Minerva ČR je výhradním distributorem a implementačním partnerem globálně dodávaného ERP systému QAD Enterprise Applications pro region střední a východní Evropy. Zaměřuje se na výrobní podniky několika segmentů (automobilový, strojírenský, spotřebitelský, farmaceutický, potravinářský a nápojový). Společnost byla jednou z prvních, která na ERP trhu přistoupila ke specializaci, definovala cílové vertikály, a až poté vyvinula rámcová řešení vycházející z konkrétních potřeb výrobních podniků.

Implementační projekt systému QAD začíná úvodní studií, jejíž zpracování trvá zpravidla jeden měsíc. Cílem studie je s dostatečnou přesností stanovit harmonogram, rozpočet a popsat řešení do takové míry detailu, aby zákazník věděl, co za navrženou cenu obdrží a jaký čas na realizaci projektu bude zapotřebí. Není tedy nutné zachytit procesy tak, jak přesně by měly vypadat a jak by měl být systém pro jejich obsluhu detailně parametrizován.

Konkrétní způsoby řešení jsou již součástí fáze modelování v rámci implementace. Práce na studii vyžaduje vysoce znalé konzultanty s dobrými zkušenostmi daného odvětví. Ti jsou schopni pracovat s požadavky uživatele přímo v systému nebo je usměrňovat a přesvědčit o výhodnosti optimálních přednastavených cest procesu. Podmínkou pro tento náročný způsob implementace je dlouhodobé budování a udržování kvalitního konzultačního týmu specialistů, kteří mají zkušenosti s 15 a více projekty v odvětví, na něž se soustřeďují.

Hlavní aktéři a jejich role v implementačním projektu

Oproti tradičnímu pojetí implementace zahrnuje nasazení systému QAD modifikaci a optimalizaci identifikovaných procesů, a to v průběhu jeho zavádění. Výsledkem je funkční systém s podrobným popisem procesů včetně odpovědnosti za každý z nich, a to až na jednotlivé obrazovky a pole. Jde bezesporu o nadstandardní službu, avšak s jasným přínosem. Navýšení investice se v podstatě zaměří na nejužší místo každé firmy – tedy zmapování a optimalizaci podnikových procesů a zvýšení jejich podpory pro generování čistého zisku (dle TOC principu dr. Goldratta).

Jako jeden z hmatatelných přínosů tohoto přístupu lze uvést průběh a výsledek "zapracování nového uživatele". Ten dostane k dispozici podrobný popis činnosti daného pracoviště. K jeho zaškolení pak postačí jednoduchý kurz na obsluhu systému a po velmi krátké době je nový zaměstnanec schopen plně zastávat svou pracovní pozici.

Implementace informačního systému dle metodiky společnosti Minerva představuje řízený proces s přesně danými kroky a rolemi. Sestaví se implementační tým a řídicí výbor projektu. Do tohoto výboru je jmenován vedoucí projektu za stranu dodavatele, jímž je zkušený konzultant nebo specialista na řízení projektů. Dále je jeho členem vedoucí projektu za stranu klienta, zástupci vrcholového managementu obou firem a případně také nezávislý poradce.

Řídicí výbor vyhodnocuje průběžný stav implementačních prací, milníky, v nichž se projekt nachází, a na základě jejich plnění pak schvaluje uvolňování finančních prostředků na úhradu provedených prací. Řídicí výbor se dále zabývá všemi problémy a otázkami, které není schopen vyřešit implementační tým.

Implementační tým se skládá z pracovníků dodavatele a zákazníka. Jejich role a úkoly jsou přitom determinovány oblastmi, za něž jsou v rámci projektu odpovědní. Společnost Minerva svým zákazníkům doporučuje, aby jejich pracovníci, zejména kvůli velkému vytížení, byli na implementaci hmotně zainteresováni.

Jak optimalizovat podnikové procesy během implementace

Implementace se zahajuje seznámením vrcholového vedení firmy s harmonogramem projektu, jeho obsahem, časovou náročností, přiřazením lidí a potenciálními riziky. Následuje základní školení klíčových uživatelů k principům a ovládání systému. Poté se provede nastavení systému a definování číselníků, zároveň s tím probíhá čištění dat.

Teprve nyní přichází na řadu jednoznačný popis a modelování procesů. Konzultant ve spolupráci s pracovníkem pro danou oblast navrhuje proces a společně hledají jeho optimální nastavení. V této fázi se v pravidelných intervalech pořádají společné workshopy pro dané podnikové oblasti. IT oddělení připravuje data pro migraci do nového systému. Převádí se statická i dynamická data (otevřené pracovní příkazy, zakázky a nákupní objednávky).

Podnikové procesy v uživatelském rozhraní ERP systému QAD
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Pilotní provoz spočívá v tom, že klíčoví uživatelé za dohledu konzultantů zkouší na vzorku dat funkčnost systému. Tato fáze se vyhodnocuje, zapisuje se, kde nastal problém, a provádí se náprava. Následuje druhý pilotní provoz, ale již na velkém vzorku dat tak, aby se otestoval náhodný výrobek. Klíčoví uživatelé pak školí koncové pracovníky, a tím si ověří a doplní potřebné znalosti. Na řadu přichází tzv. kontrola systému před spuštěním, kdy nezainteresovaný pracovník Minervy kontroluje číselníky a znalost procesů u uživatelů. Pokud je vše v pořádku, systém se s podporou rozběhne. Přibližně celé další čtvrtletí jsou konzultanti na projekt vázáni a řeší případné dotazy. Až poté se projekt akceptuje (závisí na smlouvě, je možné akceptovat jednotlivé fáze, např. školení) a tím přesouvá na oddělení podpory.

Celá implementace je pečlivě dokumentována, každý den je tvořen zápis z pracovního dne, který obsahuje úkoly a připomínky. Řídicí výbor má k dispozici hlášení o stavu projektu, obsahující důležitá rozhodnutí, plán na další období, stav v rámci rozpočtu.

Rychlá alternativa plnohodnotné implementace

Pro menší podniky, které preferují standardy před mapováním a úpravou procesů, je připravena verze QAD EA Rapid. Jedná se o lokální označení nabídky systému QAD se zrychleným způsobem implementace, při němž se využívá předpřipravených procesů pro daný průmyslový segment. Zákazník se přizpůsobuje nastaveným a praxí ověřeným postupům. Smyslem zrychlené implementace je vnést do procesů standardy a využít je pro efektivní práci. Díky tomu lze i služby poskytovat v omezeném rozsahu. Např. konzultace se takto krátí na čtvrtinu člověkohodin využitelných u standardního projektu.

Zrychlený postup je uplatňován i v oblasti školení, kdy se vynechává obecná výuka na demodatabázi a pracuje se přímo s připravenými procesy. Ty se pak s uživateli prochází a tzv. pilotují. Přitom se odhalují zásadní problémy, kvůli nimž by systém nemohl být schopen provozu. Až poté se přikročí k případné úpravě procesu nebo zásahu do funkcionality systému. U verze Rapid zákazníci ocení především významnou úsporu času a nákladů. Rapid není nijak omezující a v případě růstu společnosti umožňuje systém libovolně rozšiřovat o další moduly a dokupovat licence.

Procesní mapy

Významný prvek v systému představují tzv. procesní mapy, které lze tvořit přímo u zákazníka nebo lze použít a upravit mapy přednastavené, zejména ve verzi Rapid. Procesní mapy jsou vhodné především pro nově příchozí uživatele, kteří díky nim mohou snáze pochopit logiku a nastavení procesu. Nejde přitom jen o modelovací nástroj, ale o integrální součást systému, která může sloužit přímo k jeho ovládání.

Pokud chce uživatel vidět např. tvorbu zakázky, systém ukáže podrobnější mapu a její rozpad, přesně dokládající průběh tvorby zakázky. Přes mapu lze zakázku do systému i zadat, a to tak, že systém rovnou spustí funkci pro založení zakázky a mapu převede do navigačního sloupce. Systém tak lze ovládat nejen přes menu, ale i přes mapy procesů. Tuto skutečnost oceňují mj. také auditoři ISO standardů. Zaškolení na ovládání map je velmi jednoduché a pochopitelnější než klasické menu.

Štíhlé zavádění informačního systému SAP

Společnost Aimtec patří k úspěšným partnerům SAP v České republice. Na bázi produktu SAP Business All-in-One vyvinula vlastní řešení s přednastavenou funkcionalitou, která pro určité oborové skupiny představuje kvalitativně vysoký standard za přijatelnou cenu. Toto odvětvové řešení, nazvané Sappy (pro výrobní společnosti SappyManufacturing, pro výrobce a dodavatele v automobilovém průmyslu SappyCar a pro obchodní firmy SappyTrade), umožňuje Aimtecu lépe čelit nejen ERP produktům jiných výrobců, ale také silné konkurenci ze strany dodavatelů řešení SAP. Za tímto účelem Aimtec významně vylepšil také implementační metodiku. Řešení tak může být nasazeno již za 150 člověkodnů práce.

Implementační metodika Aimtecu vychází z vlastních dlouhodobých zkušeností konzultantů společnosti a standardní metodiky ASAP (Accelerated SAP). Samotný ASAP je natolik komplexní, že by byl pro použití v segmentu středně velkých výrobních firem příliš složitý. Proto byly některé jeho součásti pozměněny tak, aby byl zákazník při realizaci implementace co nejméně zatěžován a tam, kde si postup nevyžádá jeho vlastní aktivitu, pouze kontroloval výsledky. Proto také Aimtec nazývá svou implementační metodiku jako "štíhlou".

Na začátku implementace jsou stanoveny cíle a kritéria, a to opět "štíhlým způsobem". Tyto výkonnostní ukazatele směřují do hlavních oblastí, jako jsou zásobování, nákup, výroba, u nichž lze výkonnost reálně měřit.

Štíhlá implementace jako konkurenční výhoda

Typickým příkladem, kdy Aimtec změnil standardní postup za účelem zjednodušení a zkrácení implementačního procesu, je předsunutí přípravy dat na úvod projektu. Specialista pro přípravu dat (zkušený senior konzultant s logistickou a účetní praxí) již od počátku projektu koordinuje jednotlivé odborníky a zabezpečuje vytvoření číselníků a migraci dat. Je schopen zákazníkovi přizpůsobit procesy v oblasti číslování výrobků a materiálů pomocí postupů obsažených v produktových šablonách. K řízení celého procesu slouží balíček vytvořený přímo v SAP, který jednotlivé kroky hlídá.

Štíhlá implementace byla aplikována např. při nasazení SappyCar ve společnosti Megatech (dříve Plastkov Automotive). Celý projekt trval pouhých 6 měsíců, a to i přesto, že se v jeho průběhu firma restrukturalizovala. Během dvou měsíců od začátku implementace byl nasazen do ostrého provozu modul účetnictví a za další 4 měsíce již celá firma, čítající 800 zaměstnanců a tři pobočky, využívala plnou funkcionalitu celého systému.

Hlavní fáze projektu

Samotná implementace má několik fází. V prvním kroku je definován vlastní projekt a provedena analýza. Analýza probíhá následujícím způsobem: každý proces v SAP je rozebrán se zákazníkem. Konzultant vysvětlí průběh procesu a jeho výsledek. Případné změny dle požadavků zákazníka jsou definovány a zaznamenány pomocí softwarového nástroje Lotus Notes, který Aimtec používá v rámci projektové metodiky. Společnost je díky svým produktovým šablonám a projektové metodice schopna provést analýzu do jednoho měsíce i s odsouhlasením zákazníka.

Po definici změn dochází ke schválení cílového řešení a nastává samotná instalace systému. Dalším krokem je nastavení customizované šablony, a to do 14 dnů od schválení cílového konceptu. Během nastavování a průběhu analýzy pracuje specialista na přípravě dat k testování. Další fází je tzv. "prototypování", kdy konzultanti s klíčovými uživateli prochází všechny procesy, ověřují jejich práci a zaznamenávají do systému, zda test proběhl úspěšně. Díky tomu lze sledovat postup implementace. Na konci prototypování proběhne integrační test pro všechny procesy společně.

V druhém kole prototypování jsou odstraněny všechny kritické připomínky. Celý průběh je sledován prostřednictvím Lotus Notes. Každý proces na projektu má svůj status (testován, ukončen, předán). Evidovány jsou rovněž jednotlivé připomínky, jejich statut a do jakého termínu mají být vyřešeny.

Příklad harmonogramu implementačního projektu SappyCar
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Evidence zvyklostí a provedených změn

V oblasti plánování a řízení výroby zkoordinovala společnost Aimtec plánovací procesy s řízením výroby, nákupní a prodejní logistiky, neboť požadavky na ně vznikají při zpracování odvolávek. Konzultant, který je supervizorem pro implementaci plánování a výroby, samozřejmě musí rozumět také nákupu a prodeji, aby dokázal všechny procesy správně propojit.

V šabloně se kumulují zvyklosti zákazníků. Společnost Aimtec je průběžně doplňuje, takže v rozsahu formulářů a reportů má celou řadu vlastních rozšíření, které zákazník dostává za atraktivních podmínek. V tzv. praprojektu (anonymním úložišti) se ukládají všechny zákaznické změny a tím je šablona rozšiřována. Je zde evidována veškerá dokumentace a popisy bez vlastníků procesů. Při oslovení nového zákazníka se pak vychází právě z tohoto praprojektu.

19.06.2011 - Petr Sodomka, Hana Klčová