Historie společnosti se píše již od roku 1794, kdy obchodník s kořením Jan Becher začal experimentovat s bylinnými likéry. Samotný recept na proslulou Becherovku zanechal Janu Becherovi lékař hraběte Maxmiliana Friedricha von Plettenberg-Wittem-Mietingen jako poděkování za pohostinnost. Becherovka se stala stěžejním výrobkem a v posledních letech Jan Becher rozšířila svoji produkci i o další likéry odvozené od Becherovky. Výroba a část skladových prostor je umístěna v Karlových Varech. Centrální sklad, oddělení prodeje a marketingu se nachází v Praze. Společnost má také pobočku na Slovensku s názvem Jan Becher Slovensko.

Obr. 1 - Výrobní linka Becherovky

Privatizace společnosti v roce 1998 znamenala její začlenění do francouzského koncernu Pernod Ricard, který patří mezi přední celosvětové prodejce alkoholických nápojů. Došlo k rozšíření produktového portfolia alkoholických i nealkoholických nápojů o výrobky celé korporace Pernod Richard, které Karlovarská Becherovka prodává na českém a slovenském trhu. Tradiční Becherovka putuje rovněž na český a slovenský trh, dále pak převážně do Maďarska, Německa a na Ukrajinu, Polska i na další trhy včetně zámořských.

Dlouholeté zkušenosti rozhodly

Privatizace znamenala změnu vedení firmy, které vzneslo nové požadavky na podnikový informační systém. Dosavadní řešení bylo nevyhovující, proto vedení jednoznačně rozhodlo o jeho výměně. Při výběrovém řízení vyhrálo v té době standardní a lokalizované řešení, vyzkoušené uvnitř koncernu v jiných zemích a současně s dobrou podporou v Čechách. Jednalo se o ERP systém iScala.

Implementační projekt byl zaměřen na pokrytí co nejvíce podnikových oblastí. Kromě speciálních agend, jako jsou CRM a řízené sklady, byly v Karlovarské Becherovce zavedeny moduly pro řízení ekonomiky a financí (hlavní kniha, základní prostředky, pokladna, saldo dodavatelů, zákazníků), logistiky (nákup, prodej, skladové hospodářství) a výrobního cyklu (přídavný modul typu struktury).

Implementace a nezbytné úpravy systému

Samotné nasazení ERP systému iScala proběhla snadno především díky dobře propracované implementační metodice. Ta je rozdělena do dvou kroků. Nejprve jsou definovány požadavky na základě typizovaných formulářů a popsáno potřebné řešení. Následně se přes vzdálený přístup nainstaluje parametrizovaný software a proběhnou potřebná školení. V současné době je systém administrován IT odborníky Karlovarské Becherovky.

Ne vše bylo možné zvládnout pouhou parametrizací standardních funkčností systému. Proto bylo nutné přistoupit k zakázkovým úpravám. Jako velmi náročná pro automatizaci ERP systémem se ukázala oblast fakturace. Společnost, jako prodejce alkoholických nápojů, se musí umět vypořádat s agendou spotřební daně a to exaktně v souladu s českou legislativou. Spotřební daň je totiž velmi specifická záležitost, která se značně liší mezi jednotlivými zeměmi EU. Hlavní úprava systému proto směřovala právě k fakturaci a prodejnímu cyklu, speciálně pak ke zvláštnímu zacházení se spotřební daní.

Obr. 2 - Náhled nákupní objednávky – iScala 2.2
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Budování informační strategie společnosti

Vedení společnosti přistoupilo ke zcela nové informační strategii. V jejím rámci byl implementační projekt rozdělen do několika etap. Ta první zahrnovala nasazení ERP systému v již popsaných oblastech. Druhá etapa spočívala v zavedení podpory pro řízení vztahů se zákazníky, řízené sklady (Warehouse Management) včetně systému čárových kódů. Třetí etapa byla implementace systému pro podporu manažerského rozhodování (datový sklad a aplikace Business Intelligence). Jako poslední byla provedena implementace nástrojů pro řízení dokumentů (Document Management System), pracovních toků (workflow), rozpočtování a predikce. Tyto aplikace komunikují s ERP systémem na bázi XML standardů. Některé používají obousměrný tok dat (řízené sklady, čárové kódy), jiným postačí jednosměrná komunikace (dokumenty).

Nadstandardní řešení v oblasti řízení dokumentů

Během budování informačního systému dospěl implementační tým k potřebě najít efektivní způsob řízení dokumentů mezi lidmi, kteří nepatří k uživatelům ERP systému iScala. Hlavním úkolem bylo zautomatizování "papírových procesů" a eliminovat ztráty dokumentů během schvalování. Na počátku chtěla společnost pokrýt cyklus nákupních objednávek a oblast interních požadavků, resp. schvalování akcí, které zahrnují více než jedno oddělení od určitého finančního limitu. Postupem času se ukázalo, že postupy pro řízení dokumentů lze dobře využít také pro další podnikové procesy.

Při výběru se hledalo řešení střední cenové kategorie. Produkty nejvyšší úrovně se vedení společnosti jevily jako příliš nákladné a složité. Ve výběrovém řízení nakonec uspělo řešení firmy Altec. Systém Altec Doc-link již řadu let pracuje s mnoha řešeními, které Epicor Software dodává na českém trhu. Tento nástroj řídí a zrychluje schvalovací procesy ve firmě, zajišťuje elektronickou distribuci obchodních dokumentů a finančních výkazů obchodním partnerům, zákazníkům či zaměstnancům. Umožňuje převádět dokumenty do libovolných formátů, vytvářet elektronické archivy a zpětně vyvolávat dokumenty. Samotná aplikace je velmi jednoduchá a přehledná, vzhledem připomíná prostředí elektronické pošty.

Implementace celého systému probíhala dle metodiky společnosti Altec. Před jejím zahájením byly vydefinovány požadavky a zaneseny do standardizovaných formulářů. Následná prvotní instalace probíhala vzdáleně. Pro nastavení formátů, workflow a customizaci již museli být konzultanti společnosti Altec přítomni. Jako další krok proběhlo školení uživatelů a testování systému. Celé nastavení a školení trvalo pouhé tři týdny a poté byl již systém spuštěn do ostrého provozu. Výběrem správného dodavatele získala Karlovarská Becherovka také kvalitní postimplementační podporu.

Výhody spolupráce s aplikací Doc-link

K automatizaci řízení dokumentů je používána již zmiňovaná aplikace Altec Doc-link. Komunikace mezi systémy funguje tak, že systém iScala sám načítá a konvertuje dokumenty pro využití v této aplikaci. Její integrace je natolik výhodná, že za rok a půl používání se toto řešení rozšířilo i do dalších podnikových procesů. Používá se pro řízení smluv a dokumentů personálního oddělení. Tyto dokumenty jsou evidovány v systému a není nutné je složitě dohledávat. Další plánované aktivity směřují do oblasti formulářů. Každý formulář, který potřebuje pro schválení více než jeden podpis, je vhodné převést do elektronické podoby.

Komunikace Doc-link a systému iScala bezchybně funguje také v oblasti nákupu. Nákupní proces začíná v okamžiku zjištění potřeby a vložení nákupní objednávky do ERP systému vyškoleným uživatelem. Tato nákupní objednávka se automaticky vloží do nákupního cyklu v systému Doc-link, který odešle e-mailovou notifikaci příslušnému pracovníkovi a sdělí mu, že v jeho workflow čeká dokument ke schválení. Pravidla pro schvalování jsou dána autorizační maticí, kde je nastavena výše částky, kterou může daný pracovník schvalovat.

Obr. 3 - E-mailová notifikace
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Dokument je poslán na nejnižší úroveň schvalování a příslušná osoba objednávku schválí. Pokud se ovšem nejedná o finálního schvalovatele, systém opět porovná objednávku s autorizační maticí a pošle ji dalšímu, výše postavenému schvalovateli. Po finální autorizaci se dokument vrátí zadavateli jako schválená objednávka, na jejímž základě lze objednat službu nebo zboží.

Obr. 4 - Náhled na aplikaci Doc-Link – nákupní objednávka
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Dalším krokem je dodání služby nebo zboží. V ERP systému je vytvořen dokument nazvaný Příjemka, který se opět automaticky propojí do aplikace Doc-link. Ta jako v předchozím případě informuje zainteresované osoby, v jakém stádiu se nákupní proces nachází. V poslední fázi cyklu je přijatá faktura centrálně naskenována v recepci, a poté odeslána majiteli nákupní objednávky. Ten v aplikaci Doc-link zkontroluje, zda byla objednávka opravdu schválena, příjemka řádně vyplněna a přiřadí k těmto dokumentům fakturu. Tyto tři dokumenty jsou potom odeslány na účetní oddělení, které zaúčtuje fakturu proti nákupní objednávce a celý cyklus se uzavře.

Co přinesla implementace DMS

Systém pro řízení dokumentů je součástí podnikového informačního systému již více než rok. Díky jeho používání společnost Karlovarská Becherovka zlepšila a zrychlila svůj systém toku a schvalování dokumentů. V systému je exaktně nastavený postup autorizace dokumentů pomocí autorizační matice. Velkým přínosem bylo vytvoření elektronického archivu dokumentů a usnadnění jejich vyhledávání. Vlivem převedení dokumentů do elektronické podoby byly uspořeny náklady na papír a poštovné.

Jak zajistit nízkou chybovost v objednávkovém cyklu

Pro párování objednávky s fakturou se nabízí dvě řešení. Buď je možné přiřazování automatizovat, nebo lze tuto činnost ponechat na majitelích objednávkového cyklu. Prvně jmenované řešení se původně pro Karlovarskou Becherovku jevilo jako výhodnější. Pro jeho realizaci ale bylo nutné, aby na faktuře byl na určitém místě definován odkaz na nákupní objednávku. V praxi se však ukázalo, že v některých případech není objednávka včas odeslaná a zboží je objednáno ještě před jejím schválením. V době objednání tedy není ještě známo číslo objednávky. Problém může nastat i v případě, že jej dodavatel zapomene uvést nebo je toto číslo nečitelné. V obou případech tak nelze identifikovat správnou objednávku. Párování proto probíhá na úrovni uživatelů.

Většina uživatelů pracuje v popsaném objednávkovém cyklu pouze s aplikací Doc-link. Nákupní objednávky zadává do ERP systému šest vyškolených uživatelů a celkem 50 pracovníků je součástí objednávkového cyklu v Doc-linku, který je pro ovládání jednodušší. V aplikaci Doc-link pak pouze volí z několika možností při schvalování, čímž výrazně klesá pravděpodobnost chyby.

Jednoduchá výroba s utajením receptury

Softwarová podpora řízení výroby byla zaměřena na produkci úzkého portfolia výrobků, které se liší pouze balením. Jedinou komplikací se stalo utajení složení Becherovky. Receptura pro její výrobu je známa pouze dvěma žijícím osobám a patří k zásadnímu know-how společnosti. Z tohoto důvodu se receptura nenachází v informačním systému. Odpis surovin je řešen následovně: 40 přírodních látek, z nichž se Becherovka připravuje, se nakoupí v určitém objemu a tento objem je jednorázově odepsán.

Obr. 5 - Řízení výroby Becherovky

Samotná výroba je dělena na tři hlavní kroky, v prvním je vyroben polotovar a v druhém kroku finální kapalina - Becherovka. Třetí krok spočívá v balení do lahví a odepsání hotového výrobku.

Zpětná sledovatelnost výroby a řízené sklady

Při vstupu České republiky do EU se stal závazným předpis o zpětné sledovatelnosti výroby. Pro řešení tohoto legislativního požadavku bylo rozhodnuto o pořízení řešení pro řízené sklady. Výběrové řízení na dodávku této aplikace vyhrála společnost Aimtec. Její DCI+ Warehouse Management slouží primárně ke zpětné sledovatelnosti (downstream traceability).

Sledování výrobní dávky začíná ve výrobě, následně směřuje k zákazníkovi, a to tak, že na výstupu z linky jsou skenovány čárové kódy na úrovni kartonu. Kartony jsou pak sledovány na úrovni palet. Následně se pomocí čteček provedou skladové transakce. Poslední skladovou operací je vyskladnění zboží z cílového skladu zákazníkovi.

Centrální sklad se nachází v Bořanovicích u Prahy jako logistický servis třetí strany. Aplikace pro jeho řízení je propojena přes XML formuláře se softwarem logistického operátora. Dané skladové transakce určené k vyskladnění se tak předávají do systému poskytovatele logistických služeb, který zboží dodá zákazníkům.

EDI přináší problémy tam, kde je nečekáte

Pro elektronickou výměnu dat má zavedená společnost speciální modul, který je schopen přijímat elektronické dokumenty a předávat je do ERP systému. Jelikož Karlovarská Becherovka prodává pouze do velkoobchodů a obchodních řetězců, je portfolio jejich zákazníků poměrně úzké. Přes EDI jsou schopny komunikovat pouze velké obchodní řetězce, a to v oblasti nákupních objednávek. Co se týče elektronických faktur, tak pouze pět partnerů dokáže přijmout fakturu ve formátu EDI a to s různou mírou úspěšnosti. A proč tomu tak je?

Na počátku se elektronická výměna dat na bázi standardu EDI jevila jako téměř výhradně technická záležitost. V okamžiku realizace se ale ukázalo, že technická stránka věci je zanedbatelná. Zásadní problém spočívá v synchronizaci kódu. Jak uvádí odpovědní pracovníci Karlovarské Becherovky, v současné době trvá fakturace přes EDI více času než vytištění faktury a její zaslání v obálce tak, jak je to činěno u jiných zákazníků.

Řízení vztahů se zákazníky

Oblast CRM představuje pro Karlovarskou Becherovku velký potenciál pro další zdokonalování. Současné CRM řešení je natolik upravené na míru, že má jen velmi málo společného s původním standardem, aplikací Dakota, kterou dodává společnost GATC. CRM v Karlovarské Becherovce je příkladem vysoce sofistikovaného řešení. Používá se např. pro řízení obchodníků v terénu i pro sběr dat u zákazníků, kterému se věnuje i řada pracovníků mimo obchodní tým tak, aby firma měla k dispozici údaje o realitě ve srovnání s viděním situace ze strany obchodníků.

Podpora prodeje (Sales Force Application) v CRM systému zahrnuje i identifikaci problémů na prodejnách a jejich řešení ve spolupráci s kompetentními osobami.

Rozpočtování, predikce a podpora manažerského rozhodování

Karlovarská Becherovka pokračovala v rozvoji informačního systému pokrytím oblasti rozpočtování a predikcí. Cílem bylo zajistit odhady plánu prodeje na několikaměsíční období, a to včetně takových detailů, jako jsou zákaznické ceny. Tyto plány poté slouží pro řízení logistiky, fyzické plánování skladů, finanční plánování a řízení. Systém je opatřen zpětnou vazbou z rozpočetnických procesů, které vedou ke korekcím obchodních a logistických plánů. Pro řízení tohoto procesu vyvíjí společnost vlastní aplikaci, která integruje všechny uvedené činnosti. Jako datový zdroj je využit datový sklad, který byl vyvíjen ve spolupráci se společností IBM a nyní je již plně v rukou IT odborníků Karlovarské Becherovky.

Na úrovni manažerského rozhodování je poměrně složité správně využít data, která jsou uložena v datovém skladu. Přednastavených reportů a analýz je velmi mnoho a čím vyšší postavení manažer má, tím méně ho zajímají detailní údaje. Proto se v Karlovarské Becherovce neustále pracuje na správném nastavení systému, aby každá úroveň managementu získala přesně ty informace, které jsou potřeba. Vedoucí pracovníci pak k interpretaci údajů a analýzám používají BI aplikaci MicroStrategy 9.

Výběr správného partnera a přínosy systému iScala

Spolupráce mezi Karlovarskou Becherovkou a dodavatelem ERP systému iScala trvá více než 10 let. Na počátku bylo krátké, ale velmi náročné půlroční období, kdy probíhala implementace řešení. Během dalších dvou let byl systém vylaďován až do podoby současného stabilního transakčního řešení. Postupně se začaly přidávat další aplikace a společnost Epicor byla nápomocna s jejich propojováním do ERP systému, zvláště pak v případě systému pro řízení dokumentů.

14.04.2010 - Dagmar Šulová, Hana Klčová