Fúze firem v prostředí informačního systému
Společnost Atalian CZ je jedna z nejvýznamnějších společností zabývajících se komplexní správou budov, tzv. facility managementem. V současnosti již patří do nadnárodní francouzské skupiny Atalian, jejíž počátky sahají až do roku 1944. Společnost se rozvíjí velice dynamicky. Má za sebou řadu akvizic, a proto není divu, že jejím hlavním cílem je mít pořádek. Pořádek ve vlastním podnikání, organizaci práce mnoha stovek zaměstnanců a také ve firemních datech a procesech, jak popisuje následující případová studie. Akvizicemi na vrchol ve svém oboru
Společnost Atalian působí prostřednictvím lokálních poboček v mnoha zemích Evropy i na dalších kontinentech. Podniká například ve Španělsku, Lucembursku, Belgii, Polsku, Slovensku, Maďarsku, Rumunsku, Chorvatsku, Slovinsku, Libanonu, na Mauriciu, nově vstoupila také na marocký trh. Do České republiky pronikla odkoupením společnosti Jana, v té době již významného poskytovatele služeb v oblasti správy a údržby budov. Francouzská korporace tehdy ještě nesla název Group TFN, v roce 2011 se pak přejmenovala na Atalian.
Tato akvizice však nebyla jediná. Během posledních čtyř let bylo na českém a slovenském trhu odkoupeno dalších pět společností. Po několika přechodných změnách v názvech a organizační struktuře se skupina v roce 2011 přejmenovala v souladu se svou mateřskou společností - na Atalian.
Atalian CZ s.r.o. sídlí v Mladé Boleslavi. Provozuje šest poboček v České republice a má také zastoupení na Slovensku prostřednictvím dceřiné společnosti Atalian SK se sídlem v Bratislavě. Společnosti ve skupině Atalian dnes dosahují obratu kolem 1,2 mld. Kč a zaměstnávají kolem 3 500 pracovníků. Hlavní podnikatelskou činností je komplexní správa a údržba budov zahrnující úklid a čištění včetně desinfekce, dezinsekce a deratizace, ostrahu, recepci, technickou správu objektů, čištění odpadů a kanalizace a údržbu zeleně. Společnost poskytuje veškeré služby vlastními zaměstnanci, což umožňuje nabídnout klientům programy zaměřené na optimalizaci nákladů.
Služby s certifikací pro jakékoliv odvětví
Původní společnost Jana se zaměřovala na výrobní podniky. Jiná, fúzí do skupiny začleněná společnost, se specializovala na klienty z oblasti obchodních řetězců a center, další na státní sektor, či specializované aktivity. Nyní již konsolidovaná firma Atalian CZ nepreferuje žádný segment trhu či činností a je schopna poskytovat komplexní služby pro jakékoliv odvětví. K nejvýznamnějším zákazníkům v současnosti patří IKEA, OBI, Letiště Praha, Continental Automotive Czech Republic nebo Škoda Auto.
Společnost prošla mnoha certifikacemi, většinou na základě požadavků klientů. Pro některá odvětví, jako např. pro automobilový průmysl, jsou příslušné certifikáty nutností. K těm nejdůležitějším patří ISO 9001 a ISO 14001, dále pak ISO 27001 zaměřené na management bezpečnosti informací a OHSAS 18001 vztahující se k bezpečnosti práce.
Malá exkurze do historie
Společnost Jana původně používala jednoduchý ekonomický software pro zpracování účetní a personální agendy, a to až do roku 2008, kdy došlo k jeho nahrazení vyspělým ERP systémem. Ten byl úspěšně nasazen pro řízení personalistiky a mezd. Krátce na to však bylo rozhodnuto o fúzi se společností Test, která již tři roky provozovala informační systém Karat. Odpovědní pracovníci si tak museli odpovědět na otázku, zda se bude v nově vzniklém sloučeném subjektu i nadále používat systém nově pořízený do společnosti Jana, nebo zda se tato investice odepíše a firma přejde na ERP řešení od Karat Software.
Nakonec byla zvolena druhá varianta. Informační systém Karat byl již ve společnosti Test dobře zaběhnutý a navíc disponoval rozsáhlejší funkčností. Firma také nemusela dokupovat další moduly, stačilo pouze rozšířit počet licencí.
Specifické požadavky fúze na informační systém
Sloučení dvou dosud samostatně podnikajících a přibližně stejně velikých společností předpokládá mj. sjednocení všech důležitých agend do společné evidence tak, aby bylo možné vykazovat účetní skutečnosti za nově vzniklý podnik jako celek. Ve vztahu ke státním institucím je však nutné vykazovat tyto skutečnosti za obě sloučené firmy také samostatně.
Celý proces je zahájen rozhodným dnem, kdy začnou být postupně realizovány veškeré právní úkony, které nakonec musí schválit státní instituce. Po ukončení celého procesu se uskuteční zápis do obchodního rejstříku, a to zpětně k datu rozhodného dne. Pro případ, že by fúze nebyla úspěšně realizována, musí být zachována možnost rozdělení sloučených evidencí.
Tento zásadní problém byl předmětem řešení pro implementační tým společnosti FoNet, která měla na starosti realizovat uvedené aspekty fúze v prostředí informačního systému Karat.
