Integrace a využití DMS ve skupině E.ON Czech

Článek se zabývá způsobem integrace a využitím informačního systému pro archivování nezákaznických smluv ve skupině E.ON Czech. Archiv smluv zde není chápán staticky, tedy pouze jako místo sloužící k bezpečnému uložení historických archiválií. Cílem managementu smluv je ukládat jejich informace tak, aby tvořily dynamickou, jednoduše a rychle dosažitelnou, variabilní informační základnu, se kterou je možno aktivně pracovat a která bude podkladem pro rozhodování na všech řídících úrovních.

Jak se řídí podnikové procesy ve skupině E.ON Czech

Energetická skupina E.ON Czech zahrnuje akciové společnosti E.ON Energie (výroba a obchod elektřinou), E.ON Distribuce (distribuce elektřiny) a E.ON Česká republika (servisní společnost pro obě společnosti). Skupina je součástí koncernu E.ON, a to přímo E.ON Energie (EEA) se sídlem v Mnichově, který je zase stoprocentní dceřinou společností E.ON AG z Düsseldorfu.

Pro podporu plánování a řízení podnikových procesů je v celém koncernu, tedy i ve společnostech E.ON Czech používán multifunkční informační systém SAP. Jeho jádro tvoří SAP R/3 na bázi architektury klient/server. Řízení ekonomických procesů pokrývají další moduly SAP, a to včetně odvětvového řešení pro energetiku - mySAP.com for Utilities (IS-U).

Jádro SAP R/3 pokrývá tyto tři základní oblasti:

Externí procesy a podporu manažerského rozhodování pokrývají doplňující SAP moduly - mySAP CRM a SAP Business Information Warehouse, systémovou oblast obsluhuje modul SAP BC-ABAP Development Workbench a SAP Cross-Application, workflow je řízeno modulem SAP WF.

Technicky je SAP uzpůsoben zpracovávání dat do třech systémových vrstev. Databázová vrstva, která je oddělena rozhraním od operačního systému a tím i hardwaru, zabezpečuje uložení a správu dat. Aplikační vrstva poskytuje pro koncového uživatele funkčnost jednotlivých modulů, přijímá dotazy a požadavky, tyto požadavky zpracovává a výsledky odesílá zpět uživateli. Prezentační vrstva poskytuje grafické rozhraní pro přístup do aplikace a zároveň umožňuje spolupráci mezi aplikací SAP a kancelářskými aplikacemi typu MS Office.

Archivování smluv

Proces archivování smluv je ve společnostech skupiny E.ON Czech rozdělen do třech subprocesů dle druhů smluv. Smlouvy jsou pro potřeby archivování rozděleny na zákaznické, nezákaznické a personální. Každá skupina smluv má svá specifika a definovaný proces archivování.

Jestliže specifikem personálních smluv z pohledu archivování je přísná důvěrnost i mezi zaměstnanci daná legislativou, specifikem zákaznických smluv jejich vysoká míra standardizace, pak specifikem nezákaznických smluv ve společnostech skupiny E.ON Czech jejich velká různorodost.

Zákaznické a personální smlouvy byly vždy elektronicky spravovány v SAP, kdežto ke správě nezákaznických smluv bylo decentrálně užíváno většinou jen tabulek v MS Excel, jejichž centrální analýzy byly velmi pracné nebo prakticky nemožné.

Životní cyklus smlouvy
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Cílem integrace DMS do ERP systému E.ON Czech tedy bylo archivovat informace ze smluv tak, aby tvořily dynamickou, jednoduše a rychle dosažitelnou, variabilní informační základnu, se kterou by bylo možné aktivně pracovat a která bude podkladem pro rozhodování na všech řídících úrovních. Management nezákaznických smluv bylo třeba jako proces sjednotit a centralizovat.

Pár slov úvodem k DMS

DMS patří do kategorie Enterprise Content Managementu (ECM) a obsahují také jeho základní prvky – tedy ne jen řízení workflow dokumentů a jejich archivování, ale také řízení vlastního obsahu dokumentů.

DMS řešení a práce s dokumenty se dnes dostávají do popředí zájmu mnoha velkých společností, které se zabývají efektivitou svých procesů a archivováním dokumentů. Legislativa zatím v České republice nepostavila elektronický dokument rovný papírovému, nicméně s vývojem "e-systémů" lze předvídat v této oblasti významný posun. Ten se samozřejmě neobejde bez účinného zabezpečení a ochrany takových dat. Týká se to samozřejmě i integrovaných systémů, které kombinují různé druhy přístupových oprávnění, na což je nutno brát zřetel. Význam bezpečnosti dramaticky narůstá v okamžiku, pokud se části databází DMS začnou poskytovat i externímu zákazníkovi.

Požadavky na koncipování DMS

Významnou platformu podnikové DMS koncepce tvoří transparentní identifikovatelnost dokumentů v čase. Jak by tedy měl být Document Management System ve skupině E.ON Czech koncipován?

