Diskuze

Znamenají KPI konec finančních analýz v Čechách?

Článek seznamuje čtenáře s možnostmi využití klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) při řízení firmy. KPI bývají jako nástroj aplikací Business Intelligence často opomíjené. Článek proto zdůrazňuje praktické dopady využití KPI do řízení podniku a hodnocení pracovníků na všech úrovních.

Problematika podnikových analýz

"Co nelze měřit, nelze řídit" - tato základní poučka bezesporu platí nejen v podnikovém řízení. Proto bylo definováno mnoho ukazatelů a ještě více metod, které přesně popisují stav podniku. Pohledů na situaci uvnitř podniku může být ale tolik, kolik činností firma provozuje - zásobování, skladové hospodářství, finance, odbyt apod.

Finanční analýza má za cíl zachytit všechny oblasti činnosti firem pomocí svých klíčových ukazatelů. Přitom se snaží využít ty ukazatele, které by byly z hlediska dostupnosti údajů i výpočtu jednoduché. Existuje několik ukazatelů, které hodnotí činnost firmy jako celku a zároveň je lze aplikovat na její jednotlivá střediska. Tím se pak tento ukazatel stává také nástrojem řízení firmy.

Manažeři mnoha podniků trpí záplavou dat a přitom si stěžují na nedostatek kvalitních informací. Co tento nežádoucí stav nejvíce ovlivňuje? K nejčastěji se vyskytujícím problémům patří:

  1. Nízká dostupnost kvalitních zdrojových dat pro podporu manažerského rozhodování.
  2. Složitost a nesrozumitelnost způsobu zpracování dat (metodiky výpočtu).
  3. Neschopnost správně zvolit a využít podnikový software.

Bez kvalitní podpory IS/IT se dnes zpracování manažerských informací neobejde. Otázkou zůstává, zda jsou k podpoře manažerského rozhodování postačující data z provozních systémů typu ERP, či zda je nezbytně nutné nasadit v podniku analytické systémy.

Co se skrývá pod pojmem KPI?

KPI lze zařadit spolu s vytvářením dotazů a reportingem, on-line analytickým zpracováním (OLAP), statistickými analýzami, prognózami a s modely BSC (balanced scorecards) do aplikací BI (Business Intelligence). Business Intelligence (BI) patří do kategorie aplikací využívaných pro sběr, zpracování a analýzu dat, podporující rozhodovací procesy firmy.

Řešení Business Intelligence je vždy kombinací nejrůznějších komponent, přičemž jeho konkrétní podoba, rozsah a složitost je dána potřebami a podmínkami daného podniku nebo instituce. Neexistuje tedy standardní nebo převažující řešení. V nejširším kontextu do komponent BI zahrnujeme:

  • produkční systémy, které mají většinou transakční charakter - z pohledu BI vytvářejí zdrojové databáze
  • ETL - datové pumpy - zajišťující výběry, transformace a ukládání dat mezi produkčními databázemi, DSA, ODS, datovým skladem a datovými tržišti
  • integrační nástroje (EAI) pro on-line, okamžité aktualizace datového skladu, umožňující tzv. "datové sklady v reálném čase"
  • dočasná úložiště dat (DSA) pro okamžité uložení dat a jejich úpravy před transformací do datového skladu
  • operativní úložiště dat (ODS), s aktuálním snímkem dat, určená pro operativní dotazy
  • datové sklady - vesměs celopodnikového charakteru
  • datová tržiště orientovaná na vybrané útvary (divize apod.) nebo oblasti řízení firmy
  • OLAP databáze zahrnující jednu nebo několik OLAP kostek charakteristických agregovanými údaji a krátkou dobou odezvy
  • nástroje pro reporting, pro generování výstupních přehledů, zpráv, apod.
  • manažerské aplikace (MIS) - uživatelské aplikace nad datovými sklady nebo OLAP kostkami
  • další nástroje (nástroje pro zajištění datové kvality, pro správu metadat, pro podporu rozhodování a expertní nástroje)

Výše popsané komponenty - aplikace, nástroje i technologie, tvoří tedy společně architekturu Business Intelligence. V praxi jsou do značné míry integrovány, ale lze se rovněž setkat s implementacemi určité kombinace těchto technologií. Pro uživatele-manažera by, díky integraci jednotlivých úloh BI, měla být práce naprosto transparentní. Ideálním stavem je situace, kdy uživatel pracuje s jedním koncovým nástrojem (nebo více nástroji s jednotným uživatelským rozhraním), ve které zadává své dotazy a nestará se o technologii, která je přitom používána (např. zda je využíván datový sklad, produkční databáze, multidimenzionální databáze apod.). Tento požadavek je dnes podporován existencí integrovaných robustních produktů, které pokrývají většinu úloh Business Intelligence a využívají jednotné uživatelské rozhraní koncových nástrojů [4].

