Tato studie se zabývá implementací ERP systému Helios Easy v mikropodniku, který je lokálním poskytovatelem ICT služeb a zároveň i prodejcem ICT řešení v Jihomoravském kraji. Mimo jiné je součástí studie i metodika implementace ERP řešení. V mnoha případech totiž ERP projekty nekončí pouhou akvizicí, implementací a provozem ERP systému, většinou je zapotřebí nahlížet na informační systémy, jako na integrální celek. Ne jinak tomu je v případě popisované studie, kdy kromě dílčího cíle, implementace ERP systému Helios Easy, byl definován hlavní cíl, kterým bylo vytvoření integrovaného řešení mezi elektronickým obchodem a ERP systémem. Díky integraci těchto dvou systémů je možné v podniku dosáhnout určitých úspor nákladových i procesních, či zvýšení obratu a určité konkurenceschopnosti.

Jedním z nejcennějších aktiv podniku obecně, jsou lidé, nejinak je tomu v podniku, který se zabývá poskytováním ICT služeb. Aby se mohli pracovníci plně soustředit na hlavní činnosti, které jsou součástí hodnototvorných procesů a neztráceli procesní čas zdlouhavou administrativou, spojenou například s naskladňováním zásob, fakturací, vyskladňováním zásob či účtováním, rozhodlo se vedení podniku pro nákup nového ERP systému Helios Easy. Jedním z dílčích cílů nasazení nového ERP systému do mikropodniku je zvýšení efektivity, zejména podpůrných procesů. Zároveň však, díky automatizaci některých podpůrných procesů, podnik usiluje o snížení nákladů na lidské zdroje.

Podnik, pro který byl projekt zpracováván, je veden podnikatelem - fyzickou osobou, zapsanou v živnostenském rejstříku. Velikostí můžeme tento podnik zařadit do kategorie mikropodniků (do 10 zaměstnanců). Vznikl v srpnu roku 2012 a zabývá se primárně poskytováním ICT služeb, prodejem hardwaru a softwaru a vývojem vlastního softwaru, zejména webových aplikací. Cílí především na segment malých firem, který podniku představuje většinový obrat. Velmi zanedbatelnou část obratu představuje segment domácností, na kterou podnik záměrně necílí (Konečný, 2014).

Podnik nabízí primárně tyto služby (Konečný, 2014):

• prodej hardware a software, správa a servis ICT,
• zakázkový vývoj software a webových aplikací,
• školení a poradenství v oblasti ICT, networkingu a ICT bezpečnosti,
• správa domén a webhostingů,
• webdesign a e-marketing a grafické práce,
• projektování architektury podnikové sítě a implementace serverových technologií.

2. Představení projektu

Jedním z dílčích cílů projektu bylo vhodně navrhnout proces změny současného podnikového informačního systému a jeho implementaci s ohledem na celkovou ICT strategii a na budoucí rozšiřitelnost. Vizí a misí projektu je nasadit takové integrované řešení, napříč celým podnikem, které bude efektivní a které pomůže podniku získat patřičnou konkurenční výhodu (např. díky vzájemné integraci ERP systému – E-shopu – CRM – Helpdesku – systému pro řízení zásob). Podnik tímto usiluje o vytvoření značky, o to aby byl na trhu preferován cílovým segmentem zákazníků. Toto řešení by mělo ve finále být do značné míry natolik automatizované, aby umožnilo podniku uspořit mzdové náklady. Zároveň podnik tímto krokem usiluje o značné zvýšení zisku a případné postoupení na nové trhy. Vybrané procesy uvnitř podniku jsou:

• řízení poptávek,
• prodej a fakturace,
• přijetí a zpracování objednávky,
• řízení objednávek a zakázek,
• řízení vývoje,
• řízení skladových zásob,
• ICT podpora zákazníků,
• interní ICT podpora,
• řízení ekonomiky,
• reporting pro podporu rozhodování,
• řízení financí,
• řízení vztahů s dodavateli,
• řízení vztahů se zákazníky,
• zpracování poptávky,
• správa a provoz ICT.

Součástí takto rozsáhlého ERP projektu by v každém případě mělo být dále zahrnuto:

• studie proveditelnosti, předimplementační analýzy,
• sestavení základních požadavků na nové řešení a průzkum trhu,
• specifikace požadavků,
• logický rámec projektu, vč. ostatních náležitostí projektu,
• analýza rizik, bezpečnostní dokumentace,
• časová analýza.

Tyto podklady a dokumenty nejsou zahrnuty do případové studie.

3. Popis současného podnikového informačního systému

Původně byl v podniku využíván ekonomický IS Helios Red. Cenově dostupná verze ekonomického informačního systému, určeného pro živnostníky, mikropodniky až malé podniky. Helios Red je ekonomický a účetní software, podporující architekturu file/server. Systém je vyvinutý v jazyce Microsoft Visual FoxPro 9.0, který využívá i některých obecně dostupných prvků ActiveX komponent. Pro chod aplikace je v operačním systému Windows nutná registrace DLL knihovny Runtime modulu Microsoft Visual FoxPro 9.0. Aplikace ukládá veškerá data do volných tabulek ve formě DBF souborů, třídění dat zajišťují složené indexové klíče CDX. Aplikace umožňuje chod na samostatné stanici nebo na sdíleném úložišti s možným přístupem pro více uživatelů. Jedny ze základních modulů systému jsou např. Účetnictví, Zakázky, Fakturace, obchodní případy, Skladová evidence zásob, Nákup a prodej, Pokladní prodej, Obchodní partneři, Mzdová evidence, Majetek aj. Tento systém je dokonalým nástrojem pro podniky, které nekladou příliš vysoké nároky na jistou míru automatizace některých procesů (Asseco Solutions, 2014).

3.1 Total Benefit of Ownership (TBO) a Total Cost of Ownership (TCO)

V souvislosti s problematikou, je vhodné zmínit zkratky TCO a TBO. Celkové náklady na vlastnictví (TCO) nám udávají cenu, kterou podnik vynaloží na pořízení, implementaci a provoz informačního systému. Tento pojem bývá spojen se zkratkou TBO, která udává peněžní vyjádření pozitivního dopadu, spojeného se zavedením a provozem podnikového informačního systému. Vztah obou pojmů je zjednodušeně TBO - TCO = přidaná hodnota (SAP, 2011), (Sodomka, Klčová, 2010). TBO by mělo zahrnovat zejména snížení nákladů na ICT (např. díky integraci), snížení procesních nákladů, snížení nákladů spojených s logistikou, zvýšení příjmu (noví zákazníci, vyšší obraty, apod.).

Obr. 1 – Nákladová struktura podniku a efektivní využití IS (zdroj: vlastní zpracování)
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

4. Základní požadavky na ERP systém

Základní požadavky kladené na ERP systém jsou následující:

• Systém musí zajistit maximální pokrytí podnikových procesů.
• Jednotná podniková agenda, poskytující jednotnou verzi informací napříč podnikem, zajišťující komplexní a aktuální informace.
• Poskytovat komplexní analýzy pro kvalitní plánování a řízení a pro podporu rozhodování.
• Provoz na architektuře klient/server, podpora MS SQL databáze.
• Možnost integrace s e-commerce řešením a s jinými aplikacemi (na úrovni databáze).
• Možnost zásahu do databáze ERP třetí stranou (programátorem, integrátorem apod.) z důvodu přizpůsobení.
• Možnost přístupu odkudkoliv (nejlépe pomocí VPN) - ne CLOUD.
• Procesní efekty - zejm. zkrácení doby prodejního cyklu, zajistit optimalizaci skladových zásob a nároků na skladové prostory.
• Ekonomické efekty - zejm. snižování nákladů, zvýšení objemu obratu, struktura prodeje.
• Zajištění podpory ze strany dodavatele, výrobce, či systémového integrátora založené na SLA.

Specifikace klíčových funkčností systému jsou následující:

• zahrnutí všech funkcí, jimiž disponoval původní systém Helios Red,
• propojení na MS Outlook, možnost exportů do MS Office,
• vedení knihy jízd, cestovní příkazy,
• evidence majetku, skladové hospodářství, vedení mzdové agendy,
• tvorba ceníků,
• tvorba uživatelských sloupců, definice uživatelských účtů, přístupů a uživatelských konfigurací k jednotlivým modulům,
• LOG management,
• propojení na ARES, podpora ISDOC, import bankovních skriptů.

5. Nákup a implementace ERP systému

Jelikož měl podnik s původním informačním systémem a jeho systémovou podporou dobré zkušenosti, byl osloven tentýž výrobce, zda je schopen nabídnout požadované řešení. Požadavkům dokonale vyhověl systém Helios Easy. Tento systém pochází z produkce firmy Asseco Solutions a.s., jednoho z lídrů mezi ERP systémy na našem trhu. Hovočíme-li se o Helios Easy, jedná se v podstatě o retailové, zjednodušené a přednastavené řešení produktu Helios Orange, čímž výrobce vyplňuje jakousi pomyslnou mezeru mezi řadou produktů Red a Orange. Výrobce zároveň garantuje možnost přechodu (upgradu) právě na řadu Orange.

Tab. 1 – Klady a zápory nákupu IS od výrobce ve srovnání s vlastním vývojem (zdroj: vlastní zpracování)
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

5.1 Popis systému

Helios Easy obsahuje nejpotřebnější agendy pro podnikání, jako např. kompletní účetnictví, fakturace, banka, evidence majetku, sklady a obchod, sledování a vyhodnocování zakázek, CRM, mzdy, evidence pošty vč. datových schránek a knihy jízd. Dále je možné dokoupit další, rozšiřující funkcionality, jejich instalace je velmi snadná a probíhá přímo v prostředí aplikace v nástroji Helios Store, odkud jsou prováděny i aktualizace. Tento přednastavený systém, včetně databáze umožňuje snadný rozjezd podniku, bez nutnosti nastavování mnoha číselníků. Instalaci systému Helios Easy zvládne téměř každý schopný uživatel PC. Velké plus dostává i přehledná nápověda k systému (Asseco Solutions, 2014). Z jednotlivých modulů systému Helios Easy nás, mimo jiné, v případě tohoto projektu, nejvíce zajímá modul Sklad (Oběh zboží) a Fakturace, odkud budeme pomocí integrační platformy v budoucnu čerpat údaje do elektronického obchodu (názvy a popisky zboží, stavy skladu aj.). Další moduly, které jsou pro nás z hlediska budoucí integrace těchto dvou systémů důležité, jsou moduly Došlé objednávky a Banka. Nad databází systému Helios Easy je možné vyvinout určitou vlastní nástavbu, jako v našem případě rozšíření o automatické propojení a doplňování objednávek z elektronického obchodu (triggery, procedury, pohledy aj.). Současně s tím využíváme i možnosti vytvoření vlastních uživatelských sloupců přímo v prostředí Helios Easy a to bez nutnosti znalosti programovacích jazyků a zásahu do programového kódu systému.

Výrobcem udávaný seznam rozšiřujících funkcionalit je následující (Asseco Solutions, 2014):

• EDI, ISDOC, ARES, Creditcheck,
• Skenovací plugin, Přenesená daňová povinnost,
• Pokladní prodej, Manažerské rozhraní,
• Intrastat, Bankovní skripty pro elektronickou komunikaci.

5.2 Technické specifikace

Pro provoz systému Helios Easy je základem provedení určitých úprav v konfiguraci podnikové sítě, zejm. pro provoz SQL serveru a SQL klientů - Klient sítě Microsoft (Client for Microsoft Networks), což je nezbytné pro spuštění ERP systému. S tím souvisí i nastavení firewallů a provedení určitých změn v nastavení Active Directory (je-li implementováno) apod. (Asseco Solutions, 2014).

Tab. 2 – Minimální požadavky na server pro provoz Helios Orange(zdroj: Asseco Solutions, 2014)
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Odloučené lokality pro práci s ERP systémem, doporučuje výrobce propojit pomocí VPN řešení, to je nezávislé na druhu použitého přenosového média. Pro přístup mobilních uživatelů je doporučeno komunikaci rovněž zabezpečit šifrovaným kanálem. Pro vytvoření kanálu a zabezpečení dat je možné použít standard IPSEC. Šifrovaný tunel se vytváří mezi PC uživatele a VPN zařízením na centrále (router, VPN koncentrátor). Pro vzdálené uživatele (jiné lokality firmy, cestující obchodníci a management i případní další uživatelé Helios Orange) je vhodné používat terminálový přístup, který částečně odbourává jisté technické požadavky na klientské zařízení. Při tomto způsobu práce běží klient Helios Orange pro uživatele na terminál serveru (Asseco Solutions, 2014).

5.3 Komplementy

Základní komplementy ERP systému a elektronického obchodu, jsou uvedeny v následující tabulce.

Tab. 3 – Komplementy ERP systému a elektronického obchodu (zdroj: vlastní zpracování)
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

6. Metodika implementace

Implementace systému musela probíhat souběžně, aby nebyla nikterak narušena činnost podniku. Jakmile byla implementace nového systému kompletní a nový systém funkční a otestovaný, mohlo dojít k přechodu z původního IS, na nový, takovým způsobem, aby byly dopady na činnost podnikových procesů minimální.

Obr. 2 – Fáze implementace ERP systému (zdroj: vlastní zpracování)
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Metodika implementace vychází ze zkušeností autora, skutečného postupu při realizaci tohoto projektu a opírá se i o postupy popsané v knize "Implementing Microsoft Dynamics NAV 2013". Dále bylo vycházeno ze zkoumání teoretických východisek a praktických poznatků pro implementační projekty od autorů Sodomka, P. (2006, s. 179-186), Voříšek, J. (1997), Basl, J. (2002), Molnár, Z. (2000), Davenport, T. H. (1998, s. 121-131), Stevens, T. (2001, s. 24-29), Olson, D. L. (2003), Smejkal, V. a Rais, K. (2006). Je nutné se zmínit o faktu, že jednotlivé projekty implementace ERP systémů bývají zpravidla odlišné a nenajdeme projekt, který by byl naprosto shodný s jiným (odlišnosti v požadavcích, zdrojích, aj.). Proto v této metodice není zabíháno do úplných podrobností, ale jsou popsány jen rámcově klíčové body (fáze), na které by se při implementaci nemělo zapomínat. Z teoretického (ale i praktického) hlediska je vhodné investovat jisté úsilí do návrhu, prvotních analýz a přípravy projektu implementace, aby byly sníženy náklady na budoucí změnu (Lorente, L. N., Lorente, C. N., 2013).

Pozn.: Součástí všech fází je průběžné vyhodnocování současných výsledků, příp. stavu projektu.

Hlavní fáze implementace byly následující:

• Diagnostika potřeb, určení cílů
• Předimplementační analýza
• Určení a školení implementačního týmu
• Zpracování projektové dokumentace
• Výběr ERP a jeho pořízení
• Příprava hardware a software
• Instalace ERP a jeho konfigurace
• Rozšíření o některé funkcionality a nastavení funkcionalit
• Migrace dat
• Testování, ladění
• Školení uživatelů
• Ostrý provoz
• Vyhodnocení projektu a nové požadavky na změny

7. Ekonomické zhodnocení

Horní hranice rozpočtu ERP projektu byla podnikem stanovena na 700 tis. Kč bez DPH, bez provozních nákladů. Celková kalkulace projektu činí 669 884 Kč. Protože podnik již disponoval veškerým potřebným hardwarem, byly zde náklady na pořízení nových technologií nepatrné. Vzhledem k bezpečnostním opatřením a návrhu architektury však bylo vhodné pořídit nové firewally.

Tab. 4 – Cenová kalkulace – nákup IS Helios Easy, hardwaru a služeb (zdroj: vlastní zpracování na základě podnikového plánu a Asseco Solutions, 2014)
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

7.1 Provozní náklady

Níže uvedená tabulka představuje předpokládané plánované roční náklady, spojené s provozem ERP systému a měla by sloužit jako podklad při sestavování rozpočtu.

Tab. 5 – Cenová kalkulace - předpokládané roční provozní náklady (zdroj: vlastní zpracování na základě podnikového plánu)
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

7.2 Náklady spojené s opatřeními proti rizikům

Následující tabulka představuje náklady, spojené s opatřeními proti rizikům, dle analýzy rizik, sestavené na počátku projektu (není součástí studie).

Tab. 6 – Cenová kalkulace - opatření proti rizikům (zdroj: vlastní zpracování na základě analýzy rizik)
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

8. Přínosy projektu Helios Easy

Přínosy z projektu implementace systému Helios Easy lze shrnout následovně:

• Zůstaly zachovány funkčnosti z původního systému Helios Red, a to tak, že nyní tvoří jednotné, dostatečně robustní řešení pro realizaci kompletní podnikové agendy.
• Tyto funkčnosti Helios Easy poskytují jednotnou verzi pravdy napříč celou organizací.
• Uživatelé disponují správnými a včasnými informacemi pro své rozhodování, krátkodobé i dlouhodobé plánování.
• Došlo ke zkrácení doby prodejního cyklu, optimalizaci skladových zásob a snížení nároků na skladové prostory.
• Systém je nyní dostatečně stabilní, výkonný a bezpečný, neboť nově využívá dvouvrstvé architektury klient/server.
• Systém je na úrovni databázové platformy integrován s řešením pro e-commerce, což zvyšuje celkovou dostupnost informací pro uživatele.
• Systém má odpovídající servisní podporu dodavatele, což eliminovalo náklady na jeho správu.

Použitá literatura

1. Asseco Solutions. Helios Easy. Helioseasy.cz [Online]. 2014 [Cit. 2014-03-20]. Dostupné z: http://www.helioseasy.cz/
2. Asseco Solutions. Řešení Helios Easy. Helioseasy.cz [Online]. 2014 [Cit. 2014-03-20]. Dostupné z: http://www.helioseasy.cz/cz/reseni-helios-easy.html
3. Asseco Solutions. Více o Helios Red. Helioseasy.cz [Online]. 2014 [Cit. 04-03-2014]. Dostupné z: http://www.heliosred.cz/vice-o-helios-red/technicke-pozadavky.html
4. Basl, J. Podnikové informační systémy. Praha: Grada Publishing, 2002. ISBN 80-247-0214-2
5. Davenport, T. H. Putting the Enterprise into the Enterprise System. Harvard Business Review, 1998, vol. 76, s. 121-131. ISSN 0017-8012
6. Konečný, M. ITproFirmy.cz. ITproFirmy.cz [Online]. © 2014 [Cit. 2014-03-20]. Dostupné z: http://www.itprofirmy.cz
7. Lorente, L. N., Lorente, C. N. Implementing Microsoft Dynamics NAV 2013. Birmingham: Packt Publishing, 2013. ISBN 978-1-849686-02-0
8. Molnár, Z. Efektivnost informačních systémů. Praha: Grada Publishing, 2000. ISBN 80-7169-410-X
9. Olson, D. L. Managerial issues of ERP systems. New York: McGraw-Hill/Irwin, 2003. ISBN 0-07-286112-6
SAP. The E-Business Workplace: Discovering The Power of Enterprise Portals. Canada: John Wiley and Sons, 2001. ISBN 0-471-41830-7
10. Smejkal, V., Rais, K. Řízení rizik ve firmách a jiných organizacích. 2. Aktualizované a rozšířené vydání. Praha: Grada Publishing, 2006. ISBN 978-80-247-1667-4
11. Sodomka, P. Actual Development Trends in ERP Conception in Enterprises in the Czech Republic. In Managing Information in the Digital Economy 2006. Bonn: International Business Information Management Association, 2006, Proceedings Proceedings of the 6th IBIMA Conference, s. 179-186. ISBN 0-975393-5-4
12. Sodomka, P., Klčová, H. Informační systémy v podnikové praxi. 2. aktualizované a rozšířené vydání. Brno: Computer Press, 2010. ISBN 978-80-251-2878-7
13. Stevens, T. All Fair in Integration. Industry Week, 2001, vol. 250, no. 6, s. 24-29. ISSN 0039-0895
14. Voříšek, J. Strategické řízení informačního systému a systémová integrace. Praha: Management Press, 1997. ISBN 80-85943-40-9



05.04.2016 - Martin Konečný