Svobodné celní pásmo Free Zone Graddo nabízí komplexní soubor služeb v oblasti výroby, skladování, exportu, importu, celních a deklaračních služeb, logistiky, dopravy a spedice, daňového a finančního poradenství, jež zaručují úsporu finančních prostředků na celních a daňových poplatcích mezi státy EU a třetími zeměmi (jedná se především o Rusko, Ukrajinu, Kazachstán a další státy střední Asie). Součástí nabídky jsou také služby soukromé bezpečnostní agentury s mnohaletými zkušenostmi v oboru a úzkým napojením na Mezinárodní bezpečnostní agenturu IBSSA, služby právní agentury CPS, umělecké agentury Pragokoncert Bohemia a Biotechnologického Inovačního Centra, čímž Free Zone Graddo zaručuje služby šité klientům na míru v režimu "Just-in-Time". Stálým zákazníkům poskytuje rovněž financování, využití prostředků EU a vyhledávání obchodních partnerů.

Rychle se rozvíjející dopravní i energetická infrastruktura, snadná dostupnost lokalit Free Zone Graddo k hlavním silničním a železničním tahům a strategická poloha plynoucí z geografického umístění České republiky umožňují optimální přístup na globální trhy. Zákazníci mohou využít také nízkých nákladů na vybudování nebo obnovu skladových, kancelářských a průmyslových prostor, služeb nácestného střediska pro stání kamionů o rozloze 25 000 m2.

V současné době disponuje Free Zone Graddo k pronájmu rozlohu přibližně 32 000 m2. Polovinu kapacity tvoří moderní zastřešené a vytápěné výrobní, skladovací a pomocné prostory. Druhou polovinu představují nezastřešené zpevněné skladovací plochy. V případě zájmu ze strany obchodních partnerů je možné licenci Svobodného celního pásma rozšířit až na 100 000 m2. Jelikož rada EHS již nebude udělovat licence k zřizování nových Svobodných celních pásem na území EU a ponechá je pouze již existujícím pásmům, stává se Free Zone Graddo atraktivním partnerem v tvrdém mezinárodním konkurenčním boji.

Free Zone Graddo hraje při rozvíjení mezinárodních obchodních vztahů klíčovou roli, protože při svých podnikatelských aktivitách využívá nejen centrální polohy České republiky, ale také politické neutrality, výrazné mezinárodní, vládní a regionální podpory, flexibility a přizpůsobivosti, znalosti prostředí, jazyků a mentality západních i východních trhů. Činnost Svobodného celního pásma je přitom vymezena rozhodnutím vlády České republiky, Ministerstva zahraničí a obchodu ČR, Ministerstva Financí ČR, povolení Generálního ředitelství cel a v souladu s předpisy Evropské Unie.

Jak vznikla potřeba nasazení nového informačního systému

Free Zone Graddo vlastní licenci na provozování Svobodného celního pásma již od roku 1991. Licence byla udělena Celním úřadem na výrobní činnost - Aktivní zušlechťovací styk. Veškeré prostory v tomto Svobodném celním pásmu si od roku 1991 pronajala společnost Delphi Packard Electric, která celních a daňových výhod využívala až do data vstupu České republiky do EU. Od tohoto data již pro společnost Delphi Packard Electric výrobní činnost ve Svobodném celním pásmu nepřináší takové výhody jako před vstupem a proto se její vedení rozhodlo v prostorech Free Zone Graddo setrvat pouze do konce roku 2006.

Management Free Zone Graddo reagoval na nastalou situaci okamžitě a začal připravovat novou žádost, kterou se chystá do konce roku 2006 předložit Celnímu úřadu. Tato žádost obsahuje výčet činností, které by měly zajistit využití Svobodného celního pásma nejen ve výrobní, ale také v obchodní oblasti a to především v zahraničním obchodě mezi EU a třetími zeměmi. To sebou přináší také potřebu nového softwarového vybavení zaměřeného na podporu realizace celní agendy. Dříve tomu tak nebylo, neboť si tuto agendu po celou dobu pronájmu prováděla společnost Delphi Packard Electric ve vlastní režii.

Jak se vybíral vhodný aplikační software

Od roku 2007 tedy bude Free Zone Graddo působit jako Svobodné celní pásmo posyktující výrobním a obchodním společnostem z celého světa komplexní soubor služeb v oblasti zahraničního obchodu. Pro tyto činnosti je nutné najmout vhodnou a kvalifikovanou pracovní sílu a odpovídající vybavení. Jelikož činnosti realizované přes Svobodné celní pásmo jsou poměrně specifické a vyžadují vysoké odborné a praktické znalosti a zkušenosti, spolupracuje Free Zone Graddo s externí deklarantskou společností P-P-Mat. Ta bude vystupovat vůči obchodním partnerům a Celnímu úřadu za Free Zone Graddo v oblasti odborného celního zastoupení.

Prostřednictvím tří pracovníků odborně vyškolených společností P-P-Mat budou realizovány veškeré aktivity související s dovozem materiálu a zboží, jeho uskladněním (zařazením do evidence skladu), vyskladněním (vyjmutím z evidence skladu), provedením příslušných operací (balící, kompletační, dělící, manipulační práce) a celním vyřízením.

Výběr vhodného aplikačního softwaru byl ovlivněn třemi klíčovými aspekty:

1. Celní software používaný partnerskou společností P-P-Mat - veškerá celní agenda, která bude zpracovávána pracovníky Free Zone Graddo, bude dozorována expertními pracovníky společnosti P-P-Mat prostřednictvím elektronického přenosu dat a dokumentů. P-P-Mat používá pro celní deklaraci informační systém Helios Orange. Aby byla zachována kompatibilita a snadný přenos dat mezi oběma subjekty, je nejvhodnějším řešením zvolit stejný aplikační software.
2. Možnosti školení pracovníků Free Zone Graddo - partnerská společnost P-P-Mat může pracovníky Free Zone Graddo nejlépe proškolit právě v užívání informačního systému Helios Orange. Tento faktor rovněž podporuje volbu Helios Orange pro Free Zone Graddo.
3. Kompatibilita informačního systému Free Zone Graddo s aplikací používanou Celním úřadem - Helios Orange je navržen tak, aby umožňoval snadno a rychle provádět celní agendu a elektronicky zhotovovat potřebné celní doklady (např. JSD, TCP, T1, CMR, CARNET TIR). Na podobném funkčním principu jako Helios Orange funguje také softwarová aplikace využívaná Celním úřadem, což umožňuje optimální přenos dat elektronickou cestou mezi oběma systémy.

Charakteristika Helios Orange a požadavky na jeho funkčnost

Realizace celní agendy spočívá v kompletní přípravě celního řízení. A právě tento proces má být prioritně podporován informačním systémem. Management Free Zone Graddo přitom požaduje, aby informační systém napomohl celním deklarantům především velmi snadno najít zboží v celním sazebníku a vyplnit celní deklaraci. Tu pak má systém za úkol zkontrolovat, vytisknout a převést do elektronické podoby, kterou bude umět načíst informační systém Celního úřadu. Data musí být možné přenášet prostřednictvím internetu, libovolného VAN operátora nebo předávat na disketách. Je také nutné, aby bylo možné vytištěné deklarace později snadno vyhledávat, doplňovat, třídit a tisknout různé statistické sestavy a přehledy pro Celní úřad.

Management Free Zone Graddo dále očekává, že informační systém umožní vypočítávat výši celního dluhu, který vznikne při propuštění zboží do volného oběhu, automaticky rozpočítávat náklady na dopravu mezi položky na JSD či aktualizovat kursovní lístek přes internet. Samozřejmostí je zakomponování Integrovaného tarifu (rozšířeného celního sazebníku) do informačního systému. Tento tarif totiž obsahuje všechny potřebné seznamy kódů a úplné platné znění základní celní legislativy.

Informační systém musí dále umět zpracovat:

• JSD (jednotné správní doklady) pro dovoz a vývoz včetně zjednodušeného vývozu dvojkové řady,
• TCP (jednotné celní deklarace pro celní režim národního tranzitu),
• Jednotné celní deklarace pro celní režimy T-1 a T-2 společného mezinárodního tranzitu, včetně možnosti ukončování tranzitu,
• DCH (deklarace celní hodnoty) jako přílohy dovozního JSD,
• EUR (osvědčení o původu zboží EUR-1),
• CMR (mezinárodní nákladní listy),
• agendu Intrastat.

Při evidenci zjednodušeného vývozu, schváleného příjemce či odesílatele musí informační systém umožňovat uživatelskou konfiguraci tiskových evidenčních sestav, které Celní úřad po deklarantovi vyžaduje a musí také umožňovat jejich přímé odesílání elektronickou poštou.

Zjednodušené postupy

Jelikož si vedení Free Zone Graddo dohodlo s Celním úřadem používání zjednodušených postupů při celním řízení, musí uvažovaný informační systém umět poskytovat rychle a snadno právě tyto postupy. Požadavky jsou takové, že při zjednodušeném vývozu odesílá pracovník zjednodušené deklarace na Celní úřad elektronicky (e-mailem nebo prostřednictvím VAN operátora) a systém musí být schopen sledovat čas doručení celní správě. Za libovolné období sestaví ze zjednodušených deklarací dodatečné JSD a vytvoří odpisové soubory.

Při zjednodušeném dovozu musí program umožňovat tisk zjednodušených deklarací na volné listy i do formuláře JSD. Zjednodušené deklarace bude odesílat pracovník Free Zone Graddo na celní úřad elektronicky a systém opět musí být schopen sledovat čas doručení celní správě. Za libovolné období opět sestaví ze zjednodušených deklarací dodatečné JSD a vytvoří odpisové soubory.

Je také nutné, aby informační systém umožňoval u všech variant zjednodušených postupů při komunikaci prostřednictvím VAN operátora sledovat odpovědi Celního úřadu, v nichž je sdělován zájem o kontrolu nebo se povoluje další manipulace se zbožím. Dalším požadavkem je podpora standardních skladových operací, tedy příjmu a výdeje zboží včetně rezervací a objednávek, přehledu o stavu skladu či inventury. Z příjemek a výdejek celního skladu musí být systém schopen vytvořit automaticky příslušné celní deklarace včetně elektronických podkladů pro komunikaci s Celním úřadem.

Všechny uvedené požadavky Helios Orange splňuje. V další fázi rozhodování pak bylo třeba podchytit systémové požadavky na informační systém.

Systémové požadavky na Helios Orange

Helios Orange je určen pro provoz v prostředí platformy operačního a databázového systému společnosti Microsoft. Pro uživatelské stanice je doporučován operační systém MS Windows XP Professional, jímž také Free Zone Graddo disponuje na všech počítačových pracovištích.

Pro server jsou doporučeny síťové operační systémy MS Windows Server 2003, MS Windows 2000 Server, nebo pro méně jak pět uživatelů také MS Windows XP Professional. Free Zone Graddo disponuje k provozu Helios Orange na serveru operačním systémem MS Windows Server 2003.

Z databázových systémů je pro Helios Orange doporučován buď MS SQL Server 2000 nebo jeho aktuální verze 2005. Free Zone Graddo používá databázový server MS SQL Server 2000.

Metody a postupy zavádění a testování, problematika školení

Představa Free Zone Graddo je taková, že systém bude v první fázi nasazen pro deset uživatelů ve čtyřech uživatelských skupinách:

• čtyři celní deklaranti,
• dva pracovníci Celního úřadu, kteří budou mít své detašované pracoviště přímo v prostorách Free Zone Graddo,
• dva pracovníci externího dodavatele celních a deklaračních služeb, společnosti P-P-Mat,
• dva lidé z vrcholového vedení Free Zone Graddo.

Požadavky na samotnou implementaci spočívaly v:

• nainstalování a zprovoznění systému nejpozději do deseti dnů,
• provedení synchronizace softwaru se systémy Celního úřadu a systémy společnosti P-P-Mat, a to do pěti dnů po jeho instalaci a zprovoznění,
• testování funkčnosti systému v poslední desetidenní fázi implementace.

Testování bude realizováno pracovníky Free Zone Graddo a odbornými konzultanty dodavatele, společnosti LCS International, kteří budou při této činnosti zároveň školit uživatele.

Vyhodnocování funkčnosti

Vyhodnocování funkčnosti je poměrně jednoduchá záležitost. Je nutné, aby používaný software umožňoval vést veškerou celní agendu, podporoval optimální elektronickou komunikaci s Celním úřadem a bezproblémové napojení na partnerskou společnost P-P-Mat. Přitom je nepřípustné, aby software vykazoval byť jen nepatrnou míru nestability nebo poruchovosti. V takovýchto případech by bylo řešení následků ze strany Free Zone Graddo velice nákladné a proto bude spolehlivosti systému během testovacího období věnována maximální pozornost.

Představy managementu Free Zone Graddo o provozu Helios Orange

Jak již bylo řečeno, provoz systému Helios Orange musí být profesionálně zajištěn a musí vykazovat požadovanou funkčnost. Při realizaci obchodních, skladovacích nebo výrobních činností ve Svobodném celním pásmu jsou veškeré činnosti závislé na dokonale pracujícím softwarovém vybavení, jehož výpadky či poruchy by mohly jiank způsobit řadu nepříjemností souvisejících až s existenčními potížemi společnosti. Tomuto "katastrofickému scénáři" se chce samozřejmě management Free Zone Graddo vyhnout, a to i za cenu navýšení pořizovacích nákladů a nákladů souvisejících s proškolením pracovníků či vybavením kancelářských prostor nejmodernější technikou.

Systémové řešení by tedy mělo fungovat následujícím způsobem:

1. Zboží nebo materiál je vpuštěn do Svobodného celního pásma, deklaranti zpracují dokumenty doprovázející dodávku (faktura, JSD apod.) a zanesou přijaté zboží nebo materiál do skladové evidence prostřednictvím Helios Orange.
2. V případě požadavku zákazníka bude zboží nebo materiál vyjmut ze skladové evidence, provedou se na něm příslušné operace (kompletace, rozdělení apod.) a doprovodná agenda bude zpracována prostřednictvím Helios Orange.
3. Po provedení potřebných operací bude zboží nebo materiál opět uveden do skladové evidence, ale již pod jiným nomenklaturním číslem. Tato důležitá změna bude zaznamenána deklarantem do informačního systému Helios Orange.
4. Na závěr bude požadované zboží nebo materiál znovu vyjmut ze skladové evidence, a to za přípravy veškerých dokladů potřebných k vyskladnění a následnému vývozu. Tyto doklady jsou prostřednictvím systému projednány s Celním úřadem a po jeho verifikaci putuje zboží nebo materiál do místa určení ke konečnému zákazníkovi.

Podobným způsobem budou v rámci Helios Orange řízeny importní operace a další obchodní případy, které jsou realizovány přes Svobodné celní pásmo Free Zone Graddo.

Stručně k nákladům projektu

Na základě cenové kalkulace provedené společností LCS International lze uvést, že pořízení systému Helios Orange pro jednoho uživatele a jednu společnost (tzv. monoinstalaci) bude činit pro Free Zone Graddo 7 800 Kč za základní funkcionalitu potřebnou k realizaci celní agendy, 3 800 za funčnost umožňující zjednodušené postupy, 4 800 za vedení agendy Instratat, 5 000 za služby zahrnující odborné konzultace a školení pracovníky LCS International v rozsahu 10 hodin, 3 000 za instalaci aplikace na 10 počítačích.

Celkové náklady, které je třeba vynaložit na pořízení a implementaci Helios Orange, budou činit 24 400 Kč.

Zdroje: Ke zpracování této studie autor použil prezentační materiály Free Zone Graddo, vnitropodnikové předpisy společnosti P-P-Mat Brno a konzultace s pracovníky Free Zone Graddo, P-P-Mat Brno a společnosti LCS International. Obsah studie byl autorizován manažerem Free Zone Graddo, panem Zdeňkem Číkem.

06.09.2006 - Zdeněk Bábek