Jiným nebezpečím pro firmu představují záměrné chyby s cílem poškodit dobré jméno firmy. Využívání výpočetní techniky obecně (tedy nejenom v účetnictví) v sobě přináší nebezpečí počítačové kriminality ve formě krádeží podnikových dat, zpronevěry, podvodné činnosti, záměrného zkreslování účetních dat včetně záměrné nevedení účetní evidence a neplnění daňových povinností.

Tyto neúmyslné i záměrné chyby představují pro firmu riziko. Pojem riziko je obvykle charakterizován jako určité nebezpečí, možnost škody, ztráty, nezdaru. Riziko je nevyhnutelné a všudypřítomné u všech podnikových činností. Lidé mohou dělat chyby, počítač může špatně fungovat a nesvědomití zaměstnanci mohou zneužít příležitosti k páchání podvodné činnosti.

Rizika v účetních systémech

Při využívání výpočetní techniky existují různé typy rizik. Některá z nich s vedením účetnictví nemusí zdánlivě vůbec souviset. Ale v širším slova smyslu bohužel s účetním systémem souvisejí a někdy je ani samotný účetní nemůže ovlivnit. Může jít například o následující rizika:

• Vedení firmy může rozhodnout o pořízení takového hardwarového i softwarového vybavení, které nevyhovuje požadavkům pro vedení účetní evidence.
• Nevhodné postupy při vývoji systému ze strany dodavatele účetního systému
• Neodhalená selhání používaného software nebo hardware
• Ztráta nebo poškození dat během jejich zpracování
• Nespolehlivé zpracování dat
• Neodhalené chyby ve změnách souborů a databází
• Nedostatečné přidělení práv k využívání účetního systému
• Výskyt chyb v účetních programech
• Nedostatečná nápověda k účetnímu programu
• Podcenění školení začínajících účetních

Jaké chyby mohou naopak způsobit účetní?

• Nedodržení podvojnosti účetních záznamů
• Chybné zaúčtování na nesprávné účty
• Chybné zaúčtování na nesprávné strany účtů
• Použití účtu, který neexistuje v účtovém rozvrhu
• Nedodržení souladu mezi syntetickou a analytickou evidencí
• Nesoulad mezi částkou uvedenou na účetním dokladu a částkou zaevidovanou v účetním programu
• Nesoulad účetních zápisů v účetním deníku a v hlavní knize
• Porušení číselných řad účetních dokladů
• Nesoulad účetních záznamů se skutečným stavem
• Přiřazení nesprávné sazby daně z přidané hodnoty
• Opomenutí nastavení důležitých parametrů účetních systému
• Nedostatečné opravy účetních zápisů

Vnitřní kontrolní systém v účetnictví

Vnitřní kontroly v účetnictví slouží k odhalení a korekci neúmyslných chyb a ke snížení příležitostí k provádění záměrných chyb v účetním systému. Vnitřní kontrolní systém tvoří soubor následujících prvků :

• kontrolní prostředí
• účetní systém
• kontrolní postupy

Kontrolní prostředí zahrnuje filozofii a styl řízení vedení podniku, organizační strukturu podniku, metody delegování pravomoci a odpovědnosti, metody sledování kontrol, personální politiku a vnější vlivy prostředí jako úprava právních předpisů.

Účetní systém je spojen s metodami zaznamenávání, zpracování a vykazování finančních informací. Systém účetnictví eviduje pouze platné transakce, zobrazuje aktuální a správné informace, hodnotí důležitost transakcí a jejich načasování.

Kontrolní postupy jsou spojeny se správným schvalováním transakcí, oddělením pravomocí a odpovědností (oddělení funkcí), postupy pro zacházení s majetkem, práci s podnikovou dokumentací, účetními záznamy a pro provádění kontrol výkonnosti informačního systému.

