Diskuze

Developerské projekty vyžadují vyspělé ERP řešení

Skupina Crestyl působí na českém trhu již od roku 1996. Za tu dobu se propracovala mezi vedoucí společnosti věnující se výstavbě, prodeji a pronájmu rezidenčních i komerčních objektů. Dynamický rozvoj významného developera si postupem času vyžádal pořízení a nasazení ERP systému, který dokáže pokrýt jeho specifické požadavky. Následující případová studie popisuje, jak se společnost vypořádala s realizací tohoto, pro ni netypického IT projektu a jaké zkušenosti načerpali její odpovědní pracovníci z výběru, implementace a provozu vyspělého ERP systému s připraveným oborovým řešením pro developery.

Akvizice jako cesta k přední pozici na trhu

Developerská skupina Crestyl vznikla spojením dvou firem - Crestyl Management a ICKM. Uvedené společnosti se setkaly v roce 2007 na projektu DOCK v Libni s tím, že Crestyl Management usiloval o vybudování objektů pro komerční využití a ICKM chtěla odkoupit pozemky za účelem výstavby rezidencí. Crestyl Management nakonec koupil společnost ICKM s tím, že tak vhodně rozšířil své portfolio produktů a služeb. Původně se totiž zabýval realizací komerčních center, zatímco ICKM budovala rezidenční objekty. Vznikla tak skupina Crestyl, která nyní patří mezi vedoucí developery s širokým portfoliem rezidenčních a komerčních projektů.

V týmu skupiny Crestyl pracuje 50 zaměstnanců a tvoří jej několik projektových společností. Crestyl v současnosti rozvíjí více než 15 lokalit s investiční hodnotou přesahující 1 miliardu EUR. Developerské portfolio skupiny zahrnuje 3 000 rezidenčních jednotek od luxusních bytů až po pozemky určené pro výstavbu rodinných domů, ale i 180 tisíc m2 komerčních prostor a dva hotelové projekty. K významným developerským projektům skupiny patří například obchodní centra Central Most a Central Chomutov nebo pražské rezidenční objekty DOCK, Podbaba či Barrandov Hills.

Realizace developerských projektů v praxi

Podnikání v oblasti výstavby, prodeje a pronájmu nemovitostí je založeno na vytváření firem za účelem realizace jednotlivých projektů, uskutečňování fúzí a odprodejů celých společností. Tento postup je pro developery nezbytný. Celý proces je spouštěn vyhledáváním příležitostí, které se odehrávají na úrovni mateřské firmy. Je-li takováto příležitost nalezena a ekonomicky vyhodnocena, začne oslovování investorů. Mateřská firma vytvoří pro zamýšlený projekt dceřinou společnost, čímž se zajistí transparentnost veškerých finančních toků a vlastnické struktury, zejména vůči bankám, akcionářům či dalším institucím podílejících se na jeho financování.

Po dobu výstavby komerčního objektu developer zajišťuje i budoucí nájemce a po jeho dokončení je těmto nájemcům objekt předán k vlastnímu užívání. Komerční objekty se obvykle budují za účelem prodeje celé stavby jako funkčního celku. Předmětem prodeje je tak z důvodu daňové optimalizace i již uzavřených nájemních smluv celá dceřiná společnost. U rezidenčních objektů je developerem zajišťován prodej rezidenčních jednotek (bytů, garáží, sklepů, atd.). Po dokončení výstavby, kolaudaci objektu a předání bytů zůstává původní dceřiná firma jako "prázdná skořápka", kterou její vlastník vypořádá vůči investorům – formou podílů, garantovaných výnosů apod. Po určitém čase je firma zlikvidována nebo se stane předmětem akvizice ze strany mateřské společnosti.

Informační systém jako základ rozvoje podnikání

Skupina Crestyl rozhodla o změně v oblasti IS/ICT v roce 2007, a to po akvizici ICKM společností Crestyl Management. Prvně jmenovaná firma vedla účetnictví v aplikaci od lokálního dodavatele, Crestyl Management tuto agendu svěřoval k externímu zpracování. Obě společnosti pak používaly pro podstatnou většinu další evidence kancelářské aplikace, zejména pak Microsoft Excel. Tento způsob zpracování dat však přestal velmi rychle vyhovovat. Proto se nejprve rozhodlo o sloučení účetnictví v aplikaci, kterou původně používala firma ICKM. Následně došlo k vytvoření centrální databáze, čehož se zhostil interní pracovník skupiny. Tento krok umožnil lépe řídit finanční toky, informace potřebné pro obchod a controlling. Nový systém zpracování dat však nebyl nijak metodicky řízen, proto se postupem času stal téměř nepoužitelným. Neposkytoval konsolidovaná data ani provázanost jednotlivých agend a chyběla mu tak jednotná verze pravdy na všech jeho výstupech.

Vedení firmy proto usoudilo, že je na čase pořídit nový komplexní ERP systém, který by v prvé řadě všechny tyto nedostatky odstranil. Vzhledem k tomu, že se jednalo o významnou investici, bylo třeba, aby o ní rozhodli akcionáři skupiny. Pro ně bylo důležité především poskytování reportů v jasné struktuře, proto nakonec souhlasili se záměrem vedení vypsat výběrové řízení na nový informační systém kategorie ERP a jeho dodavatele.

Výběrové řízení a jeho průběh

V létě 2008 zahájili odpovědní pracovníci skupiny Crestyl přípravu výběrového řízení. Stanovili hlavní požadavky na informační systém a dodavatele a na jejich základě sestavili zadávací dokumentaci. K hlavním kritériím výběru patřily zkušenosti dodavatele s ERP projekty v oblasti stavebního developmentu, cena, reference, funkční a technologická vyspělost řešení odpovídající potřebám pro řízení agend ve skupině Crestyl. V říjnu 2008 vypsala společnost výběrové řízení.

Barbora Jančová, ředitelka pro řízení lidských zdrojů a vedoucí projektu k tomu uvádí: "Vybírali jsme z celkem osmi nabídek. Sedm z nich jsme obdrželi od dodavatelů světových ERP systémů a jednu od tuzemského producenta. Do druhého kola jsme nakonec nechali postoupit dva partnery specializované na produkty značky Microsoft Dynamics. Tím úspěšnějším se v závěru stala společnost Essence International s nabídkou ERP systému Microsoft Dynamics NAV."

Essence International předložila skupině Crestyl nabídku, která se vyznačovala příznivou cenou projektu i servisních služeb. Pro srovnání: nabídka na dodávku produktu SAP, která nepostoupila z prvního kola, byla více než dvakrát dražší. Zásadním faktorem, který rozhodl pro vítězství tohoto uchazeče, však bylo profesionální jednání jeho konzultačního týmu, který navíc velmi dobře rozuměl odborné problematice a snažil se společnosti Crestyl maximálně vyhovět ve všech požadavcích.

Hlavní rysy implementačního projektu

Implementace byla zahájena v lednu 2009. Systém byl do ostrého provozu předán 1. ledna 2010, a to pro celkem 35 současně pracujících uživatelů. Projekt tak trval téměř jeden rok. V případě skupiny Crestyl však nešlo o nic neobvyklého. Essence International musela vyvíjet 90 % funkčností na míru, neboť v té době nebylo ještě k dispozici oborové řešení zaměřené na potřeby stavebního developmentu. Crestyl se stal jedním z referenčních zákazníků, podle jehož požadavků pracovníci Essence vytvořili Real Estate Development Online (RED Online), které v současnosti patří k nemnoha standardům pro řízení výstavby, prodeje a pronájmu rezidenčních i komerčních objektů vyvinutých na bázi Microsoft Dynamics NAV.

Obr. 1: Procesní mapa založení projektu v aplikaci Enterprise Architect
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

"Než jsme přistoupili k vlastnímu nasazení systému, museli jsme absolvovat rozsáhlou fázi vývoje, neboť kromě řízení financí nebyla k dispozici žádná z námi požadovaných agend. Začali jsme úvodní analýzou, která trvala tři měsíce a na níž spolupracovala všechna oddělení skupiny. Každé přitom reprezentovali dva pracovníci tak, abychom zajistili alespoň minimální zastupitelnost," komentuje zahájení projektu Barbora Jančová, a dodává: "S vývojovými a projektovými odborníky Essence jsme museli podrobně rozebrat všechny procesy až na úroveň jednotlivých činností. Konzultanti dodavatele pak zpracovali procesní mapy v aplikaci Enterprise Architect."

