Informační systém Karat je významný český ERP produkt, který nachází dobré uplatnění v mnoha různých odvětvích, a to jak u výrobních, tak obchodních i servisních organizací. Rozsah funkcionality, možnosti uživatelského přizpůsobení, otevřenost a robustnost architektury z něj činí významného konkurenta pro všechna špičková ERP řešení na českém i slovenském trhu, zvláště pak v segmentu středně velkých a velkých podniků. V pořadí osmý díl našeho seriálu budeme věnovat právě tomuto informačnímu systému, přičemž se podrobně zaměříme na představení jeho možností v oblasti řízení nákupní a prodejní logistiky.
Podkapitoly seriálu
Základní moduly s nástroji pro ovládání a administraci systému
Informační systém Karat je typické modulární řešení. Jednotlivé moduly jsou členěny podle oblastí, z nichž data vstupují do systému ke zpracování. K třem základním patří Správce, Organizace a Definice rozhraní.
Modul Správce představuje výchozí nástroj, jímž se uživatelsky přizpůsobuje implementace informačního systému. Umožňuje definování a konfiguraci globálních parametrů systému, modulů, jednotlivých agend a přístupových práv, nabízí změnu vzhledu, dialogových oken, pořadí a přítomnost jednotlivých prvků na klientských obrazovkách a dovoluje vkládat uživatelská pole do tabulek či přímo uživatelských tabulek do databáze s vazbou na rozhraní systému. V tomto modulu jsou k dispozici také nástroje pro export a import dat, správu datových formátů, protokolování a definování harmonogramů a scénářů pro jejich přenos. Správce umožňuje rovněž sledovat a archivovat vybrané strategické transakce.
Modul Organizace obsahuje veškeré společné číselníky systému, které jsou v něm plněny a aktualizovány. Číselníky jsou rozděleny v základním menu do několika logických oblastí:
Správa partnerů – obsahuje jednoznačné identifikace jednotlivých partnerů, zadání základních údajů o partnerovi (IČO, DIČ, adresa, bankovní spojení, kontakty, zúčtovací údaje, sjednané dodací podmínky, atd.), seznam kontaktních osob partnera, jejich provázanost na centrální číselník osob a evidence smluvních vztahů.
Informace o vlastní firmě a definice podnikové organizační struktury – tato oblast zahrnuje základní údaje o firmě (DIČ, adresa, odpovědné osoby, vlastní bankovní účty) včetně definice číselníku středisek a vazby mezi středisky.
Účetní číselníky – slouží ke kontrole zadávání účetních údajů a členění účetních zápisů. Tato oblast obsahuje účetní deníky a řady, číselník účtů, činností a naturálních ukazatelů a fiskální období.
DPH – obsahuje sazby, kódy DPH a zdaňovací období.
Zakázky – tato oblast zahrnuje typy, číselník, skupiny a evidence zakázek.
Ostatní číselníky – obsahují právní formy, státy, územní celky, PSČ, měny, kurzovní lístky, koeficienty EURO, banky, platební tituly, formy úhrad, konstantní symboly a některé další specifické entity.
Modul Definice rozhraní tvoří prostředí pro určení integrace dokladových agend do jednotlivých aplikačních jader. Obsahuje také nástroje, jimiž se vymezuje zaúčtování prvotních agend, jejich zápis do finančního saldokonta, napojení na Skladové jádro, objednávkový systém a systém rezervací skladových zásob. Definice rozhraní (např. pro účtování) pak představují informace o způsobu účtování, tedy předpis, podle něhož fungují vnitřní mechanismy informačního systému Karat, samotné zaúčtování prvotních agend do Účetnictví prostřednictvím automaticky generovaných účetních záznamů.
Prostřednictvím Definice rozhraní lze jednoduše napojit na jádra systému také případná zakázková řešení. Takto integrované zakázkové řešení se pak logicky stává účtovanou či saldokontní agendou, a to včetně všech funkčností finančního a účetního jádra systému.
Jak se přiřazují práva v systému Karat
Přiřazování práv uživatelům na všech úrovních se provádí v nabídce Přístupová práva – Přehled a přiřazení práv. Po vytvoření uživatele jsou mu nejprve přiděleny práva na moduly, dále pak na tabulky (případně až na klíče tabulek) a na nabídky menu. Je rovněž možné převzít práva jiného uživatele či skupiny, nebo přidat nová práva k již definovaným uživatelům nebo skupinám. Tímto způsobem lze předdefinovat práva, která je pak možné dále upravovat dle potřeby. Přitom se nepřenáší platnost uživatele (viz obr. 2).
Obr. 2: Přehled práv uživatelů v modulu Správce
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
Základní moduly pro využívání funkcí systému
Informační systém Karat umí standardně pokrýt všechny klíčové interní procesy. V oblasti řízení ekonomiky a financí zahrnují jeho moduly veškerou funkcionalitu důležitou k vedení účetnictví, plánování, výkaznictví a statistik, evidence majetku a zpracování dat z podniků v konsolidačním celku (vše v modulu Ekonomika), dále pak pro fakturaci a realizaci veškerých standardních typů platebních transakcí včetně vedení jednotných správních dokladů (v modulu Finance).
V oblasti řízení lidských zdrojů umožňuje Karat vedení veškerých běžných mzdových a personálních agend včetně vnitropodnikové spořitelny. Poskytuje rovněž volitelná rozšíření, k nimž patří např. možnost napojení na elektronický docházkový systém nebo automatická komunikace s některými institucemi pomocí exportních šablon (modul Personalistika a mzdy).
Dále umožňuje Karat řízení lidských zdrojů jako takové, a to prostřednictvím modulu Zdroje. Jedná se zejména o řízení kapacit lidských zdrojů realizujících případné projekty či samostatné dílčí požadavky.
Obr. 3: Příklad vyhodnocení odpracovaných hodin pracovníků dle projektů a jejich požadavků
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
Informační systém Karat nabízí široké možnosti také v oblasti plánování a řízení výroby. Pro organizace s jednoduchým typem výroby nabízí modul Malá výroba. Ten slouží k vedení výrobních evidencí, a to na operativní úrovni z hlediska plnění materiálových požadavků, bez možnosti komplikovanějším způsobem evidovat a účtovat rozpracovanou výrobu, sledovat operace, kooperace, kalkulace a další oblastí, které jsou součástí jiných výrobních modulů. Modul Malá výroba lze neortodoxně upravit pro různá použití. Např. společnost Grapo jej využívá nejen pro řízení výroby strojů, ale také pro některé opakované reklamní zakázky.
Obr. 4: Definování základních vlastností výrobku v modulu Malá výroba
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
Pro organizace s diskrétním, procesním i kombinovaným typem výroby nabízí Karat komplexní pokrytí tohoto procesu. To zahrnuje správu kusovníků, technologických postupů a receptur, plánování materiálových požadavků, řízení zakázek, operativní i pokročilé plánování a rozvrhování výroby, evidenci zmetků a kooperací. Karat rovněž dokáže zabezpečit zpracování souvisejících ekonomických a personálních agend, jako jsou kalkulace a úkolové mzdy. Rozsáhlé možnosti v oblasti výroby a navazujících procesů (o logistice budeme hovořit v dalších kapitolách) předurčují Karat pro úspěšné nasazení v průmyslových korporacích, jako jsou Beneš a Lát (odkaz na studii) nebo Walker Pilana Magnetics.
Obr. 5: Interaktivní Ganttův diagram pro pokročilé plánování a rozvrhování výroby
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
Specializované moduly
Součástí informačního systému Karat jsou také specializované moduly. Ty byly vytvořeny na základě zkušeností se zakázkovými řešeními v daných oblastech a v současnosti představují „procesní standard“, na němž je možno stavět detailní úpravy podle pestré škály požadavků ze strany obchodních, servisních i výrobních organizací. Jedná se o moduly Servis, Půjčovna, Sekretářka a Workflow.
Modul Servis slouží k evidenci zařízení, jejich údržbě a komplexnímu řízení servisních zakázek. Modul Půjčovna se uplatňuje v nejrůznějších oborech k evidenci půjčeného nářadí, nástrojů a strojů, lze jej využít také v případě kdy evidování a řízení půjček představuje pro společnost jednu z hlavních podnikatelských činností. Typickým zákazníkem, který při svém hlavním podnikání využívá moduly Servis a Půjčovna je společnost Truck Trade (odkaz na studii).
Modul Sekretářka pomáhá řídit evidenci přijaté a vydané pošty, a to jak v tištěné, tak elektronické podobě. Obsahuje v sobě řadu důležitých postupů, jako např. řešení evidence doručení dobropisu pro určení data zdanitelného plnění dle novely DPH k vydané poště, nebo přenesení údajů pořízených do pošty do dalších vstupních dokladů (přijatých faktur, příjmových listů apod.).
Modul Workflow slouží pro jednoduchý návrh a realizaci oběhu dokladů ve vazbě na záznamy existující v tabulkách systému. Jde především o agendy typu doklad – položky, může se ale jednat také o workflow nad samostatnou tabulkou, jako je např. číselník partnerů. Tento modul obvykle využívá implementátor či správce systému pro definování životních cyklů jednotlivých dokladů.
