EKOS jako ucelený informační subsystém, pokrývá oblast účetnictví, skladů a majetků. Obsahuje moduly - Účetnictví, Fakturace, Banka, Pokladna, Sklady, Majetek, Partneři a Zakázky. Zákazník má možnost pořídit si jednotlivé části zvlášť. Nákup, odbyt a využití čárových kódů byly vyvinuty později a jsou používány jak pro majetek, tak pro sklady. V oblasti majetku jsou čárové kódy využívány zejména pro zpracování inventur.

EKOS a HRM systém jsou úzce propojeny. Do oblasti řízení lidských zdrojů je zahrnována také aplikace Ochranné prostředky, která propojuje sklady a informace o pracovnících. Jedná se o řešení na rozhraní oblastí EKOSu a HRM. Podobně je to s aplikací Cestovní příkazy, která může patřit do HRM nebo do ekonomické části. V současné době jsou velmi aktuální datové schránky, které byly do systému Vema doplněny v loňském roce, Jejich prostřednictvím lze komunikovat přímo s úřady nebo jinými organizacemi, např. zasílat objednávky nebo platové výměry. V EKOSu i HRM lze využít portál a workflow.

Fakturace, Banka a Pokladna

Fakturace zahrnuje vystavování faktur, a to jak běžných, tak i proforma či zálohových faktur. Je zde možno vystavovat i dobropisy. Modul dále slouží k evidenci pohledávek a závazků, probíhá zde automatické párování se zaplacenými platbami, a to prostřednictvím modulu Banka, přes který se přijímají výpisy z banky. Výpisy, které se nespárují s fakturami, pak přecházejí do Účetnictví, kde musí účetní dohledat, k čemu se platba vztahuje. Tento modul umožňuje provádět i periodické fakturace na základě platebního kalendáře. Lze zde také řešit vzájemné zápočty, generování upomínek a penalizačních faktur. Na samotné faktuře je možné přidávat texty (úvodní, závěrečné) anebo zvolit automaticky generované texty zejména u penalizačních faktur či upomínek.

Modul Banka poskytuje styk s peněžními ústavy, účtů může být přitom více. Zahrnuje vystavování pokynů, požadavky na platby vycházející z přijatých faktur či mezd. Generují se zde převodní příkazy. Automatický bankovní styk je řešen na základě propojení bankovní instituce a aplikace Banka. Tato aplikace obsahuje databázi převodních příkazů a výpisů, a pro danou banku je pak určeno konkrétní rozhraní. Systém Vema podporuje Komerční banku, Česká spořitelnu, GE Capital Bank, ČSOB, Reiffeisenbank, HVB Bank, ČNB a některé další ústavy.

Pokladna je určena pro pořizování příjmových a výdajových dokladů. Pokladnu lze vést v korunách i cizích měnách. K valutové je možné pomocí doplňku denně nahrávat aktuální kursový lístek. V systému se vytváří pokladní kniha, která je propojena s Fakturací a Účetnictvím.

Řízení majetku a skladového hospodářství

Modul Majetek slouží k evidenci drobného i dlouhodobého majetku, včetně návaznosti na účetní a daňové odpisy, dle platné legislativy. Při zařazování majetku je možné zvážit formu odpisů, a to na základě zobrazení jednotlivých variant odepisování včetně doby a částek. Na základě toho se rozhodne o normální či zrychlené formě. U dlouhodobého majetku je možné vést informace o příslušenství, např. auto a pneumatiky, přívěsný vozík nebo PC, monitor, tiskárna a vést je jako jeden propojený majetek.

V aplikaci lze zobrazit historii všech změn pohybu daného majetku (nákupní cena, zařazení na oddělení, převedení na jiné). Tyto pohyby se promítají do Účetnictví, a je vidět, jaký majetek a v jaké hodnotě má které oddělení. U organizací, které vlastní větší množství položek, je možné provádět inventury přes čtečky čárového kódu. K tomu Vema využívá služeb subdodavatele, který poskytuje mj. i různé typy štítků (plastové, aluminiové, papírové) a dodává tak kompletní řešení. Prakticky se pak do čtečky nahraje databáze majetku, a při vlastním snímání informací ze štítku se zapisuje stav - "nalezen", "nenalezen", "neevidováno". Tyto informace se pak zpět načítají do systému a vytisknou sestavy inventur.

Skladová evidence se může využít jak u běžné skladové činnosti, zahrnující příjmové a výdajové doklady (např. v nemocnicích), ale i v prodejních skladech (obchodní organizace), kde se vystavují přímo pokladní doklady nebo faktury zákazníkovi. Sklady se vedou buď v průměrných cenách, nebo metodou FIFO. Sklady nabízí i rezervaci materiálu, hlídání stavů a doobjednávání podle minima či maxima, a dále sledování tzv. "ležáků". I zde je možno používat čárové kódy, v praxi je realizováno i řešení pro konsignační sklady.