Systémy, které poskytují manažerům on-line přístup k relevantním informacím v účinné a přehledné formě, nazýváme manažerské aplikace. Tyto aplikace v sobě integrují všechny nejdůležitější datové zdroje výše popsaného systému, významné pro řízení organizace jako celku.

Manažerské informační systémy

Manažerské systémy (MIS - Management Information Systems) podporují budování modelů pro sledování klíčových ukazatelů výkonnosti podniku tzv. Key Power Indicator (KPI) a implementace metodiky Balanced Scorecard (BSC). Tato funkcionalita je uživateli zpřístupněna pomocí tzv. "manažerského kokpitu", který soustřeďuje klíčové ukazatele výkonnosti při zachycení souvislostí. V případě, že uživatel vyžaduje detailní analýzu daného ukazatele, je dále automaticky směřován na analytický report.

Implementace manažerského informačního systému MIS přinesla v mnohých firmách zvýšení efektivity práce analytických uživatelů. Potřebné informace jsou po zavedení manažerského informačního systému k dispozici okamžitě, bez zdlouhavé procedury vytváření výstupních sestav. Veškerá rozhodnutí mohou být podložena průkaznými informacemi z manažerského informačního systému, přičemž systém je otevřený pro vstup dalších dat dle uživatelských požadavků.

Analytické nástroje KPI existují jako přídavné moduly stávajících podnikových informačních systémů. KPI se obvykle sestávají z kombinací zpráv, tabulek a grafů. Mohou obsahovat čísla celkových nebo regionálních prodejů, průběžné trendy, personální statistiky, atd. Tyto nástroje umožňují především porovnání různých finančních modelů, vytvoření a sledování vlastních ukazatelů, jejich srovnání s předchozími stavy. Hledisko srovnání je velice důležité - můžeme sledovat ukazatele za celou organizaci, nebo je za její dílčí složky. To vše v několika minutách a na základě aktuálních informací. Tyto nástroje však neumožňují pouze analýzu současných stavů. Na základě námi definovaných ukazatelů lze vytvářet i prognózy a to až na 20 let dopředu. Toto dlouhodobé plánování jistě pozitivně ovlivní také strategické finanční plánování podniku.

Již byla zmíněna přehlednost, která nutná pro správné pochopení prezentovaných dat. Proto si uživatel může definovat mnoho způsobů zobrazení dat. Například sloupcový graf uživateli ukazuje podle regionů, kde nebyly splněny kvóty prodeje, tím, že je zvýrazní červenou barvou. Regiony s prodejem, které dané kvóty splňují jsou zobrazeny jako zelené sloupce. Přitom je důležité připomenout, že nejen zobrazení, ale také samotné ukazatele si uživatel definuje sám. Právě tato možnost definování vlastních ukazatelů je velmi vhodná v době, kdy se rozvíjí diskuse o srovnatelnosti podnikových údajů a jejich ovlivnitelností účetními metodami. Firma, která jasně definuje své klíčové ukazatele výkonnosti, pak nemá problém s jejich měřením a tudíž i řízením.

Grafický výstup může vypadat například takto:

Analytické nástroje umožňují managementu vidět "zdraví" podniku na první pohled
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)


V rámci podniků lze definovat nejen souhrnné ukazatele výkonnosti, ale je možné, aby každý manažer definoval vlastní ukazatele. Zde je zřejmá obrovská flexibilita tohoto nástroje.

Samozřejmě, že tyto produkty jsou k dispozici také firmám, které obchodují přes internet. Pro ně platí také další klíčové ukazatele, které jsou pro hodnocení jejich činnosti velmi důležité. Mám na mysli počet návštěvníků jejich virtuálního obchodu, objemy obchodů, období největšího zájmu o poskytované zboží (sezónnost) apod.

