Kancelář prezidenta republiky a Správa Pražského hradu jsou nejdůležitějšími servisními organizacemi hlavy českého státu. Kancelář je rozpočtovou organizací se samostatnou kapitolou ve státním rozpočtu České republiky. Přitom zajišťuje obstarávání věcí spojených s výkonem pravomocí prezidenta republiky stanovených Ústavou ČR, ústavními zákony a zákony. Dále poskytuje služby prezidentovi k tomu, aby mohl vykonávat protokolární povinnosti a působit na veřejnosti. Správa Pražského hradu je příspěvková organizace, která obhospodařuje majetek a zabezpečuje služby ve prospěch Kanceláře. Kromě dalších činností pečuje také o provoz areálu Pražského hradu a zámku Lány a další objekty tvořící s nimi jeden funkční celek. Podílí se i na kulturních, společenských a podnikatelských aktivitách v areálu Pražského hradu a mnoha dalších činnostech, s nimiž se můžete seznámit na webových stránkách www.hrad.cz. Obě organizace se společně podílejí na zajištění finančních prostředků pro svou práci.

Vema staví na pevných základech

Informační systém VEMA byl vybrán na základě požadavků na statistické výkaznictví, které Kanceláři prezidenta republiky a jeho zřízeným složkám ukládá zákon. Aplikace VEMA dokáží tyto výstupy komfortně zabezpečit a zároveň sledovat legislativní úpravy.

Při výběru personálního informačního systému VEMA rozhodovaly také dobré zkušenosti z mnoha jiných státních i soukromých organizací, a to zejména z Úřadu vlády ČR. K dalším důvodům výběru patří úspěch při řešení výstupu do Informačního systému o platech (podle platných zákonů a nařízení vlády) v aplikaci Práce a mzdy/VEMA. V úvahu byla brána také technologická pokročilost aplikací VEMA, zejména pak vlastní technologie V3. Ta umožňuje provoz s aplikačním serverem a s plnohodnotným tenkým klientem při minimální komunikační náročnosti. Uživatelský komfort V3 se přitom neodlišuje od lokálních verzí aplikací.

Zvláštnosti řešeného projektu

Vlastní nasazení informačního systému na Hradě bylo specifické zejména svou dobou trvání. Během ní totiž musela být dokončena první etapa implementace základních aplikací Práce a mzdy (PAM) a Personalistika. Tak rychlá implementace se v praxi uskutečňuje jen výjimečně.

První schůzka implementačního týmu proběhla již na začátku ledna 2004 a stanovila hlavní cíl první etapy, kterým bylo vyplacení první mzdy v novém systému právě za leden 2004. Základní aplikace tedy bylo nutné nasadit u Správy Pražského hradu i u Kanceláře prezidenta republiky najednou.

Tři kroky k cíli

Implementace byla rozdělena do tří etap. Do implementačního týmu bylo přizváno sedm pracovníků ze strany zadavatele (mzdové účetní, personalisté a správce systému VEMA Kanceláře prezidenta republiky a Správy Pražského hradu) a čtyři konzultanti ze společnosti Vema.

V první etapě od ledna do konce února 2004 byly zavedeny a stabilizovány aplikace Práce a mzdy a v těsné návaznosti i Personalistika. Tato etapa byla zakončena zpracováním mezd za měsíc únor 2004.

V době, kdy obě organizace ještě uzavíraly agendy roku 2003, bylo nutné co nejdříve vyškolit všechny uživatele, kteří zadávají údaje do zmíněných aplikací. Mezitím již členové implementačního týmu instalovali síťové verze programového vybavení a nastavovali datová prostředí podle potřeb a požadavků obou organizací.

V měsíci březnu pak následovala rozšiřující školení pro uživatele systému. Do aplikace Personalistika byly zadávány další charakteristiky k jednotlivým pracovníkům, které nebyly pro vyplacení mezd v předchozí etapě nezbytně nutné. Nyní však začaly být důležité pro výstupy jiným orgánům. Do Personalistiky byly také doplněny současně využívané personální dokumenty, jejichž správa a generování bude zajišťována právě z této aplikace.

V druhé etapě, která byla plánována na duben 2004, jsou nově nasazovány aplikace Systemizace a Vzdělávání. Tyto aplikace se týkají užšího okruhu uživatelů a na rozdíl od zpracování mezd se nejedná o procesy s pravidelnými kritickými termíny. V této etapě budou podle charakteru zpracování, organizačních řádů organizací a zvyklostí nastavena práva a přístupy k datům.

Se systémem pracují tři zaměstnanci Kanceláře a osm pracovníků Správy Pražského hradu.

Přínosy jsou okamžité

Jasně viditelným přínosem z implementace bylo dosažení bezproblémového zpracování mezd ve velmi krátké době. Rovněž se významně snížila pracnost při správě personálních dokumentů. Z dosud nasazených částí informačního systému jsou již k dispozici přesné a vhodně strukturované přehledy o stavu pracovníků a čerpání mzdových prostředků, které jsou tolik potřebné pro řízení.

"Za velkou výhodu systému VEMA považuji legislativní soulad s požadavky a specifickým statistickým výkaznictvím, které Kanceláři prezidenta republiky a Správě Pražského hradu stejně jako ostatním příspěvkovým či státním organizacím ukládá zákon. Díky včasné distribuci nových aktualizací, které vždy předchází uvedení zákonné normy v platnost, nám odpadá starost o sledování změn. VEMA nám garantuje, že veškeré výkazy a statistiky odevzdáme ve správném formátu, bez chyb a včas," zhodnotil přínosy projektu Jan Bartoň, administrátor ekonomických systémů Správy Pražského hradu.

Jak bude projekt pokračovat?

Do budoucna očekává Pražský hrad výrazný kvalitativní skok v péči o zaměstnance, a to především díky plánovanému nasazení aplikace Vzdělávání. To by mělo zabezpečit podporu vzdělávacímu procesu od plánování vhodných účastníků na akce až po vyhodnocení uskutečněné akce, a to včetně sledování nákladů na vzdělávání. Plánované zavedení aplikace Systemizace by pak mělo poskytnout kromě přímého tisku organizačních schémat z databáze podle zadaných organizačních útvarů také možnost zpracovávat přehledy o zatřídění systemizovaných míst a jejich obsazení. Zadavatel projektu již projevil zájem o přechod ze síťového řešení na technologii V3. V dalších letech pak předpokládá nasazení manažerských nástrojů pro sledování a prezentování dat o zaměstnancích.

Článek byl publikován v květnovém čísle časopisu Ebiz v rámci tématu Systémová integrace.

04.06.2004 - Petr Sodomka - četlo 26321 čtenářů.

Tento článek ješte není ohodnocen.

Hodnocení článku: nejlepší [ 1 | 2 | 3 | 4 | 5 ] nejhorší

Diskusní fórum ke článku
Jméno
E-mail
Opište kód :
Text *)