Se vzrůstajícími požadavky zákazníků na kvalitu stoupá i trend ve výrobních i nevýrobních organizací zřizovat, řídit a kontrolovat jakost. Normy ISO řady 9000, týkající se kvality, získávají hlavně v českém průmyslovém prostředí stále větší význam. Pro zákazníka jsou certifikáty ISO mnohdy zárukou kvality, spolehlivosti a standardizace. Pokud si vybírá mezi velmi podobnými podobnými produkty za přibližně stejné ceny, pak mohou významně podpořit jeho nákupní rozhodnutí.

České firmy již tuto formu zvyšování konkurenceschopnosti pochopily. Zároveň je pro ně zajímavé při řízení jakosti a prosazování standardizace využít moderních informačních technologií a systémů. Společnost IPM využila synergie obou trendů a nabídla českým podnikům informační systém, který na bázi elektronické správy řídí dokumenty kvality a pomáhá zefektivňovat a usnadňovat podnikové procesy.

Charakteristika informačního systému EISOD a jeho dodavatele

Autorem systému EISOD je Institut průmyslového managementu, který byl založen v roce 1993 při Západočeské univerzitě v Plzni, s cílem transferu know-how a výzkumně vývojových problematik pro široké spektrum nejrůznějších organizací. Tato činnost je zajišťována konkrétními obchodními případy, které jsou realizovány formou konzultací, studií, expertíz, realizačních a implementačních projektů.

EISOD představuje komerční software nabízející systém síťové správy a údržby celého systému řízení jakosti. Uživatelé mohou řídit celý systém jakosti například procesem interních auditů a jejich správy a dále přes procesy metrologie, reklamace, neshody, až po lidské zdroje. Software je pojat jako víceuživatelská aplikace založená na architektuře klient/server. Na serveru jsou umístěny všechny spravované dokumenty a databáze. Každý uživatel má přesně specifikován typ přístupu – roli, která mu umožňuje přístupová práva a rozsah činností, který může v jednotlivých modulech provádět. Jednotlivým uživatelům může být přiděleno více rolí.

Moduly a funcionalita systému

Součástí systému EISOD jsou tyto moduly:

• Modul Správa dokumentace SMJ se zabývá řešením elektronické síťové správy a údržbou dokumentace systémů managementu jakosti podle ISO 9001, ISO 14000, TS.
• Modul Správa auditů, neshod a opatření se zabývá správou a řízením prokazování jakosti interními audity, řízením zpracování karet neshody, karet preventivních opatření a karet doporučení.
• Modul Analýzy FMEA se zabývá aplikací metody FMEA při analýze vzniku vad u posuzovaného produktu nebo procesu.
• Modul Analýzy SPC se zabývá aplikací metody SPC při analýze systémů měření a hodnocení způsobilosti.
• Modul Správa reklamací se zabývá správou evidence, řešením a vyhodnocením reklamací od zákazníků a na dodavatele.
• Modul Hodnocení od Zákazníků, Procesů, Dodavatelů, Zaměstnanců se zabývá správou a vyhodnocováním spokojenosti zákazníků, hodnocením a výběrem dodavatelů, hodnocením zaměstnanců a jejich způsobilostí.
• Modul Lidské zdroje se zabývá správou lidských zdrojů, plánováním a vyhodnocením účinnosti školení, certifikátů a osvědčení.
• Modul Správa měřidel a zařízení se zabývá správou, evidencí měřidel a vyhrazených zařízení a jejich revizí (kalibrace, ověření, generální opravy).
• Modul ORYX QPM - procesní modelování se zabývá tvorbou komplexního procesního modelu firmy – procesní organizací, integrací SMJ.
• Modul Systémová parametrizace - customizace se zabývá uživatelským nastavením a přizpůsobením celého systému EISOD konkrétním požadavkům a potřebám firmy.

V příspěvku jsou blíže popsány tři základní moduly aplikace elektronické správy síťové dokumentace, které, jak vyplynulo z šetření autorů, jsou mezi českými podniky nejpoužívanější.

Ukázka modulu ORYX QPM - procesní modelování
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Modul Správa dokumentace SMJ

Tato část je určena pro celkovou správu a management dokumentace systému řízení jakosti, zajišťuje plynulý a kontrolovatelný oběh dokumentů mezi jednotlivými uživateli dle definovaného workflow, bez ohledu na to ve které aplikaci vznikly nebo k jaké aplikaci patří. Dokumenty procházejí jednotlivými fázemi vývoje, zpracování, ověření, schvalování a konečné aktualizace a archivace předchozí revize dokumentů. Při každé změně obsahu dokumentu se aktuální změny dostávají ke všem zapojeným uživatelům. V tomto modulu lze spravovat veškerou dokumentaci, která podléhá procesu změnového řízení.

