. To jednak na těchto základech vyhodnocuje efektivnost výroby jednotlivých výrobků, tak je i používá pro návrh cen obdobných výrobků zařazovaných do sortimentu. Tyto výsledky mohou být samozřejmě používány i pro identifikaci míst, na které je třeba se zaměřit, pokud chceme hledat možné úspory ve výrobě. Jejich absence tak vlastně zabraňuje efektivnímu počínání při optimalizaci výroby.

Obr. 3 - Proces zadání a vyhodnocení nové výroby (Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Specifické procesy

Specifikum firmy Amer-Sil s.r.o. spočívá především ve výrobním procesu, který je ojedinělý i mezi výrobci podobných materiálů. Unikátní strojní vybavení umožňuje kombinaci několika vstupních surovin rozličnými způsoby, přičemž právě použitý způsob výroby má klíčový dopad na spotřebu surovin a efektivitu výroby.

Specifická je i recyklace vyráběného materiálu v různých etapách výroby, kterou je potřeba zohlednit při kalkulaci celkové úrovně efektivity výroby. U některých výrobků lze dokonce opětovně použít i odpad z převíjení. Problematické je především jeho ocenění, jelikož byl již jednou "zaplacen" při svém použití jako nová surovina a nyní opětovně vstupuje jako surovina do další výroby.

Spojené procesy

V každém podniku existují data, která potřebuje více oddělení najednou. Tyto procesy si vyžadují zvýšenou pozornost právě z toho důvodu, že se jich "dožadují" uživatelé systému z různých míst za různým účelem. Důležité tedy je stanovit odpovědné osoby za jejich aktualizaci a správu, které tak umožní jejich bezproblémové využití dalším uživatelům. Příkladem takových procesů ve společnosti Amer-Sil pak jsou především tyto:

• Plánování výrobního programu - návaznost výrob a časové a objemové určení potřeby vstupních surovin. Využití především nákupem pro zajištění surovin a zákaznickým servisem pro komunikaci se zákazníky (termín dodání).
• Sklad hotových výrobků - přehled o stavu na skladu. Využití zákaznickým servisem (rozhodování o zakázkách pro expedici a zabránění opětovného prodeje již alokovaného zboží), rozhodování výrobního oddělení o objemu výroby (požadavek zákazníka vs. skladová zásoba), akce prodejního oddělení zaměřené na nepohyblivé položky.
• Alokace vstupů k výstupům - efektivita výroby, volba strategie pro hledání úspor, plánování zdrojů pro další rozvoj firmy, tvorba reportů pro vedení společnosti a majitele. Využití nalezne především ve výrobě, oddělení výzkumu a vývoje a finančním oddělení.

Obr. 4 - Proces běžné (opakované) výroby (Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Návrh systému

Aby mohla být předložena seriózní nabídka pro implementaci ERP systému, musí být rovněž znám rozsah softwaru tak, jak bude využíván. Je tedy vhodné určit, které z modulů, jenž systém nabízí, budou skutečně využívány a proto se je vyplatí koupit. Je rovněž nezbytně nutné rozhodnout se, kdo bude s informačním systémem pracovat a v jakém rozsahu (aktivní vkládaní dat nebo jenom jejich prohlížení).

Volba rozsahu implementace modulů Microsoft Axapta

Po předběžné prezentaci představující možnosti jednotlivých modulů byla stanovena vedením Amer-Sil následující zamýšlená struktura podnikového ERP:

• Základní balík (Base package),
• Účetnictví I a Účetnictví II (Financial series I, Financial series II),
• Evidence majetku (Fixed assets),
• Nákup a prodej (Trade series),
• Sklad (Logistics series),
• Hlavní plánování (Master planning),
• Projektové plánování (Project series),
• Zdroje (Resources),
• Výroba I a Výroba II (MRP I production series, MRP II routing management).

Nedílnou součástí bude i zakoupeni licencí pro uživatele a licencí na vývojové nástroje, jenž jsou nezbytné pro úpravu standardního řešení.

Tyto moduly by měly pokrýt všechny procesy, které v dnešní době probíhají ve společnosti Amer-Sil a uvést je do vzájemné návaznosti a souvislosti. Propojením jednotlivých modulů a tím také jednotlivých oddělení společnosti by měla být odstraněna případná duplicita dat a možné rozdíly způsobené opakovaným zpracováním.

Společnost Amer-Sil chce místo úpravy modulů systému preferovat spíše úpravu vlastních procesů, pokud to bude možné. Tím by se minimálně navýšily náklady související s vývojem aplikací na pořizovaném ERP.

Uživatelé ERP

Společnost Amer-Sil stanovila 20 licencí jako potřebný počet pro uživatele - zaměstnance firmy. V každém oddělení bude stanoven jeden zaměstnanec jako klíčová "spojka" pro implementaci systému. Zároveň bude za celou organizaci zvolena osoba řídící celý projekt. Ve společnosti Amer-Sil to bude výrobní ředitel. IT služby si tato společnost najímá externě, proto klíčovou osobou řídící projekt nebude nikdo z oddělení IT.

