Firemní workflow (pracovní tok) tvoří páteř každé moderní organizace. Jeho podstatou je naplňování celkové strategie společnosti a její promítání do organizování činností a procesů. Tyto činnosti mohou začínat u náboru nových zaměstnanců a končit až u rozesílání marketingových materiálů potenciálním zákazníkům. Obvykle jsou tyto činnosti ve firmách registrovány mnoha odlišnými způsoby, v několika dílčích systémech a zabývají se jimi pracovníci na různých stupních řízení. Tím se samozřejmě velmi ztěžuje dostupnost přesných a spolehlivých informací.

V Exact Synergy Enterprise je možné tyto činnosti a procesy registrovat v elektronické podobě. Toto skutečné automatizované workflow dovolí všechny potřebné zdroje a informace flexibilně předávat na osoby odpovědné za provedení daných procesů. Workflow v Exact Synergy Enterprise tak sestává z objednávek zákazníků přes webový obchod, změnových řízení, požadavků HRM, prodejních hovorů a marketingových činností, stovek závislých a souvisejících podnikových procesů či dílčích firemních aktivit.

Ve všech podnikových aktivitách a procesech představuje workflow fyzický dokument komunikace a spolupráce, který posunuje práci společnosti dopředu. Jeho úspěšné nasazení je podmíněno dvěma faktory:

1. Musejí být předem jasně definovaná pravidla pro realizaci workflow.
2. Podnikové procesy a činnosti musejí být přesně popsány, vykonávány a v případě potřeby také revidovány.

Exact Synergy Enterprise obě dvě podmínky splňuje. Jednak nabízí nástroje workflow potřebné pro sestavování a standardizaci podnikových pravidel, jednak umožňuje rovněž automatizovat, řídit a sledovat podnikové procesy v rámci centralizovaného portálového řešení. Další vlastnosti workflow v tomto systému jsou následující:

• Vychází z principu "jednoho zdroje pro činnosti", což umožňuje, aby workflow (informace o tom, jak jsou úkoly a požadavky vytvářeny) bylo dostupné zaměstnancům, managementu, obchodníkům i partnerským organizacím.
­
• Poskytuje monitoring procesů a řízení výjimek, což znamená, že jakékoliv činnosti a úkoly mohou být zkoumány, blokovány a revidovány, včetně udělování výjimek podle parametrů úrovně důležitosti.
• Úkoly pro jednotlivé pracovníky se automaticky řadí do požadavků "individuálního workflow". Požadavkem přitom může být dotaz na dokumentaci, spolupráci či sdělení termínů plnění úkolu. Požadavek může být vymezen tak, aby sledoval zdrojovou cestu, dokud není splněn.
­
• Bezpečnostní model je založen na rolích, což znamená, že přístup ke všem informacím je založen na pravidlech a schématech rolí, která vymezují užití činností a procesů. Požadavky jsou propojeny se specifickým bezpečnostním hodnocením (ratingem) vyřízení tak, že jen ti, kteří odpovídají tomuto ratingu požadavků, mohou mít přístup k takovým informacím.
­
• Nabízí četné monitorovací možnosti pro trvalé sledování workflow prostřednictvím pivotní analýzy a statistik prováděných na jednotlivých úrovních firmy.
­
• Integruje procesy a činnosti napříč celou organizací, což znamená, že projekty, zákazníci, finance i dokumentace jsou interně propojeny. Dílčí pracovní činnosti, které jsou popsány do naprostého detailu, pak z globálního pohledu vytvářejí jeden komplexní podnikový proces.

Jak se stát bezpapírovou firmou

Pro mnoho českých organizací znamená elektronické řízení a ukládání dokumentů stále jen zbožné přání, pokud vůbec nad ním uvažují. S Exact Synergy Enterprise lze toto přání splnit. Koncepce aplikace vyznávající centralizaci a dostupnost odkudkoliv po internetu umožňuje nejen kompletní zpracovávání, odesílání, uchovávání a vytváření dokumentů, ale samozřejmě také sdílení informací v nich obsažených. Tento princip významně zjednodušuje interní i externí komunikaci. Je také neodmyslitelným základem pro budování podnikového intranetu a různých uživatelských portálů.

Komplexní řízení dokumentů zajišťuje v aplikaci modul Dokumenty. Jeho náplní je nejen organizovat, vytvářet, umožňovat dostupnost a distribuovat dokumenty, ale rovněž řídit informace o dokumentech. Napomáhá tak vytvářet velkou integrovanou knihovnu s dokumentací. Hlavní rozdíly mezi tradičním řízením dokumentů a možnostmi Exact Synergy Enterprise porovnává následující tabulka:

Tab. 1: Možnosti Exact Synergy Enterprise při řízení dokumentů
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Modul Dokumenty dále disponuje širokými možnostmi při definování přístupu pro různé skupiny zaměstnanců, partnerů, zákazníků a dalších zúčastněných skupin. Čerpá z úzké provázanosti na Microsoft Office a umožňuje tak uživatelům vytvářet dokumenty přímo v tomto kancelářském balíku s tím, že jsou poté ukládány v Exact Synergy Enterprise. Další důležitou vlastností je elektronické řízení toku dokumentů prostřednictvím jejich připojení k probíhajícím procesům (např. naskenovaných faktur nebo objednávek). V neposlední řadě stojí za to zmínit možnost verzování dokumentů, což ponechává uživatelům maximální kontrolu nad svými informacemi, jejich distribucí a archivováním.

Obr. 5: Práce s dokumenty týkajícími se konkrétního projektu
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

V úvodní kapitole jsme hovořili o zabezpečení Exact Synergy Enterprise, konkrétně pak o definování bezpečnostních úrovní přístupu k informacím. Ty jsou samozřejmě nedílnou součástí i u modulu Dokumenty. Při řízení dokumentů lze nastavovat několik úrovní. Princip zabezpečení funguje tak, že např. dokument nastavený na úroveň 2 může prohlížet zároveň kdokoliv, kdo má práva pro prohlížení dokumentů na vyšších úrovních. Výjimkou jsou úrovně zabezpečení 3, 4, 100 a 101.

Tab. 2: Úrovně zabezpečení při řízení dokumentů v Exact Synergy Enterprise
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

24.08.2008 - Petr Sodomka