Maximální přehlednost je pro analytické nástroje typická
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)


Mám-li shrnout hlavní přednosti tohoto nástroje, pak se jedná především o:

  • vysokou míru přizpůsobení se uživateli (vzhled, jednotlivé ukazatele - tvorba vlastních)
  • rychlost, se kterou je možno získat požadované informace
  • možnosti srovnání s plánem
  • vytváření prognóz na základě klíčových ukazatelů každé firmy
  • nízké náklady na zavedení a provoz systému

KPI v personálním řízení

KPI mohou ale sloužit jako cenné vodítko také při hodnocení pracovníků. Například v Českém Telecomu má každý zaměstnanec nastavené osobní cíle právě prostřednictvím KPI, které jsou úzce provázány s KPI jeho nadřízeného a ty zase s KPI jeho nadřízeného atd. To znamená, že každé strategické rozhodnutí na nejvyšší úrovni se promítá do nastavení osobních cílů zaměstnance. Zaměstnanci jsou hodnoceni minimálně jednou za rok, velké procento zaměstnanců, například v oblasti prodeje, je hodnoceno čtvrtletně. Prvním kritériem hodnocení je plnění KPI a tím druhým je takzvané profesní chování, což vypovídá o tom, jak byl zaměstnanec aktivní, jak spolupracoval v týmu a jakým způsobem přistupoval k řešení problémů. Na konci roku se pak vypracuje celkové hodnocení vycházející z KPI a profesního chování do jednoho výsledku, který pak zařadí pracovníka v týmu podle úspěšnosti. Toto hodnocení je ještě doplněno o hodnocení v rámci týmu do tří úrovní.

Je tedy zřejmé, že podnikům se v podobě systému KPI do rukou dostává nástroj, se kterým je možno rozhodování nejen zpřesnit, ale také - a to v neposlední řadě - urychlit. Jedná se tedy o začátek konce finančních analýz? Jistě že ne. Jak již bylo uvedeno, jedna z předních výhod těchto nástrojů je maximální přizpůsobivost uživateli. Jak by ale mohl uživatel vytvářet vlastní (pro firmu charakteristické - tedy klíčové) ukazatele, kdyby nevěděl, co je jejich obsahem? Jak by rozuměl předem definovaným ukazatelům? Odpověď dává pouze bezchybná znalost problematiky firemních ukazatelů výkonnosti, které z finanční analýzy přímo vyplývají. Nejde tedy o konec finanční analýzy v podnicích, ale o zjednodušení celého jejího procesu. Systém KPI pak umožňuje její výsledky kdykoli a přehledně poskytnout např. vybraným skupinám zaměstnanců a stát se tak silným motivačním nástrojem.

Zdroje:

  1. http://www.iolap.com [cit. 21.3.2005]
  2. http://www.businessintelligence.com [cit. 21.3.2005]
  3. http://www.accpac.com [cit. 21.3.2005]
  4. NOVOTNÝ O., POUR J., SLÁNSKÝ D. Business Intelligence. Praha: Grada Publishing, 2005. ISBN 80-247-1094-3.
  5. Rozhovor s Imrichem Gombarem, výkonným ředitelem pro lidské zdroje společnosti Český Telecom (vloženo: 13.4. 2004). Dostupné z: http://www.stunite.cz

26.07.2005 - Petr Zahálka - četlo 8785 čtenářů.

[ Zpět ]


Tento článek ješte není ohodnocen.Hodnocení článku:
nejlepší [ 1 | 2 | 3 | 4 | 5 ] nejhorší
Verze pro tisk

Jméno
E-mail
Opište kód :    
Text
*)
   
Odkazy - pravý sloupec


  • Odběr novinek
  • Partneři webu:




  •  
  • Aktuální akce CVIS:


  •  
    Informační systémy
    v podnikové praxi
    (2. aktualizované a rozšířené vydání)
     

  • Nejčtenější články:
    1. Infor ohlásil nová finanční API rozhraní pro potřeby digitální transformace
    2. Společnost ICZ posiluje své působení v oblasti informačních systémů pro zdravotn
    3. Aktuálny stav HRIS v ČR a SR: Výsledky výskumu vo verejnej správe a samospráve
    4. Skladový systém Lokia WMS jako skladová nadstavba Microsoft Dynamics 365
    5. V roce 2025 bude každé připojené autonomní vozidlo generovat 1 TB dat měsíčně
  • SystemOnLine.cz:

  • Přehledy informačních systémů 

    ERP systémy
     

    Plánování a řízení výroby
     

  • ČSSI
  • SSSI
  • VUT v Brně
  • Systemonline.cz
  • Výzkum a vývoj v ČR
  • ICT unie
  • Cacio
  • Živě
  • Lupa
  • AKA-MONITOR
  • Jiko Blog
  • Databázový svět
  • destinationCRM.com
  • MyCustomer.com
  • ZDNet
  • Nucleus Research
  • ComputerWeekly.com
  • IDC
  • Gartner
  • Deloitte
  • Accenture
  • Capgemini
  • CIO
  • Forrester Research
  • Aberdeen Group
  • Archiv: