8. Řízení projektů
Informace na dosah z jednoho místa
Práce s projekty v Exact Synergy Enterprise představuje jednoduchý způsob, jak získat přístup k různým údajům z jediného místa. Projektem se přitom myslí dočasná činnost prováděná za účelem dosažení konkrétního cíle. Součástí projektu v Exact Synergy Enterprise jsou vedoucí a členové týmu, finanční prostředky vyčleněné na jeho realizaci, časový harmonogram a případně další zdroje.
Existuje celá řada činitelů, kteří ovlivňují úspěšné provedení projektu. Jedním z klíčových faktorů je schopnost všech členů týmu sdílet informace přesně a včas, jednoduše plánovat, organizovat, uskutečňovat a kontrolovat naplánované činnosti. V tomto ohledu poskytuje aplikace Exact Synergy Enterprise vynikající možnosti, zejména díky propojování všech typů potřebných údajů včetně dokumentů a informací o procesech. Navíc, stejně jako v jiných procesních oblastech, centralizuje veškeré informace o projektech na jednom místě, čímž jsou pro uživatele snadno dostupné a umožňují práci realizačním týmům na dálku, např. v rámci celé korporace dislokované po celém světě. Funkcionalita z této oblasti je soustředěna do modulu Projekty. V tomto modulu lze vytvářet základní projekty a podprojekty, definovat pro ně rozpočty, přidělovat je odpovědným manažerům, určovat realizační týmy a rozsah jejich pracovní náplně. Finanční řízení projektů zahrnuje evidenci přijatých a vytváření vydaných faktur, sledování a vyhodnocování aktuálních nákladů a výnosů. Řízení projektů se samozřejmě neobejde ani bez komplexního plánování využití disponibilních zdrojů.
Příklad: Jak pracovat s projektem v Exact Synergy Enterprise
Předpokládejme, že vaše společnost chce prezentovat nové výrobky na mezinárodním veletrhu. Veletrh se uskuteční za tři měsíce. Cílem odpovědných manažerů je zorganizovat všechny činnosti nejlepším možným způsobem, aniž by nad jejich realizací ztratili kontrolu. Je třeba zabezpečit všechny nutné náležitosti, jako jsou výstavní stánek, prostory pro pořádání workshopů, marketingové materiály, pozvánky apod. Do přípravy veletrhu jsou navíc zapojeni nejen zaměstnanci, ale i obchodní partneři, z čehož vyplývá, že struktura činnosti bude složitější, než obvykle. Proto je třeba celou akci pečlivě naplánovat a operativně uřídit.
Obr. 13: Karta založeného projektu
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
Aby bylo možné vytvořit struktury činností, je třeba nejdříve založit projekt. Vedoucí pracovníci totiž potřebují mít jednotný centralizovaný pohled na celou přípravu a realizaci. Po založení projektu v Exact Synergy Enterprise do něj pověřený manažer začne přidávat členy týmu za firmu i partnerské organizace a potřebnou dokumentaci. Nakonec začne registrovat činnosti a přidělovat jim odpovědné osoby. Za tímto účelem vytvoří požadavky na kartě projektu. Označí je jako kontrolované úkoly a vloží do workflow příslušným členům projektového týmu.
Obr. 14: Přehled vytvořených požadavků v rámci časového harmonogramu projektu
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
24.08.2008 - Petr Sodomka