Jak se modelují podnikové procesy?
Konkurenceschopnost firem je stejně tak tvrdá, jako konkurence štíhlých modelek předvádějících na světových molech modely poslední sezóny. Při řízení podnikových procesů, ať už jde o výrobu, ekonomickou oblast, obchod nebo personalistiku, si klademe zásadní otázku: "Kdo co dělá a v jakém pořadí?" A hned v zápětí se ptáme: "Jsou naše organizační rozhodnutí správná?"
Abychom si byli jistí, že naše postupy a rozhodnutí odpovídají plnění cílů naší firmy, nestačí pouhý popis podnikových procesů. Nejlépe je přímo si vyzkoušet, jak jsou spolu jednotlivé procesy propojeny a sladěny či jak jsou vyřešeny jednotlivé informační toky.
K tomu slouží řada softwarových nástrojů, jimiž můžeme nejen procesy zachytit a následně upravovat před vlastním nasazením informačního systému, ale také simulovat jejich chod.
Co přináší modelování pro firmu?
Díky věrným simulacím je možné ještě před nasazením informačního systému vyhodnotit různé varianty podnikových modelů a vybrat nejlepší řešení jako podklad pro rozhodnutí o organizačních změnách.
Tím se jednoznačně zvýší rychlost realizace jednotlivých procesů. Jaké jsou další přínosy z modelování a využití více variant řešení? Jednak se zvyšuje kvalita procesů, a to např. zkracováním dodacích lhůt zakázek, snižováním nákladů na personální obsluhu. Jednak se snižují náklady na kontrolní činnost a naopak zvyšuje kvalita systémové podpory.
Kdo panuje podnikovému modellingu?
K průkopníkům modelování podnikových procesů patří bezesporu Dynamický podnikový modelér (Dynamic Enterprise Modeler - DEM), jehož autorem je společnost Baan, dnes ve vlastnictví SSA Global Technologies. DEM je součástí ERP softwaru SSA Baan ERP, který umožňuje efektivní implementaci a následnou adaptaci celopodnikového informačního systému na měnící se vnější i vnitřní podmínky podniku. Tento ERP systém je určen zejména výrobním podnikům.
Specialistou na modelování podnikových procesů je populární software ARIS od společnosti IDS Scheer. Ten dokáže procesy nejen modelovat a následně optimalizovat, ale navíc také měřit jejich výkonnost. Právě tento přístup přináší podnikům komplexní služby špičkového módního salonu. ARIS je vhodným a vyzkoušeným nástrojem k rychlé implementaci systému SAP. Využít jej lze samozřejmě také s dalšími ERP systémy.
Aktuálním produktem IDS Scheer v této oblasti je ARIS SmartPath. Ten představuje novou dimenzi přednastavených hotových řešení. ARIS SmartPath obsahuje jak softwarové produkty a služby, tak procesní referenční modely, které umožňují časově a nákladově úsporné implementace řešení mySAP All in One. Toto řešení má podporu globálních zdrojů společnosti IDS Scheer a nabízí tím spolehlivý přístup podporující lokální potřeby i požadavky globální expanze.
Jak funguje Dynamický podnikový modelér?
SSA Baan ERP DEM je založen na principech tzv. dynamického podnikového modelování, které umožňuje modelování a dokumentaci podnikových procesů ve vazbě na organizační strukturu společnosti. Díky možnosti vytváření jednotlivých modelů umožňuje nejen zpracování existujících podnikových procesů, ale poskytuje podporu i pro modelovaní plánovaného stavu, změny a optimalizaci procesně orientované společnosti. Tento aplikační software, jako součást systému SSA Baan ERP, umožňuje přímo v modelech konfigurovat uživatelské postupy (posloupnosti zadávání a kontroly údajů), parametry i výsledné uživatelské rozhraní informačního systému.
Dvojí přístup
DEM umožňuje dva různé způsoby modelování. První způsob využívá referenční modely. Při tomto přístupu je kladen důraz na využití nejlepších praktik identifikovaných v příslušném průmyslovém odvětví, které jsou v referenčním modelu zahrnuty. Referenční model se tak stává ústředním bodem implementace.
Druhý způsob spočívá ve vytvoření vlastního modelu. Základem tohoto přístupu je důkladné zmapování všech činností podniku. Přitom se nebere ohled na to, zda budou procesy automatizovány pomocí softwarové podpory. Tento přístup lze vhodně kombinovat s vytvářením dokumentace procesů, a to např. pro účely certifikace dle ISO 9000. Výsledný projektový model, který sám prochází postupnou optimalizací, potom zahrnuje jak činnosti přímo spojené s příslušnou aplikační komponentou, tak funkce, které leží mimo rámec současné softwarové podpory.
Schéma uceleného zpracování transakcí
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
Co přinášejí nejlepší praktiky?
Referenční modely jsou navrženy pro specifická průmyslová odvětví. Dodávány jsou podle požadavků zákazníka, které vyplývají zejména z charakteru jeho výroby.
Implementace za pomoci referenčního modelu představuje významné ulehčení přenosu znalostí z dodavatele na zákazníka. Umožňuje také kvalitnější analýzu podnikových funkcí a jejich pokrytí funkčností informačního systému. Významně napomáhá redukovat vytváření vlastní uživatelské dokumentace k rutinnímu provozu informačního systému, neboť ta současně vzniká při softwarovém modelování podnikových procesů. Výsledkem modelování je automatická parametrizace ERP systému, vytvoření individuálního uživatelského rozhraní pro zpracování úloh na základě jejich procesního řazení bez použití klasické nabídky. Součástí vazby DEM a ERP systému je i automatické generování autorizací na úroveň jednotlivých podnikových rolí.
Podmínky implementace
Zásadní podmínkou k nasazení je ze strany zákazníka kromě dobře definovaného organizačního modelu zejména jeho odhodlání a snaha své modely v budoucnu dále udržovat a používat jako základního nástroje ke změně a optimalizaci podnikových procesů. Výhoda používání DEM spočívá v možnosti vytvářet současně i popisy a dokumentace procesů, které jsou součástí softwarových aplikací nasazených ve firmě mimo SSA ERP Baan. DEM lze také uplatnit u procesů, které nejsou automatizovány vůbec.
Vlastní zákaznické modely
Vlastní, výsledný zákaznicky specifický model, do něhož byly transformovány vybrané části knihoven (DEM komponent podnikových funkcí, podnikových procesů a pravidel) a referenčního modelu, slouží k aktualizaci modelu organizace, procesů a rozhodovacích pravidel. Prakticky je zákaznický model tvořen těmito dílčími návrhy:
- Model pro podnikové řízení a podnikové funkce - odpovídá na otázky: "Jaké řídící mechanismy organizace používá?" a "Co je obsahem aktivit organizace?"
- Model podnikových procesů - odpovídá na otázku: "Jak se budou činnosti organizace provádět?"
- Model podnikové organizace - odpovídá na otázku: "Kdo bude činnosti organizace provádět?"
- Model podnikových dat a jeho navigátor - odpovídá na otázku: "Jaká je souvislost činností a dat?"
- Konfigurátor, který zajišťuje integraci DEM s aplikačními komponentami informačního systému a workflow.
Výhody systému
SSA Global Technologies dodává modely pro montáž, konstrukce a výrobu na zakázku, výrobu na sklad, dávkovou procesní výrobu, servis, údržbu a finance. Praktická implementace probíhá na základě rychlé selekce potřebných funkcí a procesů za jejich současného přiřazení podnikovým rolím. Výsledkem je pak velmi rychlé nasazení ERP systému, a to řádově během 2-3 měsíců. Nevýhodou tohoto přístupu je jistá "typizovanost" řešení, která nemusí nutně vyhovovat všem zákazníkům. V České republice využila výhod DEM při implementaci SSA Baan ERP řada podniků, mezi jinými např. Škoda Energo, Škoda Dopravní technika, Molins, STROM telecom, MORA Moravia a další.
Z čeho se skládá ARIS SmartPath?
ARIS SmartPath je na rozdíl od DEM určen pro segment malých a středních firem. Pomáhá v efektivním vedení organizací podle stejných modelů, jaké používají velké organizace. ARIS SmartPath obsahuje modely přednastavené pro automobilový, energetický, elektrotechnický, potravinářský, nápojový průmysl a další odvětvová řešení. ARIS SmartPath je vyvíjen a dotvářen experty, kteří mají bohaté zkušenosti s lokálními podmínkami.
ARIS SmartParth se skládá z následujících komponent:
- ARIS Easy Designer - je zaměřen na procesní pohled - dokumentaci zákaznicky specifických procesů.
- ARIS Procesní model - je orientován na zákazníka - klíčové procesy s možností vyvolání transakcí ERP systému.
- Best Practises - přednastavená odvětvová řešení
- All-in-One - zaměřený na celkové řešení standardního ERP software.
Procesní orientace
V procesních modelech je velké množství odvětvově specifických procesů, a to podél celého dodavatelského řetězce, už předem definováno a spojeno s aplikací mySAP All-in-One. Zákazník se může rozhodnout, zda tato předem daná nastavení převezme nebo osvojí. Tím je zaručeno, že implementace řešení bude splňovat vlastní obchodní cíle.