Tito klíčoví lidé budou spolupracovat s integrátorem implementujícím Axaptu na jejím vývoji a testování pro potřeby firmy tak, jak bude odsouhlaseno v detailním návrhu pro implementaci. Budou zodpovědní za odsouhlasení, že zmapované procesy ve společnosti jsou v rámci ERP koncepce funkční. Tito uživatelé budou zároveň školeni jako klíčoví a budou pak sloužit jako poradci také pro další uživatele ERP po úvodním školení. Budou samozřejmě nápomocni rovněž při přípravě dat pro migraci do systému a zkušebním testování při nasazování ERP.

Další očekávaný postup při implementaci

Prvním krokem bude ukončení kontraktačního řízení, jehož výsledkem bude výběr partnera pro implementaci Microsoft Axapta. Následným krokem bude dojednání postupu realizace projektu a přesné stanovení obsahu implementace.

Následně bude vytvořen technický projekt, jenž bude detailně popisovat činnosti a postup pro implementaci. Tento dokument musí být odsouhlasen oběma stranami tak, aby obsahoval všechny, v současné době známé, požadavky zákazníka a také činnosti, jenž musí být provedeny ze strany dodavatele.

Následně bude realizována první etapa implementace samotného systému. Během této etapy bude nainstalován operační systém, databázová platforma a další aplikace nutné pro běh systému na podnikové LAN. Součástí bude vyškolení klíčových uživatelů a vývoj požadovaných úprav v systému (např. úpravy obrazovek dle potřeby). V této fázi se do systému budou rovněž zkušebně konvertovat existující data či vkládat testovací data, pokud nejsou již zpracována jiným softwarem. Výsledkem této etapy by měl být "předzkušební" provoz všech modulů s cílem odstranit chyby a zjistit chování systému.

Následuje poslední krok - příprava předání systému k ostrému provozu. Budou připravena finální data pro vložení do systému, školení všech uživatelů a zahájení "plnohodného" testovacího provozu.

Posledním krokem bude "ostré spuštění" provozu ERP pod dohledem. Zde budou po dohodnutou dobu konzultanti dodavatele pomáhat s během softwaru přímo ve firmě. Následně bude již realizován samostatný provoz s možností využití help-desku dodavatele při výskytu problému.

Závěrečné shrnutí

Odhadovaná doba celé realizace by se měla pohybovat okolo 6 až 7 měsíců od ukončení kontraktačního řízení. Společnost si je vědoma, že zde existuje celá řada nebezpečí, jenž mohou výrazně ovlivnit chod firmy. Podstatným negativem bude jistě značné zatížení "klíčových osob" během celé doby realizace a také následně v prvních měsících ostrého provozu. Riziko představuje i hodnota výstupu z ERP, která je odrazem kvality dat do systému vložených. Zde bude potřeba zvážit, nakolik bude systém nechán na pospas lidskému faktoru či nakolik budou použity technologie (čárové kódy nebo elektronické kódování zboží). Riziko bezesporu znamená rovněž "návyk" zaměstnanců, především ve výrobě, kteří doposud používali při své práci IT jen ojediněle. Je proto potřeba počítat i se školením zaměstnanců, během něhož by dostatečně zvládli základy počítačové gramotnosti. Nesmíme opomenout ani riziko zhroucení celého informačního toku společnosti, pokud se nepodaří systém správně rozběhnout a motivovat zaměstnance k jeho využívání.

Hlavním motivem k implementaci ERP systému je však především vize, že přínosy realizace projektu převáží nad riziky. Hlavním vizí je dosažení přínosu v odstranění "totální závislosti" na lidském faktoru a plné automatizaci procesů pokrytých informačním systémem. Axapta by se měla stát nástrojem pro plánování výroby a všech navazujících činností tak, aby vše probíhalo co nejefektivněji. Měla by se zlepšit také komunikace se zákazníkem. Axapta by měla pro obchod a zákaznický servis představovat účinný nástroj umožňující jasně nahlédnout do stavu neuzavřených zakázek.

Nejvýznamnějším přínosem implementace by pak mělo být zmapování a optimalizace procesů ve firmě a jejich převedení do podoby umožňující jejich finanční vyjádření. To by mělo managementu společnosti dát do rukou nástroj pro hledání míst, u nichž by bylo možné generovat úspory, plánovat další zdroje pro rozvoj firmy a zpřehlednit toky (a to nejen finanční). Tyto informace pak mohou být využívány v každodenním rozhodování firmy tak, aby byl zajištěn trvalý rozvoj společnosti.

Použitá literatura

1. Příručka Integrovaného systému řízení firmy Amer-Sil s.r.o.
2. Nabídka společnosti Columbus IT Partner
3. Nabídky společnosti Alpha Business Consulting
4. Nabídka společnosti GEMMA Systems
5. Internetový portál společnosti Microsoft ČR www.microsoft.com/cze/businesssolution/axapta

21.05.2005 - Michal Říha - četlo 26482 čtenářů.

Tento článek ješte není ohodnocen.

Hodnocení článku: nejlepší [ 1 | 2 | 3 | 4 | 5 ] nejhorší

Diskusní fórum ke článku
Jméno
E-mail
Opište kód :
Text *)