Společné vlastnosti

Všechny jmenované moduly mají úzkou vazbu na Účetnictví. Např. s pořízením majetku souvisí účetní doklady (faktura, platba) a s jeho odpisy taktéž. Předkontace neboli předdefinování účtů pro zrychlení průběhu účtování, lze nastavit v prvotních evidencích (např. Fakturace, Majetek, Sklady). Doklad i jeho účtování se může samozřejmě operativně opravit. Po kontrole se doklad uzamkne, aby do něj již nikdo nezasahoval.

EKOS má s HRM stejné ovládání. V obou systémech lze např. používat barevné označení – písma, pozadí nebo oboje zároveň, a to podle vlastního vkusu, např. žlutě označené faktury přijaté, zeleně faktury vydané apod. V HRM se barevně rozlišují např. pracovníci na dohodu, důchodci apod.

Všechny aplikace a moduly obsahují nástroje pro třídění, volí se podmínky pro zúžení daného výběru, např. zúčtovací období. K tomu slouží buď názvy položek, nebo zkratky, na které si lze jednoduše zvyknout a tak zrychlit práci.

EKOS je po funkční stránce určitě srovnatelný s jinými ekonomickými systémy na trhu, jeho předností je uživatelské rozhraní postavené na širokých možnostech vlastního datového editoru Vema. Systém EKOS je velmi dobře přijímán ve všech typech organizací. Nejvíce je rozšířen ve školství a zdravotnictví. Dobré uplatnění našel i v menších a středně velkých firmách. Není vhodný pro malé živnostníky. Potenciál tohoto systému se zvyšuje v kombinaci se službou ASP. "Pronajímaný EKOS" je vhodný např. pro školy, kde je mzdová účetní současně hospodářka.

Portálové řešení

Portál je možné si představit jako obecnou internetovou stránku, která umožňuje náhled do databáze systému Vema. Ke každé aplikaci lze mít zřízen portálový přístup, kde jsou prostřednictvím internetových technologií zobrazeny vybrané údaje z databáze. Přes portálová řešení je vhodné provozovat ty aplikace, které používá většina pracovníků společnosti.

Široké využití má portál pro vedoucí pracovníky, kteří zak získají přístup k personálním údajům o svých podřízených, docházce, odměnám atd. Nadřízený pracovník vidí karty všech podřízených, měsíční výkazy a přehledy, a může editovat jejich docházku. Portál mohou používat všichni zaměstnanci organizace, i když samozřejmě s omezenými přístupovými právy. Mohou si tak prohlédnout např. svou docházkovou kartu s příchody a odchody atp.

Obr. 7: Portálové řešení - úvodní stránka
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Obr. 8: Portálové řešení - náhled na docházku
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Obr. 9: Portálové řešení - přehled docházky
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Portál je využíván zejména v personální oblasti, ale je možné jej využít také pro zobrazení vybraných ekonomických údajů z EKOSu. Údaje, které mají být zobrazeny na portálu, přizpůsobuje Vema formou služby. V současné době se pracuje na nové verzi, kterou by si zákazník mohl parametrizovat sám, podobně jako v datovém editoru HRM.

Obr. 10: Portálové řešení - ekonomické údaje z EKOSu
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Portál také umožňuje zapisovat změny do systému, i když v omezené míře. Např. v Severomoravských Vodovodech a Kanalizacích je již řešeno schvalování odměn přes portál, kdy vedoucí pracovník vkládá výši odměn přímo do mezd svých podřízených. Přes portál jsou přístupné také cestovní příkazy a jejich schvalování. Zaměstnanci mohou přes webové rozhraní pořídit svůj cestovní příkaz a odešslat ho ke schválení. Vedoucí pracovník dostane notifikaci elektronickou poštou tom, že na portálu čeká ke schválení cestovní příkaz. Po jeho schválení je poslán zpět zaměstnanci, který jej po vykonání služební cesty doplní a předá do mzdové účtárny. Tato standardní aplikace se nachází v portálovém řešení od jeho počátku.

Metod zabezpečení systému je několik. Nejčastěji je portál provozován uvnitř organizace a přihlášení je přejímáno z Windows, na principu "single sign on". Po zadání jména a hesla při přihlášení k počítači se zpřístupní všechny aplikace, na které má daný pracovník uživatelská práva.

28.07.2010 - Hana Klčová, Dagmar Šulová