V současné době pokrývá informační systém Vema komplexně oblast řízení lidských zdrojů. Na počátku 90. let začínala společnost se systémem pro zpracování mezd, který postupně rozšířila o další funkcionality, zejména z oblasti personalistiky. Do systému zakomponovala jednotlivé aplikace tak, aby si každý zákazník mohl vybrat jen ty, které využije dle svého zaměření. Portfolio zákazníků a jejich požadavků je skutečně různorodé, např. mateřská škola si vystačí s aplikací Mzdy, nepotřebuje funkcionalitu pro Výběrová řízení.

Základ řešení Vema tvoří aplikace Mzdy. K ní se pak přidávají Personalistika, Vzdělávání a Systemizace. Tyto čtyři aplikace jsou u větších organizací využívány nejvíce. Na ně se pak dle potřeby napojují ostatní menší součásti systému, např. Cestovní příkazy nebo Docházka. Kmenová data jsou přitom uložena v jedné společné databázi, ke které přistupují uživatelé všech aplikací. Personalistka zavede nového zaměstnance do systému, mzdová účetní zadá údaje pro zpracování mezd (platovou třídu, výši platu) apod.

V poslední době organizace více poptávají aplikaci Docházka. Vema pro ni zajišťuje prostřednictvím subdodavatele Duha System celé technické zabezpečení, a je tedy i garantem celé implementace. Na počátku roku 2010 používalo aplikaci Docházka více než 50 zákazníků. Samotná technická stránka elektronického záznamu docházky závisí na zvoleném řešení a ceně, je možno ji realizovat přes karty či čipy. V požadavcích zákazníků se objevuje také poptávka na automatické otevírání závor a dveří, které pro tento systém nejsou problémem. Softwarové řešení docházky se uplatňuje zejména u větších organizací, zjednodušuje práci mzdové účetní, která ze systému dostává přímo data pro zpracování mezd.

Docházka přebírá z Personalistiky údaje o nástupu pracovníka, přidělení karty, typu zaměstnaneckých výhod, pro které je vytvořena speciální aplikace, kde se sleduje, jaké výhody pracovník čerpal. Benefity jsou nejčastěji poskytovány ve formě finančního limitu pro čerpání v průběhu roku na definované akce, nebo ve formě příspěvku na obědy, týden dovolené navíc apod. V organizacích, které používají zaměstnanecký portál, mohou pracovníci vidět čerpání těchto výhod a jejich zůstatek. Systém tak zaměstnanci velmi jednoduše prezentuje, co vše mu firma poskytuje navíc.

Aplikace Systemizace umožňuje definici organizační struktury se sledováním obsazenosti pracovních míst a tvorbu organizačních schémat. Ty mohou být úzce navázané na Personalistiku, např. v oblasti sledování a podpory vzdělávání. Každé místo v Systemizaci má stanovené parametry, tzn. požadavky na jeho obsazení a příslušné ohodnocení této pracovní pozice. V systemizaci lze tvořit nejen obraz přítomnosti, ale i plánovat budoucí organizační strukturu společnosti. Je možné vytvářet modely pro případnou reorganizaci a zobrazit si její dopady na množství pracovníků a finanční strukturu.

Organizační schémata lze zobrazovat v současném stavu i zpětně, a samozřejmě také vytisknout. Protože se obvykle schéma nevejde na formát A4, aplikace umožňuje tisknout ořezové značky, aby jej bylo možné slepit. Vzhled schématu je na zákazníkovi, který vybírá z přednastavených možností, nebo vytváří vlastní (např. nastaví si, aby se zobrazily jména pracovníků, apod.). Tato aplikace nachází uplatnění opět u velkých organizací se širokou sítí poboček, které lze navzájem srovnávat a rozhodovat např. o přijetí dalšího pracovníka. Příkladem takové organizace je VZP, jejíž vedení žádalo vytvořit nad touto aplikací personální reporting. Ten slouží pro čtvrtletní vyhodnocování personálních ukazatelů, jako je fluktuace, počet osob odcházejících ve zkušební době, počet osob pracující déle než jeden rok, náklady na zaučení nového pracovníka.

Obr. 5: Organizační struktura v aplikaci Systemizace
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Informační systém Vema poskytuje samozřejmě návaznosti na okolní aplikace třetích stran, jako jsou evidenční systémy důchodového a nemocenského pojištění (ELDP), informační systém o platech (ISP), nebo bankovní systémy a pojišťovny. ISP, vedený Ministerstvem financí, je určen pro státní organizace. V pravidelných intervalech se v něm sehrávají informace o platech. ISP se vyskytuje ve dvou podobách. Samostatná organizace do něj předává údaje za sebe, jako výstup přímo z aplikace Mzdy. U víceúrovňových institucí musí data předávat zřizovatel za všechny jemu podřízené organizace. Pro ně je vytvořená speciální aplikace ISP, která provádí sehrávání a odeslání dat.

Prostřednictvím aplikací ELD a RNP se předávají údaje ze zpracování mezd do České správy sociálního zabezpečení přes portál veřejné správy. Jedná se o elektronické předávání, které není řešeno jako prostý export, ale umožňuje navíc získat zpětné vazby, v jakém stavu byla data přijata. Údaje o chybách se tak přenášejí do personálního systému, kde se mzdová účetní dozví, co je chybné a co portál nepřijal, provede opravy a odešle znovu. V obou systémech, jak ČSSZ, tak Vema, jsou data stejná. Zdravotním pojišťovnám, které nemají takováto vyspělá rozhraní, se data posílají v podobě souborů. U nich ale nelze zjistit případné chyby a nesrovnalosti.

Nadstandardní řešení mzdové agendy

K přednostem aplikace Mzdy patří komplexní výpočet a zpracování mezd, a to uvnitř systému. Veškeré výsledky systém spočítá na základě zadaných vstupních údajů.

Nadstandardní řešení mzdové agendy zahrnuje zpětné přepočty mezd, a to do hloubky až 12 měsíců. Využívá se k opravám výpočtů mezd v případech, kdy pracovník pozdě dodá některé podklady, které mají vliv na výši příjmu a je třeba je zohlednit, např. narození dítěte, neschopenka, opožděné nahlášení dovolené. Proběhne tak kompletní automatický přepočet mzdy do minulosti, změny se promítnou v současné mzdě včetně správných odvodů. Používá-li organizace konkurenční systém pro mzdovou agendu, pak se při tomto procesu většinou neobejde bez ručního přepočtu.

Zajímavou vlastností systému je vedení více souběžných pracovně-právních vztahů. V praxi se vyskytují situace, kdy jeden zaměstnanec má v organizaci více pracovních vztahů (může mít například dva zkrácené, nebo hlavní a vedlejší). Taková osoba je na rozdíl od jiných systémů vedena pod jedním osobním číslem, což zjednodušuje výpočet zdanění mzdy a eliminuje případné chyby.

Velkou výhodou aplikace Mzdy je udržování informací o platné legislativě v časové řadě. Systém tedy počítá podle pravidel platných v dané době, což velmi ulehčuje práci mzdovým účetním. Datový model celého zpracování je proto velmi složitý, řečeno databázovou terminologií: každý řádek tabulky má časovou platnost (typicky výše nemocenské). Tento komfort pro zákazníky udržuje pět pracovníků Vemy, kteří se zabývají analýzou složitého legislativního prostředí v ČR a jejich dopady do aplikací.

Vema umožňuje uživatelské nastavení parametrů zpracování mezd. Zákazník tak není nucen se obracet se změnovým požadavkem na dodavatele, což jinak obvykle přináší navýšení nákladů a představuje určitou komplikaci, odvíjející se od přístupu partnera.

Aplikace nabízí velké množství položek, které však nejsou ve stejné míře využívány a podle typu organizace ani nemusí být. První z věcí, kterou běžný uživatel ocení, je možnost skrýt si nevyužívané oblasti systému – jak položky, tak i celé nabídky. Uživatelsky se dá přizpůsobit i prostředí, které si organizace na začátku instalace volí dle zaměření (zdravotnictví, školství, státní správa, podnikatel) a podle toho se vytvoří datové prostředí s jeho specifiky. Jednou z charakteristik je např. pro školu výkaz P104, který podnikatel naopak nemá. Každému subjektu se tedy zobrazují ty záležitosti, které se bezprostředně týkají jeho činnosti.

Vema tedy rozlišuje a nabízí čtyři základní datová prostředí a jedno velmi specifické pro hasičské organizace. Datové prostředí se liší v tabulkách, pomocí kterých jsou řešeny výpočty mezd, příplatků atd. Do tabulek lze zadávat nové příplatky (legislativně možné), a dále určit, do kterých sestav se příplatek načte a co se s ním v rámci výpočtů má provést.

U daňové správy dochází ke změnám téměř každý rok, centrálně se tedy upraví příslušné tabulky a rozešlou všem navázaným organizacím. V této oblasti Vema využívá také gestory (např. ve školství spolupracuje s Ústavem pro informace ve vzdělávání), kteří sledují, jaké tabulky a číselníky se budou měnit. Na základě těchto změn jsou tabulky a číselníky aktualizovány.

Každá organizace si může tabulky dále upravovat, o čemž jsou zákazníci informování na pravidelných seminářích. Pokud tedy uživatel používá standard, nemusí s každou změnou legislativy nic měnit, naopak ti, co si v aplikaci vytváří vlastní kódy, je musí upravit na nové podmínky.

Co umí personalistika?

Personalistika umožňuje evidenci základních osobních údajů a pracovně-právních dokumentů. Vzory dokumentů, jako je pracovní smlouva, popis pracovního místa, jsou přitom v aplikaci předdefinovány a pravidelně upravovány dle platné legislativy. Zákazníci si často ještě vzory smluv upravují, vkládají logo atp.

Obr. 6: Docházková karta
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Ke každému zaměstnanci je přiřazen archiv jeho dokumentů, tj. smluv a dodatků, které se otevírají přímo z aplikace. Pracovní smlouva přebírá data ze systému, a díky propojení na MS Word se v tomto formátu, ještě před vytištěním, může dále upravovat. Lze přidat třeba speciální klauzuli, která není ve vzoru.

Důležitá je správa účtů mailů, spojení, adres. Jsou-li u pracovníků vyplněné e-mailové adresy, pak lze výplatní lístky posílat tímto způsobem automaticky. Je možné rovněž posílat lístky managementu podle zadaných osobních čísel s elektronickými adresami.

Některé organizace vyžadují i evidenci lékařských prohlídek, různých typů zkoušek včetně jejich platnosti. Systém pak upozorní na konec jejich platnosti automaticky a nabídne vytištění pozvánky zaměstnance pro účast na školení či lékařské prohlídce. V aplikaci je možné provádět i hodnocení zaměstnanců. Tato oblast se stává v posledních letech atraktivnější, v systému se zadají kritéria pro hodnocení, a ty se následně vyplňují.

Nedílnou součástí Personalistiky je vytváření přehledů a rozborů, např. počet vysokoškoláků, počet osob se znalostí jazyka, atd. Sestavy jsou jednak přednastavené nebo uživatelsky vytvořené.

Aplikace Vzdělávání slouží nejenom k evidenci aktuálního vzdělávání, ale zejména k jeho plánování a k plánování vlastních vzdělávacích akcí. Je-li napojena na Personalistiku a Systemizaci, aplikace jsou pak schopny vzájemně mezi sebou komunikovat. Jestliže je pracovník zařazen na určité místo v systemizaci, a toto místo vyžaduje určité vzdělání, které pracovník nemá, automaticky přechází do vzdělávání požadavek na kurz, jehož by se měl dotyčný zúčastnit. Poté co absolvuje vzdělávací akci, naopak se přenáší údaj o zvýšení kvalifikace do Personalistiky. Aplikace nabízí stanovení podmínek pro účast na vzdělávacích akcích, např. za předpokladu absolvování předchozího kurzu. Dále umožňuje sledovat finanční prostředky na vzdělávání z pohledu organizace, akce nebo pracovníka. To je důležité tehdy, pokud má pracovník ve smlouvě dáno, že v případě odchodu bude hradit část nákladů na vzdělávání. Sledovat lze nejen čas, po který je pracovník na kurzu, což zahrnuje nejen náklady na akci, ale i mzdové náklady, které se mohou na vzdělávání také započítat. Aplikace nabízíí i takové detaily, jako je plánování kapacit učeben.

28.07.2010 - Hana Klčová, Dagmar Šulová