Filozofie BSC umožňuje sledovat nejen finanční potřeby a výsledky, ale také neméně zásadní nefinanční ukazatele výkonnosti - schopnost pracovat se znalostmi a procesy, které jsou potřebné k vlastnímu růstu, zdokonalovat a rozvíjet je. Pomáhá odpovědět na otázku, jak podniky vytvářejí hodnotu pro současné i budoucí zákazníky a nakolik se musí zlepšit kvalita lidských zdrojů, systémů a způsobu práce, které určují schopnost přežít. Toto rozdělení bývá specifické pro každou jednotlivou firmu a "šije se na míru".

Klikněte na obrázek pro zvětšení

Balanced Scorecard (BSC) se zrodil na renomované Harvard Business School a slouží ke zlepšení strategického a manažerského řízení libovolného typu organizace. České manažerské veřejnosti ho jeho autoři Robert S. Kaplan a David P. Norton představili v září 2000 na konferenci Manageware ve Zlíně. Od té doby se BSC v České republice těší značné oblibě. Na základě dotazníkového šetření provedeného společnostmi Controller Institute a Contrast Consulting v únoru 2002 bylo zjištěno, že 16% českých společností má koncept BSC sestaven a 14% ho právě sestavuje.

Strategie do posledního šroubku

K tomu, aby BSC správně fungoval, tj. vedl firmu po vytyčené trase, je třeba navrhnout ukazatele. V první řadě to znamená definovat, co vlastně od zavedení BSC očekáváme, co bude pro firmu znamenat. Na tuto fázi navazuje správné nastavení měřítek na úrovni každého cíle (pro každý cíl minimálně jedno měřítko) a pro každou úroveň rozklad ukazatelů na dílčí měřítka procesů (pro jednotlivé úrovně řízení do tzv. kaskád). Kromě samotných měřítek je velmi důležité stanovení ambiciózních, avšak realistických cílových hodnot a varovných prahových hodnot. Všechny hodnoty a měřítka je třeba průběžně sledovat a analyzovat jejich trendy.

Vzájemné souvislosti jednotlivých strategických cílů zachycuje "strategická mapa", obrázek celkové strategie organizace. Mapa na základě skutečných hodnot umožňuje potvrdit či vyvrátit spekulace o jejich vzájemném ovlivňování (např. vliv rostoucí spokojenosti zákazníků na výši objemu prodeje). Umožňuje také ověřit potenciální riziko protichůdnosti jednotlivých cílů či měřítek.

Celý systém musí být postaven velmi flexibilně a umožňovat radikální zásahy. Je nutné počítat také s obměnou strategie a celé BSC. Autoři myšlenky Balanced Scorecard Kaplan a Norton kladou značný důraz také na představení a vysvětlení všech aspektů BSC pracovníkům podniku. Konzultant společnosti LBMS Michael Hanke k tomu dodává: "Příliš často se totiž v praxi stává, že je sice na úrovni vrcholového managementu schválena "skvělá" strategie, ale ve skutečnosti se lidé v podniku nadále zabývají činnostmi, které se strategickými cíli příliš nebo zcela nesouvisejí. Tady komunikace hraje klíčovou úlohu, vždyť 85 % manažerů tráví méně než hodinu měsíčně diskutováním nad strategií! Ukazuje se, že většina lidí v organizacích nezná definované cíle a nedokáže tedy zhodnotit význam přidané hodnoty jimi vykonávaných činností."

Technika a BSC

V praxi se stále vyskytují "systémy" tužka-papír-Excel, kdy pracovníci sledovaná data sbírají a vyhodnocují manuálně na papíře/v Excelu. Ale i s těmito systémy jsou spojeny značné náklady na udržování. Vzhledem k objemu dat je to cesta do pekel. V praxi je Balanced Scorecard často součástí softwarového ERP balíku. Jelikož BSC obvykle pracuje s velkými objemy dat, musíme mít k dispozici dostatečné technické zázemí. Technologická platforma musí být flexibilní a poskytovat nástroje pro analýzu a reporting.

Každý systém musí mít jednoduché ovládání, které dovoluje jeho využití na všech úrovních řízení organizace. Měl by také umožňovat snadnou interpretaci vytvářených diagramů, jakými jsou scorecards (souhrny výsledků) či strategické mapy. Analytické softwarové nástroje BSC je třeba integrovat přímo do provozních IS/IT systémů, databází nebo datových skladů, jako jsou finanční systémy, ERP či CRM systémy.

