Hodnocení efektivnosti implementace SAP Business One Implementace podnikového informačního systému představuje důležitý krok ovlivňující všechny podnikové oblasti. Případová studie ze společnosti TVD-Technická výroba pojednává o implementačním projektu SAP Business One, který byl zaměřen na zvýšení efektivnosti podnikových procesů. Na studii je zajímavý především výběr hodnotících ukazatelů a způsob jejich využití při hodnocení projektu nasazení SAP Business One. 1. Teoretická východiska realizace ERP projektu Proč implementovat ERP systém ve středně velké výrobní společnosti Středně velký průmyslový podnik, to je složitý systém vazeb a vztahů mezi jednotlivými středisky ať už výrobními, nebo těmi, které řídí a koordinují operativní a strategické činnosti z pozice vrcholového managementu. Ke každodenním činnostem vedoucích pracovníků patří rozvrhování a přidělování práce tak, aby nedošlo k přerušením plynulých materiálových toků a následně k nedodržení finálních termínů zakázek. Každé posunutí dodací lhůty ovlivní spokojenost odběratele a vede ke snížení konkurenceschopnosti. Nalezením vhodného ERP systému a jeho implementací je možné zvýšit efektivitu všech podnikových procesů a v konečné fázi také produktivitu práce a kvalitu výrobků. Softwarová aplikace kategorie ERP z pohledu managementu společnosti TVD-Technická výroba dokáže spojit všechna oddělení a funkce určitého podniku v jednom informačním systému a nabídnout strategické rozhraní, na němž se společně sbíhají všechny důležité informace. Lze tedy rychle a na základě jasných faktů činit důležitá rozhodnutí, aktuální údaje o podniku jsou vždy k dispozici, a to doslova "po stisknutí tlačítka". Prostřednictvím soustředění dat z finanční oblasti, personalistiky, logistiky a výroby v jednom systému se zároveň zjednodušuje komunikace mezi odděleními: proces objednávky může nastoupit cestu odděleními, aniž by byl zdržován potřebou předávání dat mezi různými informačními systémy. ERP tak může urychlit realizaci všech hodnototvorných i podpůrných podnikových procesů a snížit tak náklady. ERP systém může rovněž napomoci při standardizaci hlavních procesů v podniku, a to jejich přetvořením a sjednocením do nového uceleného řešení (4). Zajištění informačních potřeb uživatelů v rámci celého podniku je velmi důležité, protože nesměřuje pouze ke snižování nákladů, ale také zároveň může podporovat i zvyšování výnosů z realizovaných prodejů produktů a služeb. Koncovým uživatelům na hlavních podnikových procesech jsou k dispozici informační služby, které zajišťují příslušné informační zdroje (5). Proč nasadit ERP systém ve společnosti TVD-Technická výroba Důvodů pro nasazení ERP systému v podniku TVD-Technická výroba bylo několik. Pokusili jsme je shrnout do následujících bodů a zdůraznit ty nejdůležitější:
Metodika užití ERP systému pro řízení podnikových procesů V minulém desetiletí se rozvinuly metodiky návrhu a tvorby ERP systému a samozřejmě také pro řízení provozu a zajištění jejich dalšího rozvoje. Tyto metodiky jsou dostupné a mezinárodně platné. Co se týče samotné implementace ERP, zde je situace odlišná podle přístupu jednotlivých dodavatelů a systémových integrátorů. Tabulka č. 1: Přehled aplikovaných metod pro popisované metody (5)
Výše uvedená tabulka znázorňuje situaci, ve které je dosud nejméně metodicky kodifikováno popsání IS/ICT služby ERP s ohledem na podporu řízení a inovaci podnikových procesů, včetně vazby na podnikovou informatiku. Metodika užití ERP systému ve společnosti TVD-Technická výroba Ucelený přístup metodiky užití ERP pro řízení podnikových procesů v podniku TVD-Technická výroba lze roztřídit do následujících kroků: I. Základní dekompozice podniku Tři základní přístupy:
II. Využití ERP ve společnosti TVD-Technická výroba Z hlediska vhodného integračního informačního nástroje je základem funkcionalita ERP, a to v rozsahu ERP II. Konkrétně se jedná o:
III. Prosazení změny Zkušenosti z modelování a optimalizace podnikových procesů a implementačních projektů ukázaly, že nejde jen o nasazení samotné technologie a využití určité metodiky. Jako nezbytné se jeví prosazení změny v oblasti podnikové kultury, změny v chování lidí a jejich orientace na klíčové problémy podniku. Proto za nedílné kroky návrhu je potřebné považovat:
Očekávané přínosy plynoucí z implementace ERP Podstatné pro celkovou efektivnost ERP systému je spokojený uživatel, a to na všech stupních řízení a ve všech oblastech jeho užití. Proto musí být velká pozornost věnována uživatelům a jejich očekávání. Ta jsou samozřejmě velmi rozdílná podle toho, jaké postavení a jakou roli v podniku zastávají a jaké povědomí mají o podnikové informatice. Je nutné rozlišovat mezi skutečně existujícími důvody pro zavedení ERP systému a mezi očekávanými přínosy, které lze vyjádřit vhodným ukazatelem či změnou nějaké veličiny. Mezi nejdůležitější hodnocené položky patří cena ERP systému, která slouží ke zdůvodnění ekonomické výhodnosti dané investice. Poté je vhodné aplikovat některý ze standardních ukazatelů efektivnosti investic, jako jsou analýza nákladů a přínosů, diskontovaný cash flow, vnitřní míra výnosnosti, čistá současná hodnosta, doba návratnosti investice nebo návratnost kapitálu. Tyto ukazatele obecně uváděné pod zkratkou ROI (Return of Investment) vyžadují především odhad, kolik finančních prostředků přinese nový systém navíc nebo jaké přinese úspory nákladů. K dalším predikovaným faktorům patří odhad, jak bude v čase projekt implementace ERP probíhat, jaká bude jeho životnost, protože výdaje do určité podnikové aplikace zdaleka nekončí její implementací. Uvedenými přínosy, spočívající v porovnání výdajů na implementaci ERP systému a přínosů z implementace se budeme zabývat ve 4. a 5. části této případové studie. Neodmyslitelným přínosem pro zavedení systému ERP do podniku je potřeba neustálých inovací v podniku a nový ERP systém takovou významnou inovaci bezesporu představuje. Výběr ukazatelů pro hodnocení ERP projektu ve společnosti TVD-Technická výroba Ukazatele přínosů z implementace ERP systému v naší společnosti můžeme klasifikovat z několika hledisek na:
Výše popsané ukazatele přínosů jsou jenom skromným výčtem z bohaté nabídky metrik, které lze při hodnocení efektivnosti ve středně velké průmyslové organizaci využít. V praxi ale musíme vycházet z toho, co jsme schopni ve skutečnosti hodnotit, a to například podle hlediska účelu a zodpovědnosti. To také znamená, že je třeba před nasazením jakékoliv podnikové aplikace stanovit žádoucí, resp. plánovanou hodnotu. Pokud je tato plánovaná hodnota dosažena, bylo dosaženo cíle nebo účelu, pro který byla daná aplikace pořízena (1). 2. Některé důležité aspekty úvodní studie společnosti TVD-Technická výroba Představení uživatelské firmy Akciová společnost TVD-Technická výroba byla založena 4. 12. 1989. Společnost sídlí ve vlastním areálu v Rokytnici u Slavičína. Firma zaměstnává více než 220 kvalifikovaných pracovníků. Vnitřní organizační strukturu společnosti tvoří několik samostatných výrobních středisek dle oborů podnikání:
Mezi nejvýznamnější odběratele patří např. AUTOPAL, s.r.o. Nový Jičín CZ, ELEKTRO KROMĚŘÍŽ, s.r.o. Kroměříž, JIHOSTROJ VELEŠÍN, a.s. Velešín, CZ, Spálovský, a.s. Kroměříž, CZ a SYSTEMOTRONIC spol. s r.o. Brno, CZ - dodávky pro JE Temelín (výpis z nejvýznamnějších odběratelů). Cílem firmy a zároveň smyslem jejího podnikání je především dosažení spokojenosti zákazníků neustálým zvyšováním jakosti výrobků, zkracováním dodacích lhůt a poskytováním komplexního poprodejního servisu. Důraz je kladen na moderní výrobní procesy včetně postupného zavádění CNC obráběcích center respektující politiku jakosti a životního prostředí. Stávající IT vybavení Před realzací popisovaného ERP projektu používala společnost TVD-Technická výroba server s operačním systémem Windows 2003 a 50 pracovních stanic. Daná výpočetní technika byla pořízena v průběhu posledních 4 roků před implementací ERP a je dle potřeby doplňována místním dodavatelem. Počítače jsou spojeny do 100 Mbit/s sítě a případný požadavek na zřízení dalšího přípojného místa bude realizován místním dodavatelem. Centrála je připojena do internetu bezdrátovým připojením s rychlostí 512 kbit/s. Požadavky na ERP systém Podnik TVD-Technická výroba potřebuje integrovaný podnikový systém, kterým dosáhne definované obchodní cíle efektivněji, potřebuje software, který bude možné rozvíjet i do budoucna. Aby však byl ERP systém efektivní, musí splnit široký rozsah požadavků a očekávání. Mezi nejdůležitější požadavky patří:
Nabídka ERP systémů vhodných pro společnost TVD-Technická výroba Důležitou součástí předimplementačních prací je prozkoumání produktů nacházejících se na českém ERP trhu a jejich možných přínosů pro organizaci. Následující výčet přináší ty ERP systémy, které byly hodnoceny z hlediska potřeb TVD-Technická výroba a uvádí charakteristiku, která byla pro výběr ERP podstatná. Microsoft Business Solutions-Axapta (dnes Microsoft Dynamics AX) je schopna zajistit výměnu informací s jiným systémem ERP v podnikové infrastruktuře, bez nutnosti dalšího softwaru nebo hardwaru. V případě spojení se serverem Microsoft Biz Talk může Microsoft Axapta zajišťovat výměnu dokumentů s libovolnou firmou bez ohledu na používaný systém. Pokud zákazník na opačném konci světa zadá do svého systému nákupní objednávku, Microsoft Axapta tuto informaci ihned přijme a neprodleně se může začít pracovat na vyřízení této objednávky. SAP Business One je integrované řešení vytvořené přímo pro malé a střední firmy. Neposkytuje jen rychlý a snadný přístup ke všem vnitropodnikovým informacím, ale také dodává reporty a dokumenty nutné pro přijímání rozhodnutí pro všechny oblasti firmy. Doba implementace se pohybuje v rozmezí několika dnů po několik týdnů. Jednoduchost implementace je garantována strukturou a konstrukcí samotného řešení, které využívá výhod speciálních SAP nástrojů pro migraci dat jakými jsou například API na import dat, import účetní osnovy a dalších nástrojů včetně možnosti využití XML. Visual Enterprise (dnes Infor ERP Visual) je unikátní tím, že systém podporuje obchodní procesy podniku a je zaměřen na ekonomické řízení výroby, kdy poskytuje nástroje pro optimalizaci výkonnosti podniku. Dále nabízí možnost variantních plánů s možností jejich porovnání z hlediska plnění prodejních termínů, využívání zdrojů i ekonomických přínosů pro podnik. Systém poskytuje nástroje pro vedoucí pracovníky tak, aby během 20 minut měli potřebné informace o celém podniku. Dialog 3000S reprezentuje ERP řešení pro sektor středních a velkých firem z oblasti výroby, obchodu a služeb. Jeho nosným oborem jsou podniková řešení pro řízení výrobních procesů vymykající se nabízenému standardu na trhu informačních systémů. Dialog 3000S je vyvíjen firmou Control s využitím technologií od firmy Sybase. Nabízí interaktivně propojené moduly řídící dílčí firemní procesy. Pro uživatele je v Dialogu připraven moderní reportingový systém na bázi ROLAP v návaznosti na aktuální požadavky CRM modulu. Na ROLAP Engine pak navazují různé typy rozhraní od Windows aplikací přes web, až po integrované aktivní komunikační kanály jako e-mail, SMS nebo fax. I uživatelé ze vzdálených nebo mobilních pracovišť mohou získávat informace prostřednictvím internetu nebo bezdrátových zařízení. Dialog 3000S je schopný se přizpůsobit růstu firmy, změnám jak v metodice řízení, tak změnám v legislativním prostředí. Jako příklad může sloužit volba zpracování účetnictví jak podle národních účetních postupů tak podle standardů US GAAP nebo IFRS. Průběžně je prováděno jeho doplňování o požadavky evropské legislativy. Veškeré ovládaní a výstupy systému (menu, doklady nebo tiskové výstupy) může být nadefinováno ve zvoleném jazyce. Karat je komplexní podnikový informační systém využívající technologii klient/server, určenou pro řízení středních a velkých obchodních a výrobních organizací a společností podnikajících v sektoru služeb. Byl vytvořen v grafickém prostředí Windows na základě více než desetiletých zkušeností s vývojem a implementacemi informačních systémů. Analýza a návrh informačního systému Karat byly z počátku realizovány s využitím integrovaného balíku CASE nástrojů společnosti Sybase, které později nahradil vlastní nástroj Karat Modeler. Použité technologie zabezpečují důležité vlastnosti, jako jsou škálovatelnost a bezpečnost, které spolu s dalšími vlastnostmi předurčují Karat k optimálnímu a efektivnímu využití. Karat zajišťuje přehled finančních toků, zlepšení cash-flow, řízení výrobního a obchodního procesu a redukci administrativy. Má širokou škálu detailně řešených oblastí – účetnictví a výkazy, finance, majetek, personalistika a mzdy, skladové hospodářství, nákup,prodej obchod, marketing, plánování a řízení výroby, manažerské řízení a rozhodování, specializovaná řešení. ABRA G3 klade důraz na automatizaci procesů, přizpůsobení softwaru každému uživateli, provozní stabilitu a otevřenost vůči dalším produktům. Třívrstvá architektura klient/server zajišťuje optimální provozní vlastnosti i při větším množství přihlášených uživatelů. O data se stará databázový stroj na bázi relační SQL. Pro serverovou stranu je možné zvolit operační systém Windows nebo Linux. Vlastní klient je plně 32ti bitová Windows aplikace. Předností provozu serverové části ABRA G3 na platformě operačního systému Linux jsou zejména nízké pořizovací náklady a stabilita systému. Mezi další výhody patří replikace, otevřená architektura, snadná implementace, exporty dat, definovatelné položky a dále sledování změn. Vzhledem k tomu, že se na trhu nabízí standardní řešení, které podniku TVD-Technická výroba vyhovuje a potřebuje mít fungující ERP systém pokud možno co nejdříve v provozu, rozhodli jsme se pro dodavatelský způsob. Požadovaná doba implementace systému by neměla přesáhnout 6 měsíců. 3. Výběrové řízení a proces implementace SAP Business One ve společnosti TVD-Technická výroba Plán výběrového řízení a implementačních prací Výběrové řízení představuje velmi významnou etapu životního cyklu ERP systému, ve které se zásadním způsobem rozhoduje o jeho efektivnosti. Rozhodnutí o vypsání výběrového řízení bylo projednáno všemi členy vedení podniku na poradě zvláště k tomu svolané. Kroky procesu implementace ERP systému v podniku TVD-Technická výroba:
Ganttův diagram procesu implementace SAP Business One ve společnosti TVD-Technická výroba Celková doba implementace ERP systému v podniku byla naplánována na 147 dnů. Výběrové řízení a volba SAP Business One Po vyhodnocení nabídek na trhu ERP systémů na základně požadovaných vlastností jsme se v konečné fázi rozhodovali mezi Microsoft Business Solutions-Axapta a SAP Business One. Pro implementaci produktu SAP Business One jsme se rozhodli z těchto důvodů:
Konkurenční výhodu SAP Business One při naší volbě představovalo rovněž zpracování modulů Řízení skladu, Výroby a Controllingu. Struktura výdajů na pořízení SAP Business One při dodavatelském způsobu Pozn. redakce CVIS.CZ: Podrobné informace k této kapitole naleznete v kompletním znění této studie, která je dostupná ke stažení pro členy CVIS-ČSSI po přihlášení. 4. Očekávané přínosy z implementace ERP systému SAP Business One Po úspěšném dokončení implementace ERP systému v návaznosti na definované požadavky očekáváme v průběhu několika měsíců tyto přínosy aplikace SAP Business One:
Zvýšení produktivity práce Pozn. redakce CVIS.CZ: Podrobné informace k této kapitole naleznete v kompletním znění této studie, která je dostupná ke stažení pro členy CVIS-ČSSI po přihlášení. 5. Zhodnocení efektivnosti investice do ERP systému Pozn. redakce CVIS.CZ: Podrobné informace k této kapitole naleznete v kompletním znění této studie, která je dostupná ke stažení pro členy CVIS-ČSSI po přihlášení. 6. Shrnutí případové studie Podnik TVD-Technická výroba je představitelem moderního středně velkého strojírenského podniku, který se neustále rozvíjí a prostřednictvím své propracované výrobní politiky se úspěšně snaží o proniknutí na náročné zahraniční trhy. V podniku jsou uplatňovány moderní výrobní postupy založené na CNC obráběcích strojích a výroba probíhá ve shodě s certifikátem kvality ISO. Pro úspěšné fungování složitého podnikového systému je nesmírně důležité efektivní řízení lidských zdrojů a neustálé zdokonalování vnitřních procesů. Prostředkem ke zvyšování jakosti, produktivity práce a v neposlední řadě také k zefektivnění všech podnikových procesů je zavedení a užívání integrovaného podnikového informačního systému (ERP). K implementaci ERP systému v podniku TVD-Technická výroba vedla zejména nemožnost měření efektivnosti vnitřních procesů, nedostatek informací pro operativní rozhodování a plánování, dlouhá doba přenosu informací uvnitř podniku, nevhodný způsob plánování materiálových zdrojů způsobující přechodný nedostatek výrobních prostředků a také potřeba inovace podnikových procesů vedoucí ke zvýšení produktivity práce. Vedoucí pracovníci podniku musí být schopni po odborném proškolení využívat systém SAP Business One efektivně ve své každodenní práci a být schopni přesvědčit ostatní zaměstnance k akceptaci nového pojetí procesů uvnitř podniku. Jedině tak je možné dosáhnout pozitivních očekávaných výsledků. V naší případové studii jsme se zabývali podmínkami pro implementaci ERP systému v uvedeném podniku a charakterizovali, jak na základě daných kritérií došlo k volbě SAP Business One. I když jsme zvolili právě tento ERP produkt, naše zkušenosti z výběru ukázaly, že i ostatní posuzované podnikové informační systémy jsou na velmi vysoké úrovni a lze konstatovat, že pro nás konečný výběr SAP Business One nebyl jednoduchý. Použitá literatura
25.02.2007 - Pavel Hrnčiřík - četlo 26789 čtenářů.
|
|