Vývoj dokumentace v elektronické formě a popis rolí:

• Administrátor vytváří strukturu a tok elektronické dokumentace. Dále přiřazuje přístupová práva k dokumentům různým uživatelům.
• Autor vytváří dokument i zapracovává příslušné změny podle potřeb řízení kvality. Poté se dokument automaticky přesouvá směrem k ověřovateli až do doby jeho schválení.
• Ověřovatel schvaluje příslušný dokument s možností dalších editací (ověřovatel II), provádí schválení příslušného dokumentu s možností editace. Tím dojde k automatické aktualizaci dokumentu v systému. Pokud dojde k neschválení ověřovatelem, je vrácen zpět.
• Nezávisle na workflow dokumentu má uživatel právo náhledu do odpovídajících dokumentů SMJ, které jsou umístěny v adresářové struktuře SMJ. Všichni uživatelé nezávisle na workflow mají možnost prohlížet dokument, jeho předchozí revize a dobu platnosti. Také mohou k dokumentům zadávat vyžádané nebo nevyžádané připomínky, avšak bez možnosti editace.

Ukázka modulu Správa dokumentace SMJ – karta dokumentace
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Ukázka reportu přidělených dokumentů v modulu správa dokumentace
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Modul Správa auditů, neshod, opatření

V tomto modulu je možné plánovat a připravit a spravovat interní i externí audity. Výstupem jsou karty doporučení, neshod, preventivních a nápravných opatření. Obsahem jsou navíc nástroje pro rychlé a snadné zhodnocení stavu SMJ v podobě souhrnných tabulek a grafů.

Ukázka modulu Modul Správa auditů, neshod, opatření – karta auditu s naplánovaným auditem
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Kroky příslušného auditu podle zadaného workflow

• Administrátor plánuje audit, určuje prověřovanou oblast, pro kterou je automaticky na základě auditní mapy přidělen auditní dotazník, termín auditu a auditní tým.
• Auditor provádí přípravu auditu. Audituje prověřovanou oblast a podle potřeby zakládá karty neshody a doporučení. Tyto funkce se automaticky otevírají při hodnocení auditu známkou 2, respektive 3. Po ukončení auditu (známka 1) sestavuje výsledný protokol, který je zasílán administrátorovi ke schválení.
• Administrátor provede schválení auditorem založené karty neshody, v případě jejího schválení je karta předána prohlížeči, v opačném případě je karta vrácena zpět.
• Prohlížeč akceptuje kartu neshody, navrhne datum opatření k nápravě a následně jej zavede.
• Auditor poté ověří účinnost opatření k nápravě a předá kartu k uzavření.
• Administrátor provede uzavření ověřené karty neshody. Dále řeší neakceptované karty neshody tímto způsobem: buď kartu odloží na dobu určitou, stornuje, nebo neschválí.

V případě neschválení oprávněnou osobou v každém z uvedených kroků se proces vrací zpět podle workflow.

Modul Správa měřidel a zařízení

Modul je určen pro správu měřidel a vyhrazených zařízení. Jednotlivé položky jsou vedeny v evidenčních kartách měřidel. U přístrojů je sledována historie, plánování kontrol, revizí, kalibrací, oprav atd. Systém automaticky na tyto důležité data upozorňuje a ohlašuje nutnost jejich provedení.

Ukázka modulu Modul Správa měřidel a zařízení – inventář měřidel
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Ukázka karty zařízení - inventář měřidel
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Dále následuje tabulka, kde se protínají role s různými moduly. V systému je možné, aby jeden pracovník zastával i více rolí.

Tabulka korelace rolí a jednotlivých modulů
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Praktické využití podpůrného systému v podnicích

Na začátku příspěvku je uvedeno, že bylo kontaktováno více než 30 českých firem, využívajících tento podpůrný systém, za účelem poznání jejich praktických zkušeností se softwarem. Z odpovědí jasně vyplynulo, že současné podniky pracují nejvíce se třemi moduly, které byly záměrně více popsány v předchozí části. Dále je hodně využíván modul ORYX – procesní modelování, který umožňuje zmapování a grafické znázornění procesů v podniku. Dokáže tak převést požadavky ISO norem řady 9000 do systému managementu jakosti v organizaci.

Podniky, které implementovaly systém EISOD, jsou a ním v drtivé většině spokojeny. Mezi ně patří například: Brisk Tábor, a.s., Škoda TS, a.s., Zentiva, a.s. (SK), ASKO kovo, s.r.o. a řada dalších.

Do systému vstupuje velké množství elektronických dat, které tím pádem nemusí být v tištěné podobě (mnohdy nutné ve více kopiích). Toto přináší úsporu administrativních nákladů a zlepšení přístupnosti a vyhledávání pro velký počet uživatelů tj. celé spektrum od ředitelství, marketingu, přes výrobu až po sklad. Za vše hovoří vyjádření Pavla Duchka, jednatele a obchodního ředitele společnosti ASKO kovo: "Konstruktér zveřejní prostřednictvím systému EISOD aktualizovaný výkres součásti a ve výrobě se dozvědí o této novince. Upraví-li manažer jakosti směrnici o kontrole, je o úpravě informován neprodleně např. dílovedoucí, i pracovník technické kontroly. Dnes si v naší firmě nikdo nedokáže představit klasické papírové pojetí oběhu dokumentů. Chytrým řešením dáváme vždy přednost."

Přínosy jakéhokoliv podobného systému jsou pro podnik vždy rozhodujícím faktorem při pořízení. Výše popsaný systém má těchto výhod celou řadu. Primárně slouží ke správě a podpoře systému managementu jakosti a s tím spojené dokumentace, která je často aktualizována a je nutné, aby se rychle dostávala ke všem zúčastněným stranám pomocí workflow. Dále je využíván jako zdroj mapování příčin a následků chyb v procesech a jejich mapování. Tato funkce má za výsledek zvyšování bezpečnosti funkcí a spolehlivosti výrobků, snižování záručních a servisních nákladů, zkrácení procesu vývoje a přináší vyšší hospodárnost do výroby.

Shrnutí největších přínosů a úspor pro podniky

• Úspory administrativních činností spojených se SMJ
• Snížení časové náročnosti prací souvisejících s udržováním, provozem a výkonem SMJ, eliminace papírové podoby dokumentů
• Zvýšení efektivity provádění interních auditů ze strany auditorů, neboť přípravné i následné činnosti řeší workflow systému
• snížení pracnosti se správou měřidel a zařízení
• snižování nákladů
• implementace přímo "na míru"
• nízké pořizovací náklady, pro malý a střední podnik je možné na aplikaci získat dotace (RPIC) ve výši 30 % - 50 %

EISOD je dodáván jako bezlicenční, tzn. že jeho cena neroste v závislosti na počtu uživatelů tohoto systému. EISOD je nabízen pro příslušné firmy za jednotnou cenu jako řešení pro správu systému managementu jakosti podle norem ISO, TS.

Postup implementace podpůrného SW pro řízení jakosti

1. Úprava SW podle požadavků a specifikace zákazníka
2. Definování jednotlivých uživatelů
3. Vlastní instalace systému
4. Školení uživatelů v používání aplikace
5. Verifikace instalace a ostrý provoz

Využití systému EISOD ve výuce

Informační systém EISOD je využíván ve výuce předmětu Management kvality, který garantují pracovníci Ústavu managementu výroby – průmyslového inženýrství. Předmět je vyučován na Fakultě managementu a ekonomiky, kde je povinný pro studenty 1. ročníku magisterského studijného programu, oboru Průmyslové inženýrství a jako povinně volitelný pro studenty stejného ročníku oboru Podniková ekonomika. Tímto krokem se zvyšuje znalost a schopnost studentů pracovat s podnikovým informačním systémem z oblasti řízení kvality.

V praktických cvičeních jsou procvičovány základní prvky a moduly, jejich používání a profily různých rolí. Rovněž je studentům umožněno dle zadání řešit jednoduché simulované úkoly, které se v praxi vyskytují. Jednou z úloh je například vytvoření fiktivního podniku, kde si studenti rozdělí role a pracovní pozice. Různé nastolené situace pomohou studentům nahlédnout ještě více do samotné problematiky řešení správy dokumentů v elektronické podobě pomocí informačního systému.

Celkově byl tento způsob výuky hodnocen jako velice užitečný, praktický a do budoucna perspektivní, především pak z hlediska uplatnění v oblasti řízení systému jakosti.

Závěr

Výše charakterizovaný informační systém EISOD je využíván především k řešení, údržbě a správě elektronické dokumentace sloužící k řízení jakosti podle norem ISO (9000:2000). Dále je vhodný k auditování, jak ze strany externí, tak interní a následnému vyhotovování karet neshod, opatření a doporučení. Přináší vysokou úsporu nákladů v oblasti papírové dokumentace a administrativních úkonů.

Aplikace je svou podstatou a formou pro uživatele velmi přívětivá a orientace v ní je intuitivní. Implementace do podniku je snadná a prostřednictvím něho získává přidanou hodnotu v tom, že neustále optimalizuje a zlepšuje firemní procesy. Systém je možno využít širokém spektru organizací – jak z hlediska odvětví, tak i velikosti. V současnosti je nasazen v průmyslu, službách, státním sektoru, u firem velmi malých, až po lídry trhu.

Určitou nevýhodou může být nízká flexibilita a s tím spojený konzervatismus a neochota učit se novým věcem – opustit oblast klasické dokumentace skokem k efektivnějšímu způsobu pomocí vyspělých technologií.

Výuka tohoto softwaru k řízení SMJ je založena hlavně na praktickém seznámení studentů s programem. V systému vzdělávání vysokých škol je nutné brát více zřetele na poznatky z reálných problémů a podniků. Tyto znalosti následně pomáhají studentům k lepšímu uplatnění na pracovním trhu a přispívají tak k lepšímu postavení absolventů. Je reálný předpoklad, že se výuka v tomto směru bude nadále rozvíjet a pokračovat dopředu k prohlubování znalostí uvedené aplikace. Zároveň věříme tomu, že při případném setkání s popisovaným či podobným softwarem v budoucím období, budou studenti schopni využívat jeho potenciál.

Literatura

08.04.2007 - Marcel Pavelka, David Řepa, Petr Briš