Dehtochema Bitumat sídlí v Bělé pod Bezdězem, přičemž vlastní také skladové prostory v Oslavanech u Brna. Její výrobní závod Bitumat byl založen již v roce 1875. Od té doby firma mnohokrát změnila majitele a reorganizovala se. V roce 2008 se stala součástí zahraničního koncernu TechnoNICOL. V současnosti zaměstnává 35 pracovníků, roční obrat se pohybuje okolo 600 mil. Kč.

Firma se zabývá výrobou a prodejem asfaltových hydroizolačních pásů, které obsahují určitou nosnou složku a samotný asfalt. Kromě pásů vyráběla také asfaltové šindele. Od roku 2008 však již tento artikl dodává jen jako obchodní zboží, neboť jeho produkce se ukázala jako cenově nekonkurenceschopná.

Většinu zákazníků tvoří odběratelé v ČR, zejména obchody se stavebním materiálem a řetězce, jako jsou Baumax nebo Hornbach. Na Slovensko firma dodává prostřednictvím výhradního obchodního zástupce. Mimo ČR a SR vyváží své produkty pouze v malém objemu, který nepřesahuje cca 5 % celkové produkce. Na budování obchodního modelu, zejména na klíčovém českém trhu, firma usilovně pracuje, takže v této oblasti zřejmě dojde k významným změnám.

Jak udržet vysokou konkurenceschopnost

Ekonomickou výkonnost a rentabilitu produkce předurčuje v oblasti asfaltových izolací cena vstupních surovin. Firma se rovněž musí přizpůsobit sezónnosti prodeje svých výrobků. Trh je navíc přesycen nabídkou a konkurence velice silná. V ČR podniká několik dalších výrobců asfaltových izolací a větší počet prodejců dodávajících tyto produkty po celé Evropě. Tržní podíl společnosti Dehtochema Bitumat v ČR přitom činí 35-40 %. Její postavení posiluje tradiční a známá značka a bohaté zkušenosti zákazníků s výrobky. Firmu proti konkurenci podporuje také její majitel. Otevřel jí možnosti nákupu surovin i hotových výrobků na ruském trhu, na němž jsou ceny zhruba o třetinu nižší než v ČR.

Firma sice nevyrábí specifické produkty, jimiž by se odlišovala od konkurence. Určitou výhodu ji však přináší produkce hydroizolačních materiálů pro mosty, silnice a železnice, k níž byly nutné speciální certifikace na Ministerstvu dopravy ČR. Tento certifikační proces je velice komplikovaný a pro ostatní konkurenty představuje bariéru pro vstup na trh.

Dehtochema je držitelem ISO 9001 a ISO 14000. Její výrobky jsou schvalovány v pověřených laboratořích, jako je např. ITC Zlín.

Proč jsme se rozhodli pořídit nový informační systém

Firma původně používala informační systém na bázi DOS, kterým se řídily ekonomické agendy, výroba, logistika a skladové hospodářství. Ke zpracování mzdové agendy sloužila samostatná aplikace. Sestavy ze systému se exportovaly do MS Excel a jako manažerské výstupy se následně využívaly kontingenční tabulky. Vše však muselo být připraveno programátory na míru dle potřeb managementu Dehtochemy.

Tento stav trval až do konce roku 2009. Systém i ostatní aplikace byly na tehdejší dobu velmi zastaralé, chyběla jim provázanost a také podpora ze strany výrobce, který již dávno přestal DOSovou verzi vyvíjet. S příchodem MS Windows 7 již nebylo možné se do systému ani přímo připojit a celé jeho ovládání se tak stalo příliš komplikované. Proto se vedení firmy rozhodlo rychle přejít na moderní ERP systém, který by funkčně i technologicky dostačoval jejím požadavkům.

První pokus nevyšel

Po krátkém průzkumu aplikací, které by byly pro Dehtochemu vhodné, se v dubnu 2010 uskutečnilo výběrové řízení. Jeho prioritou bylo co nejrychleji vybrat a poté co nejdříve nasadit nový systém. První pokus však nebyl úspěšný. Podařilo se sice zvolit renomovaného dodavatele, i odpovídající ERP řešení, spolupráce však byla ukončena po provedení úvodní analýzy.

"Dodavatel požadoval oproti původní nabídce výrazněji navýšit náklady, a to na doprogramování funkcí, které jsme považovali za samozřejmou součást systému, jako je např. provedení zápočtu salda. Navíc jsme u něj postrádali dostatečný "tah na branku", což byl ovšem nezbytně nutný předpoklad k tomu, abychom implementační projekt dokončili co nejdříve," vypočítává důvody nespokojenosti s vítězem výběrového řízení Petr Čeněk, finanční ředitel společnosti.

Důležité je nepodcenit úvodní procesní analýzu

Po jeden a půl měsíci tak došlo k rozhodnutí nepokračovat dále s původně vybraným dodavatelem a Dehtochema se obrátila na společnost Asseco Solutions, jejíž ERP produkt Helios Orange se umístil ve výběrovém řízení na druhém místě. Přitom ale projevila přání, aby implementační projekt zajistil právě výrobce systému a nikoliv partner, který původní nabídku předkládal. "Měli jsme již negativní zkušenost s partnerskou firmou předchozího dodavatele, proto jsme ji nechtěli znovu opakovat," upřesňuje požadavek Dehtochemy Petr Čeněk. Zákazníkovi bylo samozřejmě vyhověno a realizace projektu se ujala společnost Asseco Solutions.

"Společnostem, které se na pořízení nového informačního systému teprve chystají, bych doporučil především to, aby kladli velký důraz na podrobně zpracovanou analýzu podnikových procesů a požadavků na IS/ICT řešení. Analýza by měla mj. obsahovat konkrétní závěry pro implementaci, včetně návrhů sestav a formulářů a dalších důležitých detailů," dodává Petr Čeněk.

Cíle implementačního projektu a jeho zhodnocení

Vedení společnosti Dehtochema požadovalo především co nejrychleji sjednotit veškeré podnikové agendy i datovou základnu do nového informačního systému. Hlavními cíli bylo zlepšit informovanost a dostupnost dat pro rozhodování na všech úrovních, poskytnout kvalitní pracovní nástroj všem uživatelům podle jejich potřeb, a pokud možno, co nejvíce systém přizpůsobit podle procesů firmy.

Stávající procesy jsme nechtěli nijak výrazně měnit, neboť naší hlavní prioritou bylo rychle dokončit implementační projekt a začít používat nové řešení. Od dodavatele jsme očekávali návrhy na zlepšení v těch oblastech, které jsme dříve neměli v informačním systému pokryté. Mám na mysli především řízení pracovních toků a dokumentů v organizaci," vysvětluje Petr Čeněk.

Implementace informačního systému Helios Orange byla zahájena v červnu 2010 a od 1. ledna 2011 byl spuštěn jeho ostrý provoz. Poslední tři měsíce projektu byly věnovány zkušebnímu provozu, při němž se testoval chod nového ERP řešení paralelně s používáním původního systému. Helios Orange byl nasazen s využitím dvouvrstvé architektury klient/server, technologie tlustého klienta a tradiční databázové platformy Microsoft SQL Server. Systém nyní slouží 25 současně pracujícím uživatelům.

Obr. 1: Přihlašovací obrazovka Helios Orange
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

"Během realizace projektu jsme ocenili zejména vstřícnost konzultantů dodavatele a pružnost v jejich jednání. Pomohli nám rychle vyřešit celou řadu problémů, které se týkaly převodu dat, přípravy reportů pro naši mateřskou společnost a některých dalších oblastí. Proto se také implementace nijak nezdržela a my jsme v předpokládaném čase dosáhli vytčených cílů," hodnotí průběh a výsledky projektu Petr Čeněk.

Přínosy systému pro manažerské rozhodování

Provázanost procesů, integrovaná datová základna přístupná z každého uživatelského místa a jednotná verze pravdy na všech výstupech systému - takto lze shrnout hlavní přínosy z nasazení Helios Orange ve společnosti Dehtochema Bitumat.

"Bohužel jen těžko můžeme srovnat přínosy mezi původním a současným stavem z hlediska podpory klíčových podnikových procesů. Prošli jsme totiž zásadní změnou strategie, měnily se i skladové lokality, skladba portfolia výrobků a další důležité aspekty. V minulosti byla pro nás dominantním hodnototvorným procesem výroba a navazující logistika, nyní je to nákup a prodej obchodního zboží. V každém případě lze říci, že rozhodujícím přínosem je rychlá dostupnost informací pro rozhodování managementu," uvádí Petr Čeněk.

Obr. 2: Kontingenční tabulka v Helios Orange
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

"Oceňujeme také intuitivní, uživatelsky přívětivé rozhraní systému. Příjemné je např. používání miniaplikací, které zobrazují stavy účtů, vývoj fakturace a další důležité manažerské údaje. K analytickým činnostem používáme kontingenční tabulky, které jsou přímo zabudované v systému a do nichž většina pracovníků vstupuje přes sestavy," doplňuje Petr Čeněk svůj pohled na přínosy v oblasti podpory rozhodování.

Obr. 3: Miniaplikace systému Helios Orange
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Přínosy systému pro technicko-hospodářské pracovníky

"Vzhledem k tomu, že plánování a řízení výroby již pro nás není klíčovým procesem, vystačíme si v Helios Orange s evidencí základních činností a podporou navazující logistiky. Podstatné jsou pro nás podpůrné procesy, při jejichž řízení systém významně ulehčuje práci technicko-hospodářským pracovníkům. Je velice jednoduchý pro ovládání a umožňuje rychlou orientaci ve všech základních agendách, ať už jde o účetnictví, evidenci majetku nebo výkaznictví. Velmi nám pomáhá také díky novým infrastrukturním aplikacím, jako je workflow, které používáme pro schvalování faktur," uzavírá výčet přínosů Petr Čeněk.

S podporou dodavatele jsme maximálně spokojeni

Nedílnou součástí provozu informačního systému jsou servisní služby, na jejichž zhodnocení se u mnoha projektů zapomíná. Jak jsou spokojeni s jejich kvalitou ve společnosti Dehtochema Bitumat?

Petr Čeněk k tomu uvádí: "Rozdíl mezi kvalitou servisních služeb poskytovaných dnes a v minulosti je poměrně velký. Dříve byl k dispozici jeden konzultant, který se snažil poradit se všemi problémy, což samozřejmě vždy nevedlo k jeho rychlému vyřešení. Dnes dostanete k telefonu odborníka specializujícího se na danou oblast, s níž potřebujete pomoci. Kvalitu hotline společnosti Asseco Solutions hodnotím jako velmi dobrou. Vždy se nám věnovali ochotní a znalí konzultanti, takže se podařilo vše hladce vyřešit."

"Dobrou zkušenost jsme udělali i s netradičním způsobem inovace systému v jednom kroku. Update i upgrade Helios Orange se totiž provádí zároveň v rámci jednoho instalačního balíčku a nasazuje se společně. Nové verze jsou nám nabízeny prostřednictvím internetu a my pak podle uvážení inovaci nainstalujeme, nebo když to není nutné, odložíme. Pozitivně hodnotím i rychlé odstraňování chyb, pokud se vyskytnou. Nikdy to netrvá déle, než jeden den," uzavírá svůj pohled na servisní služby Petr Čeněk.

11.08.2011 - Hana Klčová