Ve srovnání s řadou konkurenčních produktů nabízí ABRA G4 nesporný uživatelský komfort v podobě příjemného pracovního prostředí a intuitivního ovládání. Po otevření systému má uživatel k dispozici hlavní okno agend, které lze nastavit v grafické podobě jako interaktivní ovládací plochu znázorňující všechny jemu zpřístupněné funkčnosti. Způsob zobrazení jednotlivých agend záleží individuálně na každém uživateli. Pokud mu nevyhovuje standardní zobrazení, má možnost si po spuštění systému toto nastavení přizpůsobit. Lze nastavit jak zobrazení na základě seznamu agend, tak pomocí tzv. "navigačního stromu", který lze tlačítkem v levém dolním rohu okna vypnout. Zpřístupnění jednotlivých agend je řízeno přístupovými právy uživatele.

Hlavní okno spuštěné agendy nabízí uživateli také ovládání pomocí panelu nástrojů s definovanými funkčními tlačítky.

Obr. 4: Pracovní plocha znázorňující dostupnou funkcionalitu uživatele
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Veškerou funkcionalitu systému je možné ovládat pomocí klávesnice, a to bez nutného použití myši. Uživatelům mohou zpříjemnit práci klávesové zkratky, které jsou k dispozici v rámci celého systému. Při spouštění agendy v levé části okna se uživateli zobrazí příslušná ikona s uvedenou klávesovou zkratkou, pod kterou lze tuto agendu vyvolat.

Obr. 5: Vyvolání faktury vydané funkční klávesou Alt+2
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Jak se pracuje se záložkami agendy

Po spuštění příslušné agendy nabídne ABRA G4 uživateli záložky pro určité pracovní operace. První je tzv. "záložka Omezení". Ta nabízí možnost filtrování dat pomocí libovolného množství filtrů, které lze ukládat pro jejich další využití. Každý uživatel si také může nastavit výchozí filtr, který se načte při dalším otevření příslušné agendy. Filtry lze definovat buď pro každého konkrétního uživatele, nebo globálně pro celý systém.

Pokud uživatel požaduje pro svou práci unikátní filtr, lze do systému snadno doplnit SQL výraz a uložit jej do položky "výraz" na záložce "Omezení". Tento filtr posléze spolupracuje se standardními filtry systému.

Záložky agendy jsou standardní součástí systému. Uživatel má přitom možnost pracovat s jednotlivými položkami v příslušném formuláři, které lze libovolně přizpůsobit. Záložky mohou obsahovat i podzáložky s dalšími informacemi, které uživatel ke své práci vyžaduje. Např. v adresáři firem nalezne uživatel na záložce detailní informaci o sídle zákazníka, jeho provozovnách, bankovních účtech a dalších entitách, které jsou umístěny na podzáložkách.

Při rozbalení požadovaného dokladu, např. faktury vydané, uživatel potřebuje kompletní informace o skladové položce. Tyto informace bývají obvykle velmi rozsáhlé a nelze je zobrazit na jednom řádku. Proto ABRA G4 rozděluje na záložce Obsah příslušný řádek na více částí, a to na základě priority zobrazovaných dat. Na první úrovni jsou zobrazovány hlavní údaje o položce, např. název a kód skladové karty. Po rozkliknutí příslušného řádku získává uživatel údaje pro manažerské účetnictví, jako jsou číslo střediska, zakázky, projektu, informace o obchodním případu, z jakého dodacího listu a objednávky daný řádek vznikl apod. V případě Intrastatu vstupuje do záložky ještě třetí řádek pro zobrazování požadovaných informací. Jednotlivé řádky lze vždy sbalit na úroveň hlavního řádku záložky.

Obr. 6: Detailní pohled na skladovou kartu
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Komfortní práce s doklady

Pravá část ovládacího okna systému nabízí uživateli tlačítka pro provádění operací s právě otevřeným dokladem. Doklad lze mimo jiné upravovat, tisknout a kopírovat. Účetní doklady, jako např. faktury vydané, lze na základě přístupových práv uživatele dále opravovat, zúčtovávat a likvidovat. ABRA G4 disponuje tzv. účetním meziskladem, kam přichází všechny faktury a další účtovatelné doklady vystavené v agendách systému. Uživatel, který fakturu vystaví, zpravidla nemá oprávnění ke konečné likvidaci tohoto dokladu. Faktura je zaúčtována do účetního meziskladu (tzv. účetních žádostí) a následně je odbavena – zaúčtována do účetního deníku uživatelem s příslušnými přístupovými právy, obvykle účetní společnosti. V rámci implementace je díky propracovanému systému předkontací možné nastavit, aby byly doklady účtovány i přímo do účetního deníku – tedy bez využití meziskladu. Toto nastavení je vhodné pro rutinně vystavované doklady.

K aktuálně otevřenému dokladu lze zobrazit další související dokumenty, a to pomocí záložky X-vazby. Křížové vazby umožňují přístup do neomezeného počtu úrovní, což uživatel využije při sledování všech dokumentů souvisejících s primárním dokladem. Např. u skladových příjemek nabídne záložka X-vazby související doklady až do úrovně objednávky zákazníka a dodacího listu.

Obr. 7: X-vazby vydané faktury
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Další z mnoha charakteristických vlastností "géčtyřky" je schopnost přikládat k dokladům jakýkoliv obecný dokument, který podporuje OLE technologii (doc, xls, pdf, rtf, html, xml a další). Jen pro vysvětlení: OLE technologie zajišťuje přenos a sdílení informací mezi aplikacemi, a to vložením informací vytvořených v jedné aplikaci do dokumentu vytvořeného v jiné aplikaci, například do tabulky nebo souboru textového editoru.

Obr. 8: Připojení dokumentů k dokladům
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Důležitou vlastností "géčtyřky" je plná integrace s Microsoft Office i Open Office, která umožňuje práci s dokumenty systému přímo v jednotlivých kancelářských aplikacích. Pomocí OLE technologie lze využít tyto aplikace jako uživatelské rozhraní pro pořizování dat do ERP systému, aniž by jej bylo nutné otevřít.

Jak usnadňovat práci pomocí vnořování agend a číselníků

Další charakteristickou vlastností "géčtyřky" je možnost vnořovat se do systému. Uživatel tak může vstupovat hlouběji do dokladu, a to až na úroveň, kterou mu ABRA G4 dovolí. Např. při práci s vydanými fakturami je pro uživatele pohodlné vstupovat do detailů faktury až na úroveň jednotlivých položek ve skladu. Nemusí tak procházet další agendu ke zjištění příslušného detailu a otevírat další okna.

Obr. 9: Skladová příjemka a vnořování hlouběji do dokladu
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Další atribut usnadňující práci se systémem představují číselníky. Uživateli umožňují plynule procházet i vzájemně nesouvisejícími agendami. Např. v agendě Účetnictví může uživatel při vystavování faktury vstoupit pomocí číselníku do adresáře firem, který je zdrojem informací pro hlavičku vystavované faktury. Tento obecný princip je charakteristický napříč všemi číselníky v systému. Jednotlivé agendy není potřeba zavírat, uživatel pracuje interaktivně pomocí ikon, které mu ABRA G4 sama nabízí.

Jak přizpůsobit systém na míru uživatelům

První možností, jak systém upravit, je využití nástroje Quick reporter. Tímto nástrojem je možné přizpůsobovat dodávané tiskové sestavy a formuláře nebo tvořit vlastní. Dalším, velmi důležitým customizačním nástrojem "géčtyřky", jsou agendy Definovatelné položky a Definovatelné formuláře. Těmito nástroji lze v databázi vybrat v podstatě jakékoliv položky a upravovat je podle požadavků jednotlivých uživatelů.

Příklad: Využití definovatelných položek a formulářů k uživatelským úpravám

U vydané faktury jsou na záložce Formuláře zobrazeny podrobné informace pomocí položek, které lze přidat dle potřeby v agendě Definovatelné položky. Pokročilý uživatel pouze vybere objekt, kterému chce danou položku přidat a určí její typ. K dispozici jsou všechny typy položek, kterými systém disponuje (znakové, číselné, celočíselné, logické, datum, číselníkové atd.).

Obr. 10: Definovatelné položky
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Pomocí agendy definovatelného formuláře uživatel posléze nadefinuje vizuální stránku formuláře. Jestliže požaduje u faktury přidat položku "Popis k servisnímu listu", nadefinuje ji v agendě Definovatelných položek. Vizuální stránku a rozmístění položek na ploše formuláře je potřeba určit v definovatelném formuláři. Formulář je postaven na systému jednotlivých záložek a umožňuje i přístup k adresáři na serveru, kde je možné ukládat přílohové dokumenty.

Obr. 11: Definovatelný formulář
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

ABRA G4 dělí své agendy na dokladové typu faktury a číselníkové pro adresáře, např. adresáře firem, osob apod. V případě pokročilé customizace systému uživatelé často požadují vlastní číselníky. ABRA G4 s nimi počítá jako se samostatnou agendou, která umožňuje jejich vytváření. Nazývá se Definovatelné číselníky a pracuje na stejném principu jako Definovatelné položky a formuláře. Tyto funkčnosti jsou určeny pro pokročilé uživatele, kteří se systémem detailně pracují a disponují takovými znalostmi, že se při uživatelských úpravách obejdou bez zásahu odborných konzultantů.

Skriptování

Nejmocnějším přizpůsobovacím nástrojem, která ABRA G4 nabízí, je tzv. skriptování. Skripty představují kód programu, který si pokročilý uživatel může do systému sám napsat. Tímto skriptem lze posléze měnit téměř vše. Umožní např. skrýt nevyužívané záložky, přesouvat je nebo připisovat další požadované validace bez zásahu specialisty na implementaci systému.

Nativní kód "géčtyřky" obsahuje tzv. háčky. Chce-li uživatel použít skript, pak jej připojí na háček v příslušném místě programového kódu. Tvůrce skriptu musí být seznámen s místy, kde se tyto háčky vyskytují a musí je umět využívat. Pokud háček v požadovaném místě kódu chybí, lze jej na dané místo naprogramovat. Informace o aplikaci skriptů jsou volně dostupné v nápovědě systému. Skriptování je dostupné pro uživatele G3 a G4, v nižších verzích systému není zpřístupněno.

Obr. 12: Skriptování a seznam háčků v ERP systému ABRA
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Nápověda a uživatelská dokumentace

ABRA G4 disponuje pokročilým systémem nápověd. Ztratí-li uživatel orientaci, pak mu jako první pomoc slouží klasická kontextová nápověda, kterou je možno kdykoliv při práci vyvolat pomocí klávesy F1. Kontextová nápověda funguje interaktivně vůči postavení kurzoru myši na pracovní ploše.

ABRA G4 je systém s neobvykle intuitivním ovládáním. Uživatel je schopen provádět jednoduché úkony již po pročtení základního manuálu Quick start. K dispozici má také vývojovou dokumentaci, která obsahuje manuál pro každou agendu "géčtyřky" a komplexně popisuje strukturu celé databáze. Každý objekt dokumentace obsahuje dále svůj podobjekt, který může uživatel detailně nastudovat. Tento seznam objektů využívají zejména pokročilí uživatelé systému a programátoři při vývoji externích aplikací. Vývojová dokumentace obsahuje i řadu praktických příkladů v prostředí Visual Basic zaměřených např. na práci s otevřeným rozhraním, tvorbu aplikací apod. Veškerou dokumentaci dodavatel aktualizuje s každou inovací systému.

28.02.2009 - Eva Vořechová, Petr Sodomka