Školení a migrace dat

Po prvotním návrhu řešení následovalo testování a zhodnocení cílového konceptu. Tato fáze trvala další čtyři měsíce, přičemž její podstatná část byla věnována připomínkování klíčových uživatelů. Po dosažení shody na celkovém řešení bylo zahájeno školení. Lektoři Essence školili všechny, klíčové i koncové uživatele. Prvně jmenovaným byla poskytnuta zvláště intenzivní péče tak, aby při ostrém provozu systému byli schopni pomáhat ostatním a ti se teprve při řešení skutečně závažných či neobvyklých problémů obraceli na helpdesk. Školení přitom probíhalo na reálných datech z konkrétních developerských projektů.

K nejnáročnějším úkolům patřilo převedení veškerých dat do nového systému. Bylo nutné importovat údaje každého zákazníka, a to až do nejmenšího detailu, např. splátek za koupi garáže, sklepa nebo jiného objektu. Celý proces probíhal tak, že zaměstnanci skupiny Crestyl museli nejprve připravit veškerá data, která pak konzultanti Essence nahráli do testovací databáze. Na uživatelích pak bylo, aby vše zkontrolovali a převedli do ostré databáze.

"Vzhledem k tomu, že údajů bylo skutečně velmi mnoho, nebylo v lidských silách důsledně prověřit jejich správnost. Proto jsme se pak delší dobu museli vypořádávat s chybami," uvádí Barbora Jančová a doporučuje: "V případě rozsáhlé migrace dat je vhodnější zvolit pozvolnější rozjezd jednotlivých agend. Stejně tak je potřeba dbát na důsledné testování systému na straně uživatelů a kontrolu dat v testovací databázi před importem do té ostré. Tyto dvě oblasti byly největšími slabinami našeho projektu a zároveň nám přinesly cenné zkušenosti."

Dohledové práce, další vzdělávání a budoucí rozvoj systému

Při rozjezdu nového systému se uživatelé skupiny Crestyl neobešli bez aktivní pomoci konzultantů Essence. Provoz s dohledem trval jeden a půl měsíce, poté následovala podpora dodavatele, a to jedenkrát týdně přímo v sídle společnosti. Essence rovněž zajistila dohled nad účetními závěrkami. Vzhledem k tomu, že ne všechny agendy byly z hlediska dat bezchybně zajištěny, došlo k diskusi o tom, kdo za jejich správnost nese odpovědnost. "Předám-li dodavateli tabulku s podnikovými daty, očekávám, že budou správně uložena v databázi a správně interpretována v informačním systému. Konzultanti Essence k tomuto problému přistoupili vstřícně a nakonec se nám tento jediný, avšak zásadní spor podařilo vyřešit," vysvětluje Barbora Jančová.

"Nyní provádíme další fázi školení, která je zaměřena na klíčové uživatele. Očekáváme od něj posílení schopností lidí čerpat ze systému rozsáhlejší spektrum dat pro další vyhodnocování. Školení spočívá ve zpracovávání konkrétních úloh pod dohledem lektorů a rozšiřování znalostí pro využití uživatelského nastavení," dodává Barbora Jančová.

V nejbližším období skupina Crestyl plánuje rozšíření funkčnosti Microsoft Dynamics NAV o řízení vztahů se zákazníky. Očekává především automatizaci řízení kontaktů, konkrétně jde o schůzky, rezervace, prohlídky nebo četnosti interakcí s klienty, jejich přehledy a vyhodnocování.

Přínosy řešení

Jedním z hlavních cílů implementace bylo vybudování centrálního úložiště dat. Jeho splnění vygenerovalo několik důležitých přínosů. Uživatelé mají nyní možnost okamžitě získat ze systému aktuální a správná data, na jejichž základě pak mohou připravovat přehledy a analýzy. Tato data zároveň poskytují jednotnou verzi pravdy na všech výstupech, což je zcela zásadní pro developerskou skupinu, jejíž byznys je založen na vytváření právních subjektů pro realizaci nových projektů, jejich ekonomickém vyhodnocování a nakonec odprodeji zákazníkům. Důležité je zejména přesné a správné řízení nákladů a finančních toků, které představují obrovské částky přenášející se mezi firmami, dodavateli, zákazníky, investory a dalšími subjekty.