Jedním ze softwarových nástrojů, který usnadňuje efektivní plánování, implementaci a komunikovaci vizí a strategie organizací, je např. QPR ScoreCard vyvíjený finskou společností QPR, kterou společnost LBMS v České republice zastupuje. "Jedná se o profesionální nástroj specializovaný na problematiku BSC. QPR Scorecard nabízí pohled na strategii organizace ve formě scorecard diagramu ve tvaru hierarchického stromu. Strom znázorňuje jak jednotlivé perspektivy, hlavní a dílčí strategické cíle, tak zejména definovaná strategická měřítka s indikátory jejich aktuálního stavu," vysvětluje Hanke.

Vytvořte si BSC portál

Úspěšnost rutinního zavedení BSC systému do praxe významně podpoříte využitím celopodnikových webovských portálů. Například QPR ScoreCard v sobě zahrnuje QPR Portal, který poskytuje v každém okamžiku aktuální manažerské informace pro řízení strategie a řízení procesů. Takový portál je schopen individualizace a automatického zpřístupnění informací, které jsou pro daného pracovníka klíčové. Měřítka a akční plány, za které pracovník odpovídá, veškeré novinky či komentáře, které se ho týkají, jsou tak stále "na očích". Navíc systém umožňuje "surfovat" celým portálem v rozsahu nastavených přístupových práv. Samozřejmostí musí být fulltextové vyhledávání podle zadaných klíčových slov.

Důležitou vlastností kvalitního portálu je vizualizace informací uložených v databázi BSC systému. Nejjednodušším grafickým pohledem je zobrazení vybrané scorecard ve formě hierarchického stromu. Jiným grafickým pohledem je strategická mapa. Umožňuje zvažovat vzájemné vztahy příčin a důsledků mezi jednotlivými prvky scorecard (například strategickými cíli či měřítky). Lidé tak lépe porozumí strategii, pochopí, jak zaměření se na jednu oblast (např. cíl) ovlivňuje jiné oblasti (cíle).

BSC systém obvykle dokáže vypočítávat tzv. korelační faktor mezi jednotlivými prvky scorecard. Dovoluje tak průběžně ověřovat oprávněnost našich spekulací o příčinách a jejich důsledcích. Graficky je možno znázornit také historický vývoj hodnot jednotlivých měřítek. Můžeme tak poznat trendy vývoje aktuálních hodnot sledovaných metrik. Obvykle lze na grafech též sledovat vývoj plánovaných cílových a alarmujících hodnot. Poznáte tak, nakolik se vám daří vaše snahy o průběžné zlepšování efektivnosti a výkonnosti.

Portály mohou mít zabudované systémy ohlašování, nejčastěji prostřednictvím elektronické pošty. Umožňují tak předcházet nejrůznějším opomenutím (například nevyplnění požadovaných aktuálních hodnot měřítek) či přehlédnutím (např. upozornění na nově dostupné či modifikované informace).

Přínosy

BSC by měl být každodenním strategickým nástrojem využívaným nejenom vrcholovým managementem pro sledování vývoje businessu v případě ziskového sektoru, resp. v kvalitě poskytovaných služeb občanům a institucím, efektivním čerpání stanoveného rozpočtu atd. Koncept BSC je velice univerzální, přirozený a snadno pochopitelný, proto má šanci na úspěch.

Budování BSC systému pro vás bude velice užitečnou a poučnou zkušeností. Získáte hlubší vhled do toho, co a jak ovlivňuje fungování vaší organizace, lépe pochopíte vzájemné souvislosti mezi jednotlivými strategickými prvky. Abyste dosáhli žádoucího stavu, měli byste systém běžně používat v každodenní praxi organizace. Aktualizace, vyhodnocování a reportování dat provádějte pravidelně jako integrální součást řídících a reportingových procesů organizace.

Strávíte méně času na schůzkách, při sběru a distribuci informací, více času tak můžete věnovat vlastní interpretaci získaných informací a kreativnímu přemýšlení. Pokud budete BSC zavádět rozvážně a s praktickým nadhledem, dočkáte se okamžiku, kdy začnou být vaše strategie naplňovány.

Článek byl uveřejněn v časopise EBIZ 5/2003.

16.07.2003 - Tomáš Novák - četlo 20278 čtenářů.

Tento článek ješte není ohodnocen.

Hodnocení článku: nejlepší [ 1 | 2 | 3 | 4 | 5 ] nejhorší

Diskusní fórum ke článku
Jméno
E-mail
Opište kód :
Text *)