Třetí díl seriálu Informační systémy pro české podniky věnujeme představení technologicky zcela nové verze podnikového informačního systému Money S5, jehož doménou je řízení ekonomických a logistických procesů firmy. Zaměříme se především na popis klíčových funkcionalit, které najdou uplatnění zejména v maloobchodních, velkoobchodních a servisních organizacích. Na konkrétních příkladech si ukážeme novinky zakomponované v tomto systému, které ocení jak běžní uživatelé, tak jeho správci.
Podkapitoly seriálu
Propracované účetnictví a správa majetku
Money S5 pokrývá řízení ekonomiky podniku, a to v oblastech účetnictví, správy majetku a controllingu nad ním. Controlling zahrnuje proměnné nastavené nad jednotlivé části systému, tzv. primární účty (obvykle analytické účty z účtového rozvrhu), které je účetní schopna zadat přímo na karty dodavatelů nebo odběratelů a pak je může sledovat. Stejně tak se jedná o bankovní účty a pokladny, které lze takto rozlišit a nemusí se vytvářet speciální předkontace na zaúčtování. Podobně se dají nastavit jednotlivé typy či skupiny dokladů. Součástí oblasti ekonomiky S5 je i speciální modul Majetek. Zahrnuje běžný i leasingový majetek, odpisy a odpisové plány či odpisy podle spotřeby. Systém je také připraven na vykazování a odepisování podle IFRS standardů, které umožňují více odpisových plánů.
Systém S5 je podstatně rozšířen o cizí měny, které obsahují přepočty mezi jednotlivými měnami a denominace. S5 nabízí také aparát pro hromadnou práci s doklady, např. filtrování adres pro pravidelné měsíční vystavení faktur na stejnou částku. Money S5 má zakomponován i systém upozornění na neplatiče, na překročení kreditu zákazníka nebo kreditu po splatnosti apod. Součástí standardu S5 jsou také přednastavené sestavy.
Controllingové nástroje
Informační systém S5 obsahuje napevno nastavené controllingové proměnné. Jedná se např. o číselníky (region, kraj, produktové klíče atp.), které umožňují vyhodnocovat teritoriální aktivity, prodejce či zásoby. Dále jsou v systému k dispozici tři volné controllingové dimenze, nazvané činnosti, zakázky a střediska, které se "táhnou" všemi doklady v systému od objednávek až po účetní knihu. Názvosloví a proměnné dimenzí je možné samozřejmě změnit a použít na cokoliv. Na začátku nového účetního období si zákazník dimenze definuje a další období buď změní nebo převezme starou strukturu. Dimenze mají stromečkovou strukturu definovanou uživatelem a lze je mezi sebou jakýmkoliv způsobem kombinovat a vyhodnocovat.
Dimenze jsou buď automaticky zadávané na základě předkontace či uživatele, který doklad pořizuje, nebo se zadávají až při vystavování dokladu, a to na celek či jeho jednotlivé položky.
Ukázka controllingových proměnných
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
Rozlišení stavu dokladu
Money S5 nabízí zajímavou možnost rozlišit stavy dokladů. Záznam je při vkládání ve stavu tzv. rozpracováno a reprezentuje jakoukoliv nedokončenou práci. Dá se využít v situaci, kdy se musí přerušit práce na rozdělaném dokladu, který se objevuje jako ikona na liště Windows. Při zavření a znovuotevření rozpracovaného dokladu se objeví poslední stav a v práci se dále pokračuje. Uživatel dočasné uložení bez jakékoliv další vazby (třeba na zaúčtování) zajistí volbou pole Koncept.
Uložení dokladu jako konceptu
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
Doklad může mít navíc tři fáze rozpracovanosti. První fází je popsaný koncept. Další fázi představuje aktivní doklad, který už ovlivňuje DPH, vyskladňuje skladové pohyby, vykrývá objednávky. Jde o primární doklad, se kterým se obvykle pracuje. Poslední fázi můžeme označit jako zaúčtováno.
Informační systém také podporuje schvalovací řízení a doklad může být dále označený jako schválený či neschválený. Neschválený doklad nemůže vstupovat do jiných dokladů nebo příkazů k úhradě.
Doklad může být tedy uložen jako aktivní, schválený, ale nemusí být zaúčtovaný. V systému se dají fáze nastavit tak, jak je zákazník využívá. Např. menší firma může v okamžiku uložení současně doklad i schválit a zaúčtovat.
Historie dokladů
Jakákoliv operace s dokladem se zapisuje do Historie akcí, která má tři možnosti logování neboli záznamu. Historie akcí je vždy jedním z detailů záznamu. Základní logování poskytuje informaci o uživateli, datu, hlavní informace o změně, ceně dokladu apod. Podrobné logování zaznamená stejné věci jako základní logování a navíc se k danému záznamu uloží XML obraz dokladu před změnou. Třetí, velmi podrobné logování (které výrobce interně nazývá jako "paranoia"), eviduje cokoliv, co uživatel udělá (vytiskne, klikne). Je určeno pro správce sítě, kteří chtějí sledovat činnost zaměstnanců, např. ve výpovědní lhůtě.
Pokud není doklad zamčen oprávněnou osobnou nebo není nastaveno automatické zamykání zaúčtovaných dokladů, lze údaje na dokladech měnit. Doklad je tak možné znovu přeúčtovat, čímž se zruší staré zaúčtování a pořídí nové. Umožnění zásahu do již zaúčtovaných dokladů závisí plně na přání zákazníka a jeho vnitropodnikových směrnicích. V opačném případě se v systému nastaví automatické zamykání a postupuje se přes opravné doklady. To je dáno i přístupovými právy a rolemi uživatelů.
Jestliže dojde ke smazání dokladu, zůstává jeho záznam fyzicky v databázi systému. Je ale věcí filtru, zda ho uživatel vidí jako přeškrtnutý, podobně jako při ruční opravě, nebo ne. Na smazaný doklad se potom nebere ohled. Money S5 smazané číslo dokladu uvolní a dále nabídne k použití, číslo se přitom ale použít nemusí. Je možné také vygenerovat seznam použitých čísel včetně smazaných a znovu použitých. Tento způsob použití čísel prošel auditem a kopíruje požadavky běžné praxe.
Podkapitoly seriálu
14.01.2008 - Hana Klčová - četlo 142608 čtenářů.