Hlavní požadavky na DMS systém byly definovány následovně:

Návrh podnikové DMS koncepce
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Na cestě ke sjednocení a integraci řízení nezákaznických smluv

Aby bylo možné dosáhnout tohoto cíle, musela být elektronická databáze zavedena v souladu s ERP systémem. Data velmi různorodých druhů smluv byla rozdělena na několik částí, které lze již částečně nebo plně standardizovat. Každá část byla charakterizována určitým atributem smlouvy, který je základem informačního systému elektronické databanky nezákaznických smluv. Smluvními atributy jsou tak informace získané ze smlouvy a přiřazené do určité kategorie, na jejímž základě je možno data analyzovat a vyhledávat. Kategorizace je dána potřebami managementu tyto údaje vyhodnocovat pro své rozhodování.

Dalším důležitým požadavkem bylo zabránit duplicitám a minimalizovat chybovost v datech. Toho bylo dosaženo na principu jednotného datového skladu, kde jsou data sdílená více SAP moduly. Prakticky to znamená, že data, která již v systému existují nejsou zadávána znovu, ale vybírána z číselníků jiných databází.

To se děje např. u atributu "Smluvní partner", což je druhá smluvní strana smlouvy, která již existuje v databázi smluvních partnerů finančního modulu SAP-FI. Správcem tohoto číselníku je správce modulu FI, nikoliv tedy správce databáze smluv.

Dalším příkladem jsou atributy nákladových středisek, dle kterých je řízeno oprávnění přístupu do databáze a přiřazení smlouvy odpovědnému oddělení. Tyto atributy jsou vybírány z controllingové databáze finančního modulu SAP CO.

Nejmarkantnějším příkladem jsou smlouvy, které vznikají v oddělení logistiky (SAP–MM) a jejichž atributy jsou v podstatě přenášeny z této databáze a "ručně" jsou doplňovány pouze atributy "Datum podpisu smlouvy" a "Čárový kód".

Nově zadávaná data zase naopak slouží také pro účely jiných databází (např. evidence nemovitostí přiřazuje kupní smlouvy z databáze smluv ke svým objektům), a to se stále zachovaným principem jednoho sdíleného datového skladu.

Databáze nezákaznických smluv je tedy kombinací náhledu na již existující data a data zadávaná pouze pro účel databáze smluv. Správa číselníků vždy náleží jednomu správci, většinou vlastníkovi primárního procesu.

Jak funguje nová elektronická smluvní databanka

Realizace projektu byla založena na použití produktů společnosti IXOS. Konkrétně se jedná o IXOS – DocuLink, který je plně implementován do prostředí SAP a který zajišťuje přístup a zobrazení dat ve stromové struktuře a IXOS - Archive server, jenž zabezpečuje elektronický způsob archivace originálů smluv v naskenované podobě.

Integrace SAP s archivním úložištěm
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Celkem je u každé smlouvy možné evidovat 45 smluvních atributů, z nichž 25 musí být povinně vyplněno. Z toho:

Prakticky se při zadávání nové smlouvy musí doplnit 10 posledních smluvních atributů, aby mohla být smlouva založena. Mezi základní povinné atributy patří např. smluvní partner, interní odpovědné nákladové středisko za smlouvu, druh smlouvy, předmět smlouvy, datum podpisu, účinnosti a trvání závazku smlouvy, platební hodnota, skartační znak a čárový kód.

Shromažďování smluv určených k archivování probíhá u klíčových uživatelů, kteří byli stanovení každou organizační jednotkou. Klíčoví uživatelé vyplní informační údaje o smlouvě v systému, doplní smlouvu čárovým kódem a zašlou ji archiváři k naskenování a archivaci. Smlouva je naskenovaná obsluhou skeneru a k propojení neskenovaného obrázku se smluvními atributy dojde automaticky prostřednictvím čárového kódu.

Proces archivování smluv se týká již uzavřených smluv. V přípravě je také druhá fáze projektu, která rozšíří celé řešení o předchozí část "života smlouvy", tedy schvalovací proces a podporu vzniku smlouvy. Zde se nabízí mnoho způsobů využití dokumentového workflow.

Jak dále zlepšit podporu řízení dokumentů

Integraci dílčího softwarového řešení do ERP systému musela samozřejmě předcházet identifikace a integrace subprocesu do procesního uspořádání společnosti. Teprve zpracováním průběhu procesu bylo možné aplikovat hodnocení jeho výkonnosti, tzn. optimalizovat dobu trvání, náklady, jeho produktivitu a kvalitu.

K transparentní identifikovatelnosti dokumentů také přispělo používání čárových kódů, což tvoří významnou platformu podnikové DMS koncepce. Řízení dokumentů zde nemá za úkol jen pouze uspořádat a administrativně zabezpečit jejich plynulý tok. Evidence musí navazovat a být integrována do podnikového informačního systému.

Ke zvážení managementu by jistě bylo vhodné doporučit využití další aplikací, které jsou v nabídce některých softwarových firem. Jde zejména o:

Použité literární zdroje

  1. KOLEKTIV AUTORÚ, Interní podklady společnosti E.ON Česká republika a.s
  2. http://www.icz.cz [cit. 2006-12-15].

08.03.2007 - Hana Paulová