Z uvedeného vyplývá, že v rámci firmy musí nezbytně existovat vnitřní kontrolní systém. Je v zájmu vedení firmy, aby takový kontrolní systém vytvořil a důsledně aplikoval. K tomu, aby mohl být vnitřní kontrolní systém implementován, jsou zapotřebí vnitřní kontrolní principy, které by i účetní měli dodržovat:

1. Kontrolní prostředí
• Příznivé organizační a administrativní prostředí
• Existence jasných kontrolních postupů
• Všichni zaměstnanci podniku rozumějí tomu, že každou chybu je nutno opravit bezprostředně po jejím odhalení. Zároveň jsou si vědomi toho, že v případě závažného porušení kontrolních postupů mohou být potrestáni.
2. Schvalovací procedury
• Schválení počtu a doby zpracování všech transakcí oprávněnými osobami
• Omezení přístupu k datům a k počítačovému vybavení pouze na oprávněné osoby
• Písemný manuál postupů zpracování všech počítačových operací
• Zpracování pouze řádně schválených vstupů
3. Oddělení funkcí
• Osoby, které schvalují transakce, nebudou transakce zaznamenávat
• Osoby, které jsou pověřeny správou podnikových zdrojů, nebudou vést odpovídající účetní záznamy
• Osoby, které vyvíjejí informační systém, nebudou zpracovávat data
• Vždy budou existovat minimálně dvě osoby, které budou kontrolovat transakce
4. Přesnost dat
• Zavedení kontrolních součtů (soulad vstupů a výstupů)
• Porovnání výstupů s původními zdrojovými dokumenty
• Pravidelné vyhodnocování zůstatků jednotlivých účtů
• Pravidelné porovnávání skutečného stavu s evidovaným stavem
5. Korekce chyb
• Kontroly konzistence datové základny
• Kontroly úplnosti datové základny
• Zabránění zpracování nesprávných souborů
• Odhalení neobvyklých transakcí
6. Bezpečnost dat
• Omezení přístupu k datovým souborům na odpovědné osoby
• Ukládání dat na bezpečná místa (zábrana neoprávněné modifikaci, zničení či ztrátě)
• Kontrola aktualizace hlavních souborů (zabezpečení přesnosti a úplnosti dat)
• Zavedení kontrolních postupů pro okamžitou obnovu dat v případě poškození nebo ztráty dat

Jak mohou účetní lépe kontrolovat účetní data?

Chyby způsobené z nedbalosti mají stejně závažný dopad jako záměrně způsobené chyby. Oba typy chyb mají pro firmu závažné důsledky. Dodržováním výše uvedených principů mohou účetní snížit pravděpodobnost výskytu chyb. Mají ještě kromě vnitřních kontrolních principů nějaké jiné možnosti, jak lépe kontrolovat účetní data? Především jde o důkladnou kontrolu své práce:

• Důsledná kontrola zadávaných dat
• Pravidelná kontrola zůstatků jednotlivých účtů
• Důkladná kontrola účetních výstupů
• Důkladná kontrola výpočtů
• Kontrola správného a aktuálního nastavení parametrů účetního systému
• Důkladné přezkoumání věcné a formální správnosti účetních dokladů

Závěr

Vnitřní kontroly jsou zaváděny za účelem předcházení různým typům rizik. Existují rizika, která by mohla poškodit organizaci buď neúmyslnou chybou nebo úmyslným prováděním podvodné činnosti. Proto by v každém podniku měl být zaveden vnitřní kontrolní systém. Dodržování jeho šesti základních pravidel a důslednější kontrolou vlastní práce účetních musí být pro podnik samozřejmostí.

Literatura

Stair, R. M.; Reynolds, G. W.: Principles of information systems: a managerial approach. Thomson/Course Technology, Boston, USA, 2003. ISBN 0-619-06489-7.

O autorovi

Miroslava Dolejšová je odbornou asistentkou na Ústavu informatiky a statistiky, Fakulty managementu a ekonomiky, Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně.

Příspěvek recenzovali:

• Milena Tvrdíková, VŠB-TU Ostrava,
• Roman Bobák, UTB ve Zlíně
,
• Jaromír Habáň, CVIS.

15.03.2006 - Miroslava Dolejšová