V akciové společnosti Baťa, se sídlem ve Zlíně, vyvstala potřeba nového informačního systému již před několika lety, kdy přestal dostačovat software, na němž se zpracovávala účetní a ekonomická agenda. Tato aplikace začala postrádat nejnovější aktualizace v potřebných termínech. Data a práce potřebné pro účely výkaznictví, reportingu zahraničním vlastníkům a manažerských analýz dosáhla takového objemu, že jejich zpracování bylo příliš časově náročné při použití jednoduchého účetního systému, převodových můstků a výstupů připravovaných z větší části manuálně s využitím funkcí MS Excel.

V roce 2004 se management začal vážně zabývat otázkou potřeby manažerské nadstavby. Výběru manažerského informačního systému předcházel výběr nového ekonomického a účetního systému, jelikož stávající již nesplňoval požadavky velké firmy a ani jeho aktualizace již neřešily některé zásady z hlediska účetnictví či daní.

Cíle a požadavky na nový systém

Hlavním požadavkem bylo, aby byl manažerský informační systém v co největší míře propojitelný s novým účetním systémem. Dále management očekával možnost optimální konfigurace podle specifických potřeb firmy, maximální automatizaci prováděných operací a práci s výstupy přímo v systému. Důležitým požadavkem byla také možnost exportu do MS Excel, ve kterém společnost odevzdává sestavy své centrále, Bata Shoe Organization, pro účely reportingu a konsolidace.

Upřednostňovanými výhodami, ne však prvořadými podmínkami, bylo, aby manažerský systém pocházel od stejného dodavatele jako ekonomický a účetní systém. K preferovaným vlastnostem patřila rovněž možnost navedení historických dat umožňujících meziroční srovnávání, výstupy v anglickém jazyce, dálkový přístup k aktuálním datům a výstupům z výrobní divize v Dolním Němčí. V neposlední řadě byl kladen velký důraz na maximální bezpečnost systému.

Výběr a implementace systému

Většinu požadavků a dokonce i výše uvedených upřednostňovaných výhod splňoval systém TOP-RIS od pražské firmy Saul IS, která dodala a implementovala ve firmě taktéž ERP systém RIS2000, zabezpečující zpracování ekonomické a účetní agendy.

Výběru manažerského informačního systému tedy předcházel výběr nového ERP systému. Tohoto výběru se v prvopočátku účastnilo cca 8 pracovníků z finanční účtárny a výpočetního oddělení. Prvořadým úkolem bylo vybrat, nasadit, odladit a daty naplnit ERP systém RIS2000. Bezproblémová implementace RIS2000 významně napomohla k urychlení jednání o novém manažerském systému a předvybrán tak byl vzhledem k dobré zkušenosti stejný dodavatel, společnost Saul IS.

Jednání s firmou Saul IS o manažerském systému se účastnili už jen 3 pracovníci. Byli to: zástupce výpočetního oddělení, zaštiťující jednání v oblasti zajištění potřebného hardwaru a softwarového vybavení, finanční ředitel jako zadavatel a uživatel zpracovaných výstupů pro své další manažerské a rozhodovací aktivity a finanční analytik, který byl určen jako hlavní budoucí klíčový uživatel systému po všech stránkách a koordinátor implementace a přípravy systému pro jeho plné využití. Úkolem analytika bylo rovněž spolupracovat na úpravách systému podle specifických požadavků firmy.

Na konci roku 2005 a počátkem 2006 bylo provedeno odladění systému, testování funkčnosti, školení uživatelů a příprava specifických šablon (viz obr. 1). V březnu 2006, souběžně s použitím původního systému, byl spuštěn ověřovací provoz. Jeho cílem bylo kompletně prověřit nejnáročnější proces - zpracování a generování měsíčního reportu - při němž je kladen velký důraz nejen na správnost zpracovaných dat z měsíční závěrky, dodržení předepsaných forem výkazů, ale také na dodržení velmi krátkého termínu pro zpracování. Ostrý provoz manažerského systému TOP-RIS byl zahájen v dubnu 2006.

Úvodní obrazovka systému TOP-RIS s nabídkou pro práci se šablonami
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Funkce a využití systému

TOP-RIS představuje manažerskou nadstavbu, která zpracovává údaje z transakčních částí systému RIS2000 a přeměňuje je v cenné informace především z oblasti ekonomiky a hodnocení finančního zdraví firmy. TOP-RIS je určen především pro finanční a obchodní manažery, pracovníky controllingu či vedoucí účetní a umožňuje zpracovávat výstupy z oblastí řízení firmy, za něž tito pracovníci odpovídají. TOP-RIS slouží také jako pomocník při zpracovávání výročních zpráv, reportů domácím i zahraničním vlastníkům či bankám nebo při vytváření vnitropodnikového systému reportingu a controllingu. Poskytuje tak informace nejen pro finanční řízení společnosti, ale i pro vnitropodnikové řízení či hmotnou zainteresovanost (1).

TOP-RIS funguje ve vícejazyčném prostředí. Všechny sestavy je možné tvořit v angličtině, a dokonce i v němčině a slovenštině. Rovněž i menu a ovládání je možno volit v těchto jazykových mutacích.

Výkaz zisků a ztrát (po měsících) v systému TOP-RIS
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

V rámci manažerského systému TOP-RIS využívá firma Baťa nejčastěji tyto subsystémy:

• Firemní sestavy - tento subsystém poskytuje standardní účetní sestavy jako jsou předvahy, výsledovky, a to jak ve statické podobě, tak i v časových řadách. Firemní sestavy dále poskytují základní účetní výkazy, a to mj. i v podobě tzv. Vlastních výkazů, které lze připravovat pomocí uživatelsky vytvořených a nadefinovaných šablon. Tato funkcionalita TOP-RISu patří ve firmě Baťa k nejpoužívanějším. TOP-RIS je tak využíván pro většinu prací spojených s vytvářením požadovaných sestav, tabulek a analýz. Ty pak dále slouží k podpoře rozhodování finančního ředitele, jsou neoddělitelnou součástí reportingu pro centrálu společnosti a využití nacházejí také při výkaznictví pro ČNB a ČSÚ.

Výstupy z hlavní knihy (ve formě grafu) v systému TOP-RIS
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

• Vnitropodnikové sestavy - slouží především pro controlling a vnitropodnikové řízení nákladů jednotlivých divizí a středisek a porovnávání skutečnosti s plánem na všech výše uvedených úrovních (plány zatím v TOP-RIS připravované nejsou).

Pohledávky (v intervalovém členění) v systému TOP-RIS
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

• Pohledávky a závazky - tento subsystém je využíván v omezené míře, a to především tam, kde lze uplatnit možnost rozpadu položky z pohledávek a závazků až na detail položek předpisů a úhrad. Pohledávky a závazky dále poskytují různé sestavy dle velikosti firem, splatnosti, částky, časové řady vývoje pohledávek nebo jejich intervalů po splatnosti, nejrůznější podrobnosti ze saldokonta apod. Velkou výhodou tohoto modulu je možnost zpětného přepárování saldokonta ke konkrétnímu termínu v minulosti, takže se sestavy dají vytvořit i zpětně k minulým datům.

Predikce cashflow v systému TOP-RIS
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Přínosy pro společnost Baťa

Přednostmi systému TOP-RIS, kterých si ve společnosti Baťa nejvíce cení, jsou srozumitelnost informací, grafické vyjádření, modifikovatelné přehledy a statistiky a vysoká vypovídací schopnost. Veškeré výstupy a sestavy jsou zpracovány ve formátu MS Excel a tudíž je možné je dále editovat. Používat všechny funkce MS Excelu ve výstupech je dokonce možné i bez nainstalovaného systému, takže tyto výstupy mohou být dále předávány pracovníkům, kteří manažerskou nadstavbu nainstalovanou nemají. Systém umožňuje vytvářet také vlastní přehledy a reporty. Velkou výhodou je možnost jednoduchého odskoku (rozpad položky) až na detail jednotlivých účetních položek a dokladů, a to téměř z každého výstupu.

Jako u každého jiného informačního systému, tak i u TOP-RISu je úspěšnost implementace závislá na schopnosti uspokojit uživatelské požadavky a splnit očekávání managementu. Uživatelé ve společnosti Baťa oceňují na systému TOP-RIS především jednoduchost jeho ovládání, management pak chválí velmi krátkou dobu na zaškolení uživatelů pro využití standardně připravených reportů. Pro uživatele připravujícího nestandardní vlastní šablony a specifické výstupy je nutné náročnější školení, nicméně po jeho zvládnutí systém poskytuje rovněž příjemnou, intuitivní a jednoduchou obsluhu.

Jedinou nevýhodou TOP-RISu ve společnosti Baťa je, že systém nepracuje s aktuálními daty z ERP systému. Vždy je totiž nutné aktuální data naimportovat. Tento problém je vyřešen možností nastavení automatického importu dat přes noc a v případě nutnosti zpracovávat aktuální data lze provést i dodatečný import během dne. Vzhledem k obrovskému objemu zpracovávaných dat a potřebám reportingu však vedení společnosti považuje absenci dat z jednoho dne pro své rozhodování za zanedbatelnou.

Společnost Baťa předpokládá, že bude do budoucna systém TOP-RIS využívat také pro tvorbu plánů a rozpočtů. Hodlá rovněž více využít jeho možností pro řízení pohledávek a závazků. V neposlední řadě chce rozšířit okruh uživatelů manažerského systému, a to především mezi členy vrcholového vedení firmy.

Literatura

1. Vnitrofiremní materiál - Programová dokumentace TOP-RIS
2. Saul IS spol. s r. o. [online]. Dostupný z WWW: http://www.saul-is.cz/

07.10.2008 - Jarmila Chmelová