Obr. 6: Certifikační deník – základní nabídka pro práci se žádostmi o schválení
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
Příklad: Jak se pracuje s workflow v systému Karat
Životní cyklus dokladu je v terminologii Karat Software nazýván jako Proces a jeho identifikace Kód procesu (KP). Každý doklad v agendě, která je zařazena do workflow, má přiřazen konkrétní KP (sloupec přímo v tabulce či v dokladové řadě nebo konstanta na úrovni definice). KP je možno ve výjimečném případě také změnit – pak se existující workflow zneplatní a vznikne nové pro změněný KP. Tento fakt má význam pouze na začátku cyklu, může totiž existovat proces, jehož výsledkem je rozhodnutí o druhu dokladu a tím o KP, na něhož bude změněn.
KP se skládá z tzv. Kontrolních bodů (KB). KB představuje milník, kterým musí doklad projít (pokud nejde jinou větví) a k němuž je vázána odpověď – Schváleno nebo Zamítnuto. Podle typu odpovědi pak dochází k větvení procesu. Následně jsou definovány další KB, které budou vygenerovány po předchozím schválení nebo zamítnutí. Současně je definována akce, která umožní přímo z modulu Workflow vstupovat do dokladů a provádět úkony, jako jsou Potvrzení dokladu, Zaúčtování dokladu nebo Verifikace obchodního partnera. Proces je úspěšně ukončen závěrečným schválením, při němž již nejsou generovány další KB. Pokud místo schválení následuje zamítnutí, pak dojde ke stornování dokladu a proces je rovněž ukončen.
Fungování workflow si můžeme popsat na příkladu procesu schvalování faktur. Společnosti je doručena faktura, která je zadána do modulu Sekretářka. Následně ji schvaluje definovaný uživatel a faktura je zařazena do evidence faktur přijatých. Poté ji schvaluje další odpovědný pracovník a faktura je potvrzena a zaúčtována. Poslední instancí ve společnosti může být např. finanční ředitel, který v rámci workflow potvrdí úhradu dané faktury, načež dojde k jejímu automatickému proplacení. Celý tento proces může být samozřejmě nastaven mnoha různými způsoby. Vše může např. proběhnout v jednom kroku (potvrzení, zaúčtování, úhrada). V případě opakovaného nákupu standardní suroviny může být zase faktura vystavená do určité částky automaticky proplacena po zaúčtování. Není třeba, aby ji schvaloval finanční ředitel, postačí schválení pracovníka odpovědného za nákup.
Podpora manažerského rozhodování
Na rozdíl od mnoha jiných tuzemských ERP systémů disponuje systém Karat vlastním řešením pro podporu manažerského rozhodování. To je soustředěno do dvou modulů – Manažer a Datové sklady. Modul Manažer slouží pro analytické vyhodnocování dat pořizovaných přímo z databáze provozního (transakčního) systému. Poskytuje především základní typy práce s datovými kostkami – rozpady v rámci datové zdroje (drill-down) a jednoduchou kriteriální analýzu dat (slice-and-dice). Důležitou vlastností je možnost vnoření se přes detailně zobrazená data zpět do příslušné evidence vedené na transakční úrovni systému Karat.
Modul Datové sklady nabízí práci nejen nad OLTP databází, ale umožňuje vytvořit externí OLAP databázi. Pomocí funkcí tohoto modulu pak uživatel může nad tabulkami systému Karat budovat potřebné datové struktury a procedury, jimiž se sklad naplní a v případě změn aktualizuje. Podstatnou vlastností Datových skladů je vytváření struktur mimo transakční systém, které budou pravidelně aktualizovány, očištěny, agregovány a tím připraveny pro efektivní podporu manažerského rozhodování. Datové sklady jsou využívány zejména pro kumulované pohledy na data z modulu CRM (případně jiných komponent systému), a to v podobě seznamů a kontingenčních tabulek. Jako uživatelské rozhraní používá komponenty obsažené v Microsoft Office (Office Web Components).
Obr. 7: Příklad sledování přijatých objednávek a dodávek
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
Přínosy a možnosti systému Karat v oblasti nákupní a prodejní logistiky
V předchozích kapitolách jsme stručně popsali základní funkcionalitu informačního systému Karat. Záměrně jsme přitom vynechali oblast obchodu, nákupní a prodejní logistiky a souvisejících podpůrných procesů, jímž bude věnováno následující podrobné představení.
Pro řízení hodnototvorného řetězce v oblasti nákupu a prodeje je v systému Karat určena sada odbytových modulů. Mezi tyto moduly patří Odbyt, Objednávky, Ceníky, Fakturace, Skladové jádro atd.
K silným stránkám a zároveň významným přednostem tohoto řešení patří:
- Logická provázanost veškeré funkcionality pro řízení procesu nákupu a prodeje.
- Široká škála možností cenotvorby, včetně předběžného oceňování, tvorby ceníků, slevových systémů atd.
- