TIMEX Inc. s.r.o. je středně velká obchodně výrobní společnost působící v České republice. Společnost TIMEX se zabývá výrobou, balením, prodejem a distribucí potravinářských výrobků. Specializuje se na výrobu kávových, čajových a kakaových instantních produktů.

Společnost se rozhodla změnit podnikové řešení zejména kvůli zvýšení efektivity práce, sjednocení systémů v rámci celé společnosti a získání stabilnějšího systému, který jí umožní další takřka neomezený růst. Jedním z nejdůležitějších požadavků bylo propojení výroby společnosti s nově zaváděným informačním systémem.

Ve společnosti byly do nasazení Navisionu pro řízení procesů používány dvě zastaralé aplikace. Ty postrádaly flexibilitu, pokud se jednalo o jejich úpravy a změny. Jedna z aplikací měla na starosti skladové hospodářství a druhá účetnictví společnosti. Problémy nastávaly při synchronizaci systémů, kdy docházelo k velkým časovým zpožděním v účetním softwaru a mnohdy k nesouladu mezi skladovou operativní evidencí a hodnotami v účetnictví. Mezi největší problémy patřila neschopnost stávajících systémů sledovat jednotlivé dávky u potravinářských výrobků. Dále neexistovala možnost propojit stávající software s kancelářskými produkty. Důsledkem toho byla velmi nízká produktivita práce, chyběla totiž možnost vytvářet manažerské pohledy na data obsažená v systémech.

Výraznou úlohu při rozhodování o pořizení nového systému sehrála také změna zákona o potravinářském průmyslu, která vstoupila v platnost 1. 1. 2005. Ta ukládá firmám zajistit sledování potravin ve všech fázích výroby, zpracování a distribuce.

Obchodní cíle

Na nové řešení byly kladeny následující požadavky:

• zavedení nového výrobního systému a nových procesů ve společnosti
• integrace všech procesů podniku (finance, nákup, prodej, zásoby, majetek, řízení vztahů se zákazníky a výroba) do jednoho řešení
• zlepšení služeb a usnadnění komunikace se zákazníky
• zajištění sledování vratných obalů, které do nasazení nového systému probíhalo manuálně
• zlepšení sledování finančních cílů a přesný přehled nad výsledky společnosti v jakémkoliv okamžiku
• zvýšení obratu společnosti na základě snížení časových prostojů v podnikových procesech

Hlavní rysy projektu

Fáze projektu:

• První fáze (říjen 2004) - trvala jeden měsíc a zahrnovala podrobnou analýzu požadavků zákazníka. Analýza vyústila do návrhu budoucí architektury a funkčnosti informačnícho systému Navision.
• Druhá fáze (listopad a polovina prosince 2004) - zahrnovala vývoj a testování systému, kdy docházelo k vývoji jednotlivých zákaznických úprav, postupnému nastavení systému a zaškolení uživatelů. Tato fáze trvala jeden a půl měsíce.
• Třetí fáze (prosinec 2004) - spočívala v přípravě ostrého provozu u zákazníka. Postupně byly předány do užívání jednotlivé moduly a zákaznické úpravy. Vyústěním této fáze bylo navedení dat a předání projektu. Ostrý provoz byl zahájen 3. ledna 2005.
• Čtvrtá fáze (leden a únor 2005) - zahrnovala kompletní odladění všech používaných funkčností aplikace a dokončení všech dodatečných uživatelských požadavků.

Výsledné řešení

Společnost TIMEX využívá v informačním systému Navision moduly Finance, Prodej a pohledávky, Nákup a závazky, Zásoby, Sklad, Výroba a Majetek. K nadstavbovým modulům nasazeným v TIMEXu patří Zápočty a Evidence vratných obalů. Systém používá v současné době 12 uživatelů. Připojení pobočky společnosti do systému probíhá přes terminálové připojení.

TIMEX získal systém, který je schopen přesně sledovat čísla vstupních i výstupních dávek (šarží) potravinářských výrobků a následně umožňuje zpětné dohledání veškerých informací o konkrétní surovině či výrobku. Pro všechny skladové operace byly zavedeny čárové kódy a mobilní laserové terminály. Nový informační systém je tak přímo provázaný s výrobním modulem, který byl vyvinut v rámci implementace systému na základě zákazníkových požadavků přímo v Navisionu.

Výroba je propojena přímo s účtárnou. Pomocí výrobních příkazů se rozjíždí celý výrobní proces. Po dokončení výrobního procesu je vyrobené zboží nasnímáno pomocí laserových terminálů a naskladněno na vybranou lokaci. V tomto okamžiku se zobrazí v účtárně pokyn k zaúčtování výrobního příkazu.

Dochází také k zprůhlednění objednávek materiálového zásobování pro výrobu, pomocí objednávkového formuláře a výrobních příkazů, kde dochází k propojení účtárny přímo ze skladem a výrobou.

Společnost dává do oběhu poměrně velký počet obalů, proto vznikla potřeba sledovat jejich pohyb. Tuto evidenci a sledování vratných obalů nyní zajišťuje add-on modul Evidence vratných obalů. Na základě této evidence se následně sestavuje a odevzdává výkaz EKO-KOM.

Přínosy projektu

Hlavní přínosy plynoucí z realizace projektu lze shrnout následovně:

• Integrace všech operací do jednoho systému - propojení prodeje, nákupu, zásobování a výroby, majetku a vratných obalů.
• Mimořádně krátká doba implementace nového systému, která trvala od započetí analýzy do předání celého díla pouhé tři měsíce.
• Provázanost nového systému přímo s výrobním procesem pomocí výrobního modulu, který byl v Navisionu vytvořen na základě zákazníkem definovaných potřeb.
• Zefektivnění práce veškerých skladových operací, což je důsledkem zavedení čárových kódů a používání mobilních laserových terminálů.
• Přehled výsledků podnikání v kterémkoliv okamžiku pomocí vytvořených finančních a statistických reportů i přímým náhledem do dat.
• Snadný přístup vedení společnosti k finančním výsledků a hospodaření podniku.
• Růst efektivity práce při zpracování a analýze finančních a skladových dat.
• Využití moderního světového softwartu, který podpoří budoucí růst společnosti

22.08.2005 - Ludmila Bittnerová