EastMedia je středně velká vydavatelsko distribuční společnost působící v následujících zemích: Česku, Slovensku, Polsku, Maďarsku a Francii. Zabývá se vydavatelskou a distribuční činností inzertního časopisu Mag Real, který se specializuje na nákup a prodej realit.

Vedení společnosti EastMedia se rozhodlo změnit podnikové řešení, a tím zlepšit služby, které poskytuje svým zákazníkům a také zvýšit efektivitu práce při sledování pohybu časopisů na jednotlivých distribučních místech. K dalším požadavkům patřilo sjednocení systémů v rámci celé společnosti a posílení jeho stability, která umožní takřka neomezený růst a rozvoj i do dalších zemí. Jedním z nejdůležitějších požadavků bylo propojení laserových terminálů s nově zaváděným podnikovým řešením. Ve společnosti byla pro řízení procesů používána jedna zastaralá aplikace, která nebyla dostatečně flexibilní, pokud se jednalo o její úpravy a změny. Účetní agendu vedla doposud společnost EastMedia u externí účetní firmy. K problémům docházelo zejména při tvorbě dokladů, které se musely vždy vytvářet dvakrát. Nejdříve ve formě Microsoft Excel ve společnosti EastMedia a následně v externím účetnictví.

Obchodní cíle

Na nové řešení byly kladeny následující požadavky:

• zavedení nového systému sledování pohybů (odběrů) jednotlivých časopisů na distribučních místech pomocí laserových terminálů a následné propojení na vyhodnocovací nástroje v Microsoft Dynamics NAV
• integrace všech procesů společnosti (finance, nákup, prodej, zásoby, majetek a řízení vztahů se zákazníky) do jednoho řešení
• zlepšení služeb a usnadnění komunikace se zákazníky
• zlepšení obchodních procesů a následných vyhodnocovacích nástrojů, mezi které patří:
• tabulky obratů po jednotlivých číslech vydání
• tabulky obratů dle jednotlivých měsíců
• tabulky obratů dle obchodních zástupců
• přehledy pohybů a časů u jednotlivých distributorů
• týdenní přehledy odběrů a zůstatků po jednotlivých distribučních místech
• zlepšení sledování finančních cílů a přesný přehled nad výsledky společnosti v jakémkoliv okamžiku
• zvýšení obratu společnosti na základě snížení časových prostojů v podnikových procesech

Řešení

Společnost EastMedia si vybrala pro nové podnikové řešení systém Microsoft Dynamics NAV. Následné kroky probíhaly v rámci implementační metodologie OnTarget (metodika používaná při implementacích informačního systému Microsoft Dynamics NAV). Tyto kroky směřovaly k nastavení systému, provedení potřebných úprav systému a jejich testování, zaškolení uživatelů a v konečné fázi ke zdárnému převodu dat z původního systému a uvedení nového systému do "ostrého provozu".

Fáze projektu

listopad 2005 - první fází projektu, která trvala čtrnáct dní, byla podrobná analýza požadavků zákazníka. Vyústila do návrhu budoucí architektury a funkčnosti řešení na bázi Microsoft Dynamics NAV.
prosinec 2005 - druhá fáze zahrnovala vývoj a testování systému, kde docházelo k vývoji jednotlivých zákaznických úprav, postupnému nastavení systému a zaškolení uživatelů. Tato fáze trvala tři týdny.
prosinec 2005 - v třetí fázi docházelo k přípravě ostrého provozu u zákazníka. Postupně byly předány jednotlivé moduly a zákaznické úpravy. Vyústěním této fáze bylo ostré navedení dat a předání projektu. K ostrému provozu došlo 3. ledna 2006.
leden 2006 - během čtvrté fáze došlo ke kompletnímu odladění všech používaných funkčností aplikace a dokončení všech dodatečných uživatelských požadavků včetně předání laserových terminálů a aplikace, která slouží ke komunikaci mezi Microsoft Dynamics NAV a laserovými terminály.

Společnost EastMedia využívá moduly Finance, Prodej a marketing, Nákup, Sklad, Zdroje a Dlouhodobý majetek. Nadstavbovými moduly pak jsou: Distribuce a komunikace s laserovými terminály.

Systém používá v současné době 5 uživatelů, v blízké budoucnosti se plánuje začlenění dalších třech evropských firem a nárůst uživatelů na 20. Připojení poboček bude probíhat pomocí terminálu.

V těchto dnech ukončila implementaci podnikového řešení Microsoft Dynamics NAV slovenská pobočka, společnost Slomedia. Tato pobočka je zařazena do jedné společné databáze informačního systému, který respektuje požadavky odlišných legislativ České a Slovenské republiky.

Společnost získala podnikové řešení, které je schopno přesně sledovat jednotlivé pohyby časopisů na daných distribučních místech a také datumy s časy, kdy se pracovník na distribučním místě pohyboval. Pro možnost tohoto sledování byly na veškeré skladové operace zavedeny čárové kódy a mobilní laserové terminály. Nové podnikové řešení je tak přímo provázáno s distribučním modulem, který byl vyvinut v rámci implementace systému na základě požadavků zákazníka přímo v Microsoft Dynamics NAV.

Distribuční modul je rozdělen do následujících integrovaných částí:

• Speciální objednávkový systém, který umožňuje celoroční tvorbu objednávek pro jednotlivá čísla vydání a v nich umístění vybraných inzerátů
• Sledování vytíženosti po číslech vydání, systém umožňuje sledovat umístění inzerátů dle zákazníků v jednotlivých číslech. Největší výhodou této části je možnost sledovaní neobsazeného místa v časopise
• Terminály - tato část umožňuje pomocí laserových terminálů sledování pohybu jednotlivých časopisů a také sledování pohybu distributorů. Nasnímaná data jsou denně přenášena do systému Microsoft Dynamics NAV, kde jsou následně vyhodnocována managementem společnosti

Distribuční modul také slouží ke zprůhlednění a k odstranění časových ztrát distributorů při rozvážení časopisů na jednotlivá distribuční místa.

Spolupráce mezi dodavatelem řešení, firmou Axiom SW a společností EastMedia, nadále probíhá na úrovni konzultací.

Přínosy

Mezi hlavní přínosy projektu patří:

• integrace všech operací do jednoho systému - propojení prodeje, nákupu, zásobování, distribuce a dlouhodobého majetku
• mimořádně krátká doba implementace nového systému od započetí analýzy do předání celého díla za pouhý měsíc a půl
• provázanost nového podnikového řešení přímo s distribučním procesem pomocí laserových terminálů a aplikace, která slouží k přenosu dat
• zefektivnění práce veškerých skladových a distribučních operací díky zavedení čárových kódů a používání mobilních laserových terminálů
• přehled výsledků společnosti ve kterémkoliv okamžiku pomocí vytvořených finančních a statistických reportů, i přímý náhled do dat
• snadný přístup vedení společnost k finančním výsledků a hospodaření podniku
• růst efektivity práce při zpracování a analýze finančních a skladových dat
• aplikace umožňující neomezený růst společnosti

09.08.2006 - Ludmila Bittnerová