Dobře připravený zákazník jako podmínka úspěšné implementace
Vzhledem k tomu, že udržování pořádku je, zjednodušeně řečeno, hlavní podnikatelskou náplní společnosti, nelze se divit, že „pořádek v informačním systému“ byl také jejím hlavním požadavkem na jeho nasazení a zprovoznění. Pro implementačního partnera to znamenalo dobře připravit realizaci projektu a dohlédnout také na kroky, které musí učinit zákazník.
V případě Atalian CZ to nebyl vážný problém. Ve firmě panovalo značné odhodlání silně podporované managementem společnosti projekt úspěšně dovést do zdárného konce. Jeho realizace byla také usnadněna jasně formulovanými vnitrofiremními směrnicemi. Ty posloužily jako určitý „předpis“ pro implementaci a následně byly pouze upravovány a doplňovány dle vzájemné dohody na zefektivnění některých činností.
Sledování hospodářských výsledků a reporting
Dalším požadavkem a zároveň splněným přínosem projektu bylo zajištění sledování hospodářských výsledků na základě jednorázových a dlouhodobých zakázek a střediskového členění. Zde bylo nutné při implementaci eliminovat „lidovou tvořivost“ uživatelů tak, aby do systému pořizovali pouze správné a pravdivé údaje. Proto již na účtové osnově byla definována analytická členění na povinné, nepovinné, zakázané a konstantní. Tento výčet parametrů byl dále rozšířen o tzv. přípustné údaje. Týkalo se to např. členění nákladů na přímé a nepřímé a jejich relativní četnosti.
Původní požadavek na sledování vnitropodnikových výsledků po střediscích a zakázkách byl dopracován o regionální pohled. Vedení společnosti tedy může prostřednictvím sestav v systému Karat získávat údaje vztahující se ke konkrétní zakázce, středisku a také k regionu (kraji). Karat je přitom nápomocen svou vysokou úrovní auditovatelnosti. Uživatel může několika kliknutími přejít ze souhrnných evidencí až na prvotní doklad, popřípadě sestavu výsledků. Tato vlastnost pak umožňuje jednoduché zadávání dokladů z jednoho místa.
Vzhledem k tomu, že společnost Atalian CZ funguje ve struktuře nadnárodní korporace, jedním z nebytných požadavků na informační systém bylo zajistit reporting pro mateřskou firmu. Ten musí být proveden do sedmého pracovního dne každého měsíce, a to v přesně definované struktuře. Report je generován stiskem jediného tlačítka a jeho struktura je jasně definována a připravena pro import do Business Objects. Sledování nákladů a výnosů s možností rozpadu na jednotlivá střediska a zakázky je pak využíváno pro vnitřní potřeby firmy.
Obr. 1: Přehled nákladů a výnosů v informačním systému Karat
Sloučení evidencí a zahájení rutinního provozu
Po schválení fúze bylo ještě třeba zajistit sloučení všech duplicitních účetních evidencí a číselníků. Sloučení proběhlo při aktivaci nového fiskálního roku, kde byly nadefinovány převodníkové můstky tak, aby v systému existovaly pouze primární evidence a zároveň byly zachovány vazby na původní evidence.
Díky podpoře managementu, obětavosti a zkušenostem uživatelů bylo vše provedeno ve velmi krátkém čase. Byl dodržen i termín pro reporting, který byl vzhledem k náročnosti všech operací požadován s několikadenním odkladem.
Sloučením evidencí a aktivací fiskálního roku byl dokončen proces fúze obou společností z hlediska informačního systému. Po důkladné kontrole všech počátečních stavů byl zahájen rutinní provoz celého řešení.
Workflow zajistilo vyšší efektivitu interních činností i spokojenost dodavatelů
Protože má společnost Atalian CZ poměrně rozsáhlou organizační strukturu s pobočkami dislokovanými na různých místech v České republice, bylo nutné při implementaci zprůhlednit a zjednodušit oběh dokumentů. Vedení firmy požadovalo kontrolu nad schvalováním objednávek a přijatých faktur bez nutnosti zasílat tištěné doklady. Implementační partner navíc umožnil definování schvalovacích okruhů tak, aby šlo za běžného provozu přesměrovat konkrétní tok např. při dlouhodobější nepřítomnosti odpovědného zaměstnance na pracovišti. V neposlední řadě se podařilo v rámci workflow zprovoznit upozornění elektronickou poštou na případné překročení času konkrétním pracovníkem při schvalovacím procesu.
Obr. 2: Řízení pracovních toků v prostředí podnikového portálu
"Řízení pracovních toků a dokumentů v systému Karat považuji za jeden z nejdůležitějších přínosů implementačního projektu. Oběh dokladů a nastavení upozornění jsou realizovány tak, že nyní přesně víme, kdo a jak v daném čase plní své úkoly. Zvýšili jsme tak produktivitu práce našich pracovníků, zlepšili vztahy s partnery, neboť nyní jsme již schopni přesně dodržet veškeré termíny včetně splatnosti faktur a v konečném důsledku jsme zajistili větší pořádek v našich interních procesech a agendách," uzavírá hodnocení implementace systému Karat Pavel Novotný, jednatel společnosti Atalian CZ.
24.01.2012 - Petr Sodomka, Hana Klčová - četlo 26545 čtenářů.
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
| Tento článek ješte není ohodnocen. | Hodnocení článku: nejlepší [ 1 | 2 | 3 | 4 | 5 ] nejhorší |  |
| Jméno | ||
| Opište kód : | |
|
| Text *) |
||
 |
|