V systému je dále možné plánovat příjmy a výdaje podle realizace projektů a změn, které v průběhu času nastávají. Rovněž lze plánovat prodeje, což před nasazením Microsoft Dynamics NAV nebylo k dispozici. Jeho uživatelé nyní znají očekávané příjmy a jejich historický vývoj. Na jeho základě připravují výhledy do budoucna a podle předem stanovených kritérií sestavují plány prodeje. To významně posiluje jak operativní rozhodování, tak především strategické řízení skupiny Crestyl.

Obr. 2: Plán příjmů od klientů dle milníků stavby a jeho posun v čase podle změny termínu milníku
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

V neposlední řadě představuje významný přínos zavedení systému pro řízení dokumentů a pracovních toků. Nyní má skupina k dispozici nejen přesnou evidenci průběhu schvalování, ale také nástroj, kterým lze workflow spravovat a aktivně využívat. Uživatelé mohou rovněž pracovat s dokumentací k vystavěným objektům a poskytovat ji klientům přes prodejní web.

Obr. 3: Rezervační web bytových jednotek
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Zkušenosti a doporučení

"Než se pustíte do výběru informačního systému, doporučuji udělat si důkladný přehled o nabízených ERP řešeních a jejich dodavatelích. Důležité je zejména dobře si porovnat podmínky dodávky, implementace a provozu, a to jak finanční, tak časové, organizační i personální. Pokud tento krok podceníte, pak jen obtížně udržíte náklady na projekt pod kontrolou a pravděpodobně se vám nepodaří dodržet ani jeho časový harmonogram," shrnuje své hlavní poznatky Barbora Jančová, a pokračuje: "Dále doporučuji věnovat dostatek času přípravě projektu. Vím, že se tato věc zmiňuje velmi často, ale stejně tak se obvykle podcení. Nezbytnou podmínkou je zajistit podporu managementu pro zamýšlený projekt."

„Zcela nezbytná je rovněž zainteresovanost klíčových uživatelů. Pokud tito lidé nemají zájem na zavedení nového systému, pak se může stát, že automatizace jejich agendy nebude dostatečná nebo dokonce nebude fungovat vůbec. Nám se to také v jedné oblasti stalo a s důsledky špatného nastavení se vypořádáváme dodnes. Klíčoví uživatelé musí být nejen dostatečně motivováni, ale také odborně na výši. Musí mít chuť poznávat nový systém a najít si čas na jeho přizpůsobení tak, aby se z něj stal skutečně výkonný osobní nástroj pro zpracování každodenní rutinní agendy," uzavírá Barbora Jančová.


02.10.2012 - Petr Sodomka, Hana Klčová - četlo 7646 čtenářů.

[ Zpět ]


Tento článek ješte není ohodnocen.Hodnocení článku:
nejlepší [ 1 | 2 | 3 | 4 | 5 ] nejhorší
Verze pro tisk

Jméno
E-mail
Opište kód :    
Text
*)
   
Odkazy - pravý sloupec


  • Odběr novinek
  • Partneři webu:



  • Aktuální akce CVIS:


  •  
    Informační systémy
    v podnikové praxi
    (2. aktualizované a rozšířené vydání)
     

  • Nejčtenější články:
    1. Jak by podniky měly pracovat s umělou inteligencí
    2. Trendy na českém ERP trhu a jeho aktuální vývoj
    3. Gartner: Odhad vývoje trhu informační bezpečnosti
    4. Universal Robots: Coboty jsou odpovědí na růst zakázek a nedostatek pracovníků
    5. VMware kupuje VeloCloud Networks
    6. SAP a VMware spojují síly na podporu zavádění internetu věcí v podnicích
    7. Distributor značky SCOTT využívá MS Dynamics pro řízení prodejních kanálů
  • SystemOnLine.cz:

  • Přehledy informačních systémů 

    ERP systémy
     

    Plánování a řízení výroby
     

  • ČSSI
  • SSSI
  • VUT v Brně
  • Systemonline.cz
  • Výzkum a vývoj v ČR
  • ICT unie
  • Cacio
  • Živě
  • Lupa
  • AKA-MONITOR
  • Jiko Blog
  • Databázový svět
  • destinationCRM.com
  • MyCustomer.com
  • ZDNet
  • Nucleus Research
  • ComputerWeekly.com
  • IDC
  • Gartner
  • Deloitte
  • Accenture
  • Capgemini
  • CIO
  • Forrester Research
  • Aberdeen Group
  • Archiv: