Jádro systému tvoří moduly, které jsou zaměřeny na podporu základních podnikových procesů, jako jsou ekonomika, finance a správa majetku, řízení lidských zdrojů, logistika a skladové hospodářství, řízení vztahů se zákazníky a dodavateli. Uvedenou funkcionalitu vytváří pro svá řešení přímo společnost Asseco Solutions. Dále také zajišťuje vývoj v oblasti workflow, řízení dokumentů, EDI a podporu systému čárových kódů. Tyto funkcionality jsou již v systému integrované tak, aby je mohli používat i partneři pro vývoj svých řešení.

Ostatní moduly jako Výroba, Doprava aj. jsou vyvíjeny partnerskými organizacemi nebo s jejich podporou. Téměř všechna partnerská řešení jsou ale vyvinuta přímo na platformě Helios Green, nejedná se tedy o aplikace třetí strany. Asseco Solutions má navíc pro každou oblast systému vždy nejméně jednoho stabilního partnera, který má řešení dobře zmapované a integrované. Tyto skutečnosti přispívají k tomu, že Helios Green dnes tvoří kompaktní, funkčně rozsáhlý softwarový komplex, který má navíc ve všech oblastech silnou konzultační podporu.

Obr. 8: Modulární uspořádání systému Helios Green
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Výkaznictví podle mezinárodních standardů

Asseco Solutions jako výrobce systému má dále na starosti udržování české a slovenské legislativy, mezinárodních účetních standardů a lokalizaci produktu do čtyř jazyků (čeština, slovenština, angličtina, němčina). Veškeré jazykové mutace jsou uloženy ve formě metadat odděleně od programového kódu a definic formulářů, šablon a dalších entit systému. Toto řešení umožňuje uživatelským organizacím snadnou aplikaci překladů do jiných jazyků.

Silnou podporu poskytuje Green v mezinárodních účetních standardech IFRS, IAS, US GAAP. Nejedná se však o pevné nastavení v systému, jde o záležitost, která vyžaduje konfiguraci dle požadavků konkrétního zákazníka. Mateřská společnost organizace s více pobočkami v různých regionech pak má možnost vytvořit jakýkoliv účetní report v definované struktuře, díky němuž získá informace o hospodaření svých dceřiných společností v zahraničí. K tomu se využívá nastavení účetních okruhů tak, aby při zaúčtování dokladu vzniklo několik verzí pro potřeby definovaných výkazů.

Řízení toku práce, dokumentů a schvalovací procesy

Helios Green poskytuje komfortní nástroje pro workflow nebo-li řízení toku práce. Základní workflow vyžaduje definici sledu činností v textovém režimu uvnitř systému, resp. pořadí pro otevírání oken, formulářů atp. Workflow vyšší úrovně nabízí za pomoci integrovaného modulu – nástroje Microsoft Visio – možnost modelování a grafického znázornění toku práce a dokumentů, který lze pak přenášet přímo do systému. Tento způsob modelování je dostupný i ve verzi Now.

V praxi má nastavení workflow obvykle na starosti správce systému nebo vyškolený uživatel. Typickou úlohou pro využití této funkčnosti je schvalování přijatých faktur. Do pracovního toku se přiřadí aktivity (osoba, která dokument pořídí, schválí, akceptuje, stornuje, vrátí, proplatí) a řídící uzly (podmínka, integritní omezení, funkce, např. "faktura je na částku vyšší než…", nebo "faktura 7 dní po splatnosti" apod.). Následně lze workflow navázat i na Microsoft Outlook, z něhož může čerpat informaci např. o nové potenciální zakázce, včetně nastavení pro její schvalování a odkaz přímo do aplikace Helios Green. Po kliknutí na tento odkaz pak lze zobrazit příslušnou fakturu a provést akci (stornovat, přijmout, předat na jiného likvidátora). Zobrazení historie toku práce je pro vyspělou funkcionalitu Greenu samozřejmostí.

Obr. 9: Definice workflow v systému
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Zmiňme se ještě o nativní podpoře elektronického řízení dokumentů (EDM – Electronic Document Management), což je velmi často požadovaná funkcionalita ze strany průmyslových i obchodních podniků. EDM v Greenu umožňuje nejen verzování, propojování a další obvyklé operace s doklady. Je připraven rovněž na provoz v EDI režimu (EDI Ready). Uživatel může definovat typy dokladů (objednávka, faktura), které chce využívat v rámci EDI komunikace, pořídit si licence na každý doklad a zaplatit požadovanou službu.

Obr. 10: Elektronické řízení dokumentů
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Možnosti komunikace

Helios Green lze provozovat v offline i online režimu. Offline přístup najde uplatnění u obchodníků v terénu, kterým postačí pracovat s daty ve svém přenosném zařízení a posléze provést synchronizaci s centrálou. Jedním z těchto řešení je mAgent od společnosti Sunnysoft, který je určen obchodním a servisním firmám. Používá se pro mobilní sběr dat a řízení pracovníků v terénu. Jeho výhodou je pořizování dat na jednom místě v ERP systému a nízké nároky na konektivitu.

Existují i další možnosti offline provozu aplikací ve spolupráci s Helios Green. Při řízení poboček (např. benzínových stanic) lze pracovat bez propojení s centrálou, přičemž data jsou následně vyměňována pomocí replikace. Takovéto řešení je samozřejmě náročnější na údržbu i zpracování dat. Aktuálním trendem je nasazování online provozu aplikací, a to např. v oblasti velkoobchodu. Online mobilní přístup totiž poskytuje aktuálnost dat, zjednodušení a zefektivnění celkové správy systému.

Podpora manažerského rozhodování

Helios Green nabízí několik úrovní pro vyhodnocování výstupů a reportů. První představuje speciální nástroj, tzv. generátor šablon, pomocí něhož se nejprve nastaví předmět analýzy (např. kapacitní vykrytí zakázek) a poté se zvolí grafické zobrazení výsledku. K dispozici je celkem 100 druhů šablon. Velkou výhodou grafické prezentace dat je možnost jejich dynamického zobrazení. Na data v tabulce nebo grafu lze nahlížet skrze detaily a provádět s nimi různé operace.

Druhou úroveň reprezentuje manažerské rozhraní vytvořené integrací Helios Green a Microsoft Excel. Na třetí úrovni se nachází modul Controlling od partnerské společnosti GIST. Tato manažerská nadstavba umožňuje provádět analytické operace nad vlastním OLAP databázovým prostředím, což v posledních letech vyžaduje stále více zákazníků. Systém je široce uplatnitelný v oblasti reportingu, řízení pomocí odchylek, plánování, predikování a modelování budoucích stavů. To oceňují zákazníci napříč všemi odvětvími. Robustní Controlling společně s Helios Green využívají např. již zmiňované Pražské vodovody a kanalizace nebo společnost I & C Energo.

Čtvrtou, nejvyšší úroveň představuje komplexní řešení Business Intelligence od mateřské společnosti Asseco. To však dokážou dobře využít jen velké organizace.

26.08.2009 - Hana Klčová, Petr Sodomka