Normy ISO jsou v podnikovém prostředí nejznámějším standardem pro řízení jakosti. Tyto normy byly zveřejněny v roce 1987 Mezinárodní organizací pro normy ISO pod označením ISO 9000, které bylo následně rozšířeno o označení roku poslední zásadní revize. Normy ISO řady 9000 jsou souborem minimálních požadavků na systém jakosti organizace. Nejsou závazné, ale pouze doporučující. Závaznými se stávají, pokud se organizace rozhodne, že systém jakosti podle normy ISO u sebe zavede.

Po úspěšném absolvování certifikačního auditu, který provádí specializované a nezávislé firmy, se normy stávají závazným předpisem. Platnost certifikátu se musí opakovaně potvrzovat tzv. periodickými audity obvykle po 6 až 12 měsících. ISO normy prošly obdobím mimořádného rozmachu a staly se uznávanými i mimo oblast svého vzniku - Evropu.

Jakost a informační systémy

Organizace, jakost a informatika představují, nebo alespoň by měly představovat, nedílnou součást podnikové strategie. V podnikové organizaci a podnikových informačních systémech je procesní přístup praktikován již řadu let. Současný příklon systémů jakosti k procesnímu modelu tento trend pouze potvrzuje. Popis procesu, který přetváří definovaný vstup na definovaný výstup se stává základním stavebním kamenem procesních modelů.

Softwarová řešení, která zajišťují vazbu mezi procesním modelem organizace a dokumentací systému řízení jakosti se nazývají systémy QPM (Quality Process Management). Jedním z nich je produkt Institutu průmyslového managementu Plzeň (IPM), systém ORYX.

Systém ORYX

ORYX QPM je koncipován jako víceuživatelský systém a je založen na architektuře klient/server. Na serveru jsou umístěny všechny spravované dokumenty a modely v databázi, které mohou být jednotlivými uživateli využívány. Každý uživatel má přesně specifikován typ přístupu - roli, která mu přiděluje přístupová práva a rozsah činností v rámci systému ORYX QPM.

Struktura systému ORYX QPM je tvořena třemi základními komponenty:

• Textový editor - umožňuje zpracování textových částí dokumentace s možností vícenásobného přístupu více uživatelů v jednom okamžiku. Dále umožňuje vzdálený přístup k dokumentaci přes internet a integraci procesních modelů příslušných částí systému zabezpečování jakosti.
• Grafický editor - slouží k tvorbě komplexního procesního modelu firmy, z kterého se jednotlivé procesy integrují do textu v příslušných dokumentech v textovém editoru.
• File manager - zajišťuje řízený přístup uživatelů do systému, efektivní správu a údržbu dokumentace systému zabezpečování jakosti, prokazování jakosti formou interních auditů a řízeným workflow karet neshod, preventivních opatření, doporučení, správu měřidel včetně metody reprodukovatelnosti a opakovatelnosti měření a kalibračních protokolů.

Jako file manager je zde využita plnohodnotná verze systému EISOD, který je rovněž produktem IPM a lze jej využít samostatně bez nutnosti začlenění do ORYX.

Vztah modelů procesů, procesů, dokumentace

Klikněte na obrázek pro zvětšení

Systém ORYX QPM je nabízen jako bezlicenční, tzn. za cenu jednoho řešení může tento systém využívat libovolný počet uživatelů příslušné firmy. Je určen pro malé, střední i velké firmy všech odvětví, které užívají nebo zavádějí systém zabezpečování jakosti a zároveň implementují nebo mají implementovanou "procesní organizaci".

Procesy a ISO

Pokud má organizace popsánu procesní strukturu, lze tento popis s výhodou použít i při budování systému řízení jakosti. Jako příklad tohoto postupu byly představeny např. produkt Easy ISO nebo softwarový systém EISOD, které obsahují koncepci a metodiku procesního řízení organizace a elektronické dokumentace dle normy ISO 9000:2000. ISO dokumentace v elektronické formě samozřejmě poskytuje neoddiskutovatelné výhody co se týká změn, archivace i distribuce zejména při periodických auditech kvality. Dokumentaci je možné zpřístupnit jak v klasických formátech, tak i například v rámci firemního intranetu.

K procesně orientovaným nástrojům na modelování systému jakosti podniku v návaznosti na požadavky norem řady ISO 9000 patří systém ARIS Easy ISO

Systém ARIS Easy ISO

ARIS Easy ISO se skládá z modulů ARIS Easy Design, Easy ISO intranet a Easy ISO print.

• ARIS Easy Design je modul sloužící pro zachycení a aktualizaci procesů organizace se všemi souvisejícími vazbami. Pro svoji jednoduchou obsluhu jej mohou používat začátečníci, příležitostní uživatelé i profesionálové v modelování podnikových procesů. ARIS Easy Design je ideálním řešením pro celopodnikové nasazení. Kromě snadno srozumitelných možností modelování lze v Designeru do dokumentace procesů komfortně připojit multimediální objekty jako texty, prezentace, videa či internetové odkazy. Díky možnému ukládání znalostí o podniku do databáze může uživatel s pomocí předem definovaných sestav provádět jednoduchá vyhodnocení.
• ARIS Easy intranet je nástroj umožňující tvorbu dokumentace procesního modelu organizace v prostředí intranetu přístupnou všem pracovníkům.
• Easy ISO print představuje generátor výstupní dokumentace ve formě textů, tabulek a grafů.

Systém ARIS Easy Desing plní tyto funkce:

• vytváření modelů
• editace objektů
• integrace multimediálních prvků
• tisk sestav (reportů)
• navigace mezi modely
• dostupnost všech metod pro modelování podnikové reality

ARIS Easy ISO je systém pro náročnější aplikaci ve větších firmách. Obsahuje procesní model ISO 9000, který lze propojit s procesním modelem organizace. Tak lze názorně a interaktivně dokumentovat systém managementu jakosti včetně příručky jakosti.

Systém EISOD

EISOD je produkt elektronické síové správy a prokazování způsobilosti systému zabezpečování jakosti podle norem ISO. Je koncipován jako víceuživatelský systém a je založen na architektuře klient/server. Na serveru jsou umístěny všechny spravované dokumenty a databáze, které mohou být jednotlivými uživateli využívány.

Softwarový systém EISOD je modulární aplikace obsahující tři základní moduly:

• Správa dokumentace systému zabezpečování jakosti - tento modul zajišťuje definované workflow dokumentů systému zabezpečování jakosti mezi jednotlivými typy uživatelů:
  • Administrátor - vytváří a definuje strukturu elektronické dokumentace systému zabezpečování jakosti a přiřazuje role, přístupová práva k jednotlivým dokumentům pro příslušné uživatele.
  • Zpracovatel - zpracovává změny, edituje přidělené dokumenty. Poté dokument předává ke schválení.
  • Schvalovatel - provádí schválení změn v přidělených dokumentech systému zabezpečování jakosti s možností jejich editace. V případě neschválení je dokument vrácen zpět zpracovateli.
  • Prohlížeč - tato role je přidělena všem uživatelům systému. Prohlížeč nezávisle na toku dokumentů prohlíží vždy aktuální dokumenty systému zabezpečování jakosti, které jsou umístěny v adresářové struktuře.
• Správa interních auditů - modul pro řízení workflow interních auditů, karet neshod, karet preventivních opatření a karet doporučení mezi jednotlivými typy uživatelů.
• Správa měřidel - modul sloužící k evidenci a správě měřidel.

Základní výhody EISODu:

1. efektivní správa a údržba dokumentace systému zabezpečování jakosti
2. jednoduchá aktualizace dokumentace systému zabezpečování jakosti v on-line formě
3. odstranění dávkové aktualizace systému zabezpečování jakosti
4. zapracování automatického workflow správy systému zabezpečování jakosti a všech karet prokazujících způsobilost systému zabezpečování jakosti
5. elektronické prokazování a zpracování bez možnosti jakékoliv ztráty
6. prokazování přístupu a práce v EISODu

Systém EISOD je nabízen také jako bezlicenční. Je určen pro malé, střední i velké firmy všech odvětví, které užívají nebo zavádějí systémem zabezpečování jakosti a zároveň implementují nebo mají implementovanou procesní organizaci.

Počítačová podpora řízení jakosti - jednoznačně ano

Normy, které se zabývají standardy jakosti by neměly být chápány jako proces papírování, jenž dusí vlastní činnost firmy. Pokud se podnik rozhodne zavést některou z norem jakosti, měl by také zvážit implementaci některého ze softwarů na podporu správy dokumentace, nejlépe pak ve spojení s procesním modelem organizace.

Hlavní úlohou počítačové podpory řízení jakosti je odstranit velké množství dokumentace a záznamů v tištěné a psané podobě, tj. uchovávat a řídit dokumentaci v elektronické formě a vést záznamy v databázích. Softwarová podpora řízení jakosti dále poskytuje nástroje pro snadné vyhledávání dokumentů, zaznamenávání informací a umožňuje tisk formulářů, přehledů či zpráv.

Významným přínosem je skutečnost, že nabízí pracovníkům v oblasti jakosti pomocné funkce, které usnadňují a značně urychlují provádění rutinních nebo náročnějších činností, jako jsou například výpočty indexů způsobilosti při statistické regulaci procesů, výsledných bodových hodnoceních při auditech apod.

V současnosti je na českém trhu široká nabídka softwarových produktů využitelných k počítačové podpoře řízení jakosti, které se liší rozsahem, oblastí použitelnosti, cenou, technickou realizací, servisní a poradenskou kontrolou. Nedostatek jednoduchých nebo naopak komplexních a silných nástrojů nemůže být již dnes argumentem pro odmítnutí procesního přístupu při řízení jakosti.

A jestliže má norma mít pozitivní vliv na rozvoj podniku, musí akt certifikace představovat pouhé zastavení, zkoušku zralosti, která teprve v dalším období bude přinášet své pozitivní výsledky.

15.01.2004 - Vladana Divišová