Diskuze

Hubert J. E. směřuje k automatickému zpracování 100 % zbožových dokladů

Slovenská nápojářská jednička na trhu sektů a šumivých vín Hubert J. E. rozšiřuje možnosti automatického zpracování zbožových dokladů se svými odběrateli. Řešení ORION od CCV Informační systémy, předního českého providera služeb pro elektronickou výměnu dat (EDI) nyní používá také pro automatické zpracování PDF objednávek od klíčových odběratelů a zároveň pro plně elektronické zpracování vydaných daňových dokladů. Současně se zaměřuje na automatizaci výměny dokladů se svými dodavateli, aby se tak přiblížila ideálu digitálního podniku.

Hubert J. E. má na slovenském trhu široké portfolio zákazníků. Kromě prakticky všech významných obchodních řetězců jsou mezi jeho odběrateli i maloobchodní hráči na tradičním trhu, nápojářské velkoobchody nebo gastroprovozy. Celkem přes 200 obchodních partnerů, se kterými si vyměňuje obchodní a logistické doklady jako jsou objednávky, dodací listy nebo faktury. Čistě daňových dokladů zpracuje měsíčně přibližně tisícovku.

Impulzem byly náklady na zpracování vydaných faktur

"Náklady spojené se zpracováním, tiskem a rozesíláním takového množství dokladů byly dobrým důvodem pro elektronizaci fakturačního procesu," říká Rastislav Levčík, manažer IT a nákupu ve společnosti Hubert J. E. a dodává: "Možnost zbavit se skladu šanonů, ve kterých musely kolegyně v minulosti dlouze listovat, aby dohledaly potřebný daňový doklad, je pak třešničkou na dortu."

Cílem bylo celý proces toku dokladů maximálně zefektivnit. Elektronickou výměnu dokladů (EDI komunikaci) přitom využívá Hubert J. E. již od roku 2005 a aktuálně s pomocí EDI zpracovává polovinu všech zbožových dokladů automaticky. EDI je díky nejpokročilejším možnostem automatizace pro společnost prioritou. Ne všichni zákazníci však využívají pro výměnu dokladů strukturovaná data EDI.

Především menším odběratelům z oblasti regionálních velkoobchodů či gastro segmentu musela tedy doposud společnost Hubert J. E. posílat faktury e-mailem, faxem nebo vytištěné poštou. Interní průzkum vypracovaný controllingovým oddělením poté odhalil významný prostor k úspoře, pokud by se podařilo tento zastaralý papírový proces transformovat na využití elektronických formátů.

Dalším úzkým místem s vysokou pracností pro obsluhu byl příjem objednávek od těchto zákazníků. Ty chodí od odběratelů, kteří EDI nevyužívají, většinou v podobě PDF přílohy e-mailu. Je tedy potřeba je ručně přepsat do informačního systému, aby s nimi mohla pracovat expedice.

Odteď pouze elektronicky

Na příkladu zákazníka, jakým je Kaufland Slovenská republika, jde o desítky rozsáhlých objednávek měsíčně. Kaufland se díky velkému objemu dokladů stal vhodným pilotním zákazníkem pro automatické zpracování PDF objednávek. Služba ORION PDF2EDI tyto doklady strojově převede na EDI zprávu ORDERS, kterou poté načte do informačního systému společnosti Hubert J. E. stejně jako jakoukoli objednávku od odběratele, který je na výměnu elektronických dokladů EDI připravený. Dokáže dokonce rozeznat tzv. změnové objednávky, které Kaufland využívá, a obsluhu na ně upozornit. Zpracování těchto objednávek se tak několikanásobně zkrátilo a chybovost se zároveň limitně blíží nule. Tímto způsobem je přitom možné zpracovávat PDF objednávky od jakéhokoli zákazníka a na způsobu odesílání těchto dokladů se pro zákazníka vůbec nic nemění.

Ve zpracování faktur vydaných šel Hubert J. E. ještě dále.

"Všechny podoby vydaných daňových dokladů jako jsou dobropisy, cenové dobropisy, vrácení bezplatného zboží a samozřejmě faktury jsme nyní schopni odbavovat elektronicky přímo z našeho systému," pochvaluje si Levčík.

Veškeré daňové doklady jsou přenášeny z informačního systému SAP do konsolidačního centra ORION, kde jsou opatřeny ověřeným elektronickým podpisem, odeslány odběrateli a zároveň elektronicky důvěryhodně archivovány včetně využití časového razítka tak, aby splňovaly podmínky aktuální legislativy. "Zavedením elektronické fakturace se zbavujeme spousty papíru a již se nám nestane, že se po některé faktuře doslova slehne zem," doplňuje Levčík.

O společnosti Hubert J. E.

Společnost Hubert J. E. je první mimofrancouzská továrna na výrobu šumivého vína a zároveň jedna z nejstarších značek na Slovensku. Když pomineme legendu o francouzském vojákovi, která se se jménem společnosti traduje, tak byla společnost založena roku 1825 v Bratislavě. Je největším slovenským producentem sektů s roční produkcí více než 7,5 milionu lahví. V roce 2000 se společnost stala členem německé skupiny Henkell & Co Sektkellereien KG. Součástí této skupiny je také česká jednička Bohemia Sekt. O několik let později přidala do svého sortimentu slovenská vína Vitis Pezinok a Karpatské brandy. Své produkty dodává prakticky do všech významných obchodních řetězců na Slovensku.

O společnosti CCV Informační systémy

CCV Informační systémy je ryze český výrobce software, který 25 let patří k významným hráčům domácí scény oboru informačních systémů. Sídlí v Brně (divize CCV Business Solutions, CCV Customer Services a CCV eGovernment) s dalšími pobočkami v Opavě (divize CCV eBusiness) a na Slovensku v Nitře (CCV Informačné systémy).


08.03.2018 - Petr Ondrášek - četlo 2666 čtenářů.

[ Zpět ]


Tento článek ješte není ohodnocen.Hodnocení článku:
nejlepší [ 1 | 2 | 3 | 4 | 5 ] nejhorší
Verze pro tisk

Jméno
E-mail
Opište kód :    
Text
*)
   
Odkazy - pravý sloupec


  • Odběr novinek
  • Partneři webu:




  •  
  • Aktuální akce CVIS:


  •  
    Informační systémy
    v podnikové praxi
    (2. aktualizované a rozšířené vydání)
     

  • Nejčtenější články:
    1. SystemOnLine.cz:

    2. Přehledy informačních systémů 

      ERP systémy
       

      Plánování a řízení výroby
       

    3. ČSSI
    4. SSSI
    5. VUT v Brně
    6. Systemonline.cz
    7. Výzkum a vývoj v ČR
    8. ICT unie
    9. Cacio
    10. Živě
    11. Lupa
    12. AKA-MONITOR
    13. Jiko Blog
    14. Databázový svět
    15. destinationCRM.com
    16. MyCustomer.com
    17. ZDNet
    18. Nucleus Research
    19. ComputerWeekly.com
    20. IDC
    21. Gartner
    22. Deloitte
    23. Accenture
    24. Capgemini
    25. CIO
    26. Forrester Research
    27. Aberdeen Group
    28. Archiv: