Development ve stavebnictví zaznamenal během hospodářské recese významný pokles, ať už hovoříme o stavbách pro komerční využití nebo pro rezidenční bydlení. Přesto, nebo právě proto mohou nyní developeři využít tento "oddechový čas" k automatizaci a zefektivnění stávajících procesů a posílit tak svou konkurenceschopnost pro období oživení poptávky po stavebních projektech. Bohužel se k takovému kroku na trhu nenabízí mnoho softwarových řešení a k tomu ještě na různých úrovních zpracování, kvality i funkčního zaměření. Nahlédněme nyní do světa Microsoft Dynamics a představme si zajímavé oborové řešení, které má ambici aspirovat na nejvyšší certifikační ohodnocení této světové korporace.
Podkapitoly seriálu
Základní stavební kameny RED Online
Oborové řešení RED Online se skládá ze základní části (Microsoft Dynamics NAV), kterou tvoří moduly pro vedení běžných účetních agend a projektové řízení. Dalšími volitelnými součástmi jsou systém pro řízení dokumentů (DMS), rezervační systém (zejména pro rezervace bytových jednotek) a obecné datové rozhraní (pro externí prodejní a marketingové webové prezentace atd.).
Základním stavebním kamenem modulu Projekty i ostatních agend developerského řešení je karta projektu a rozpočet. Projekt a zjednodušený rozpočet se v mateřské společnosti zakládá již ve fázi akvizice, tedy v době, kdy ještě neexistuje dceřiná firma. Je-li projekt vyhodnocen jako životaschopný, založí se v databázi dceřiná společnost, do níž je následně převeden. Projekt lze kdykoliv vyhodnocovat a samozřejmě porovnávat jeho jednotlivé fáze mezi sebou.
Obr. 2: Struktura RED Online
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
V rámci přípravy se následně dopracovávají nákladové i výnosové položky rozpočtu. Výnosové řádky jsou doplňovány pomocí agendy stavebních objektů, jednotek, rozkladů jednotek a autorizovaných ceníků. Všechny změny prvotních agend prodeje se pak automaticky promítají do výnosů rozpočtu. Jednotlivé projekty lze sdružit pod jednu hlavičku projektu. Uživatel může zadávat pouze nákladové projekty (příprava staveniště, inženýrské sítě) atd. Konkrétní struktura společnosti a projektů vychází vždy z potřeb daného projektu.
Autorizace a řízení dokumentů
Vzhledem k tomu, že se při realizaci developerských projektů pracuje s vysokými částkami, je nezbytně nutné kontrolovat skutečné náklady dle stanovených rozpočtů, což by bez propracovaného systému autorizací rozpočtů i dokladů nebylo možné. Každá změna rozpočtu vyžaduje autorizaci oprávněných osob, a to dle míry zásahu (změna v kapitole bez finančního dopadu na kapitolu, s dopadem na kapitolu, s dopadem na rozpočet celého projektu). Při změně stavu projektu či na základě jiné zvolené události dochází k archivaci verze rozpočtu. Je umožněno sledování skutečnosti oproti libovolné verzi rozpočtu projektu, případně porovnání dvou archivních verzí mezi sebou.
Obr. 3: Řízení dokumentů
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
U developerů je životní nutností zavedení systému pro řízení dokumentů, zvláště pak v oblasti evidence smluvních vztahů a provázání na účetnictví. DMS představuje kompletní zabezpečení příjmu, uložení a řízeného přístupu k elektronickým dokumentům. Cílem systémů DMS (Document Management System) je poskytnout okamžitý přístup ke správným dokumentům bez ohledu na jejich umístění a formát. Umožňují nejen aktuální dokumenty rychle získat, ale také zajistit jejich bezpečnost díky přesnému vymezení přístupových práv jednotlivých uživatelů. Poskytují organizovanou, přehlednou a efektivní správu všech dokumentů v organizaci. Nedílnou součástí DMS je implementace schvalovacích procesů ve společnosti a dále propojení správy a zpracování dokumentů s účetní částí řešení. Všechny dokumenty, které přicházejí do společnosti, musejí být převedeny do elektronické podoby. Následně procházejí firmou podle definovaných autorizačních postupů. Účetní dokumenty (faktury apod.) jsou pak automaticky převedeny a založeny do příslušné agendy, kde čekají na zaúčtování.
Řízení finančních toků, plán prodeje
Samozřejmostí je plně automatický výpočet Cash-Flow jednotlivých projektů i souhrnné Cash-Flow všech firem ve skupině. Tohoto lze využít například pro zjištění finanční angažovanosti banky napříč všemi projekty v čase a to včetně modelování budoucího stavu. U příjmů předchází kalkulaci Cash-Flow výpočet plánu prodeje. Na základě nastavených parametrů u jednotlivých milníků systém vypočte plán prodeje, který pak zahrne do modelování Cash-Flow. Samozřejmostí je možnost vytváření verzí jak plánů prodeje, tak Cash-Flow. Veškeré náklady i výnosy je možné plánovat dle libovolně zadaných milníků, kdy na základě skutečného data splnění dochází k aktualizaci všech dat v systému včetně Cash-Flow.
Obr. 4: Řízení Cash-Flow
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
Obchodní cyklus a rezervační web
Je-li developerský projekt připraven a schválen, následuje jeho realizace. Informační systém proto musí zajistit plnou podporu procesů také oblasti nákupu a prodeje. Samotný proces prodeje musí být v systému podpořen funkcionalitou pokrývající všechny fáze specifického obchodního cyklu developera. V případě rezidenčního bydlení vypadá tento cyklus následovně.
Úkolem obchodního oddělení je zajistit klienty, kteří si koupí bytové jednotky. V případě, že klient projeví zájem, je potřeba provést v systému rezervaci. Následně je vystavena zálohová faktura na rezervační poplatek, sepsána a zaevidována smlouva. V okamžiku, kdy je poplatek uhrazen, lze již s vysokou pravděpodobností počítat s tím, že klient skutečně uhradí danou bytovou jednotku. V systému pak lze sledovat parametry konkrétních smluv o smlouvě budoucí, splátkový kalendář vyplněný podle data, fakturace a další entity a podprocesy.
Obr. 5: Přehled bytových jednotek a karta bytové jednotky
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
Kromě evidence bytových jednotek, klientů a smluvních vztahů má prodejní oddělení k dispozici také přehled požadovaných změn a případné reklamace. Na základě splátkového kalendáře a po splnění konkrétního milníku pak systém automaticky generuje dokumenty (faktury pro klienty), popř. eviduje pohledávky. Neuhrazené pohledávky lze automaticky odesílat jako oznámení odpovědnému prodejci, případně přímo zákazníkovi. Tímto postupem je zabezpečeno, aby byl každý zákazník včas obeznámen o vystaveném dokladu a odpovědný pracovník o případných pohledávkách. Pro externí obchodní zástupce a realitní kanceláře je v systému plně integrován rezervační web, kde mohou nahlížet na stav bytových jednotek, popř. provádět rezervace. Systém zabezpečuje i to, aby žádná jednotka nebyla prodána vícekrát.
Obr. 6: Rezervační web
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
Technologické aspekty RED Online
Řešení RED Online využívá jak standardní funkcionality Microsoft Dynamics NAV, tak moduly, které byly do systému dopracovány na míru. Vše je plně integrováno v rámci jednoho celku, takže lze např. automaticky generovat zálohové faktury nebo faktury pro závěrečné vyúčtování, a to včetně vyčíslení hodnoty pozemku dle vlastnického podílu z prohlášení vlastníků. Všechny doklady vytvořené z prvotních agend jsou tak standardní součástí účetnictví v Microsoft Dynamics NAV.
Document Management System byl vytvořen v prostředí Microsoft SharePoint Services, autorizační komponenty a rezervační web pak na bázi Microsoft.NET. Jako databázová platforma pro implementaci RED Online se používá výhradně Microsoft SQL Server. Pro reporting bylo použito SQL Reporting Services a pro developera je připraveno přibližně 40 finálních reportů (sales reporting komerčních projektů, sales reporting rezidenčních projektů, projektový reporting, sledování rozpočtu a skutečnosti, porovnání verzí rozpočtů, cash-flow atd.). Pro uživatelské dotváření reportů a náhledů na data jsou připravené datové kostky nad datovým skladem. Jako uživatelské rozhraní je pak možné použít kontingenční tabulky v MS Excelu nebo například řešení Targit.
Podkapitoly seriálu
20.05.2010 - Petr Sodomka, Hana Klčová - četlo 64921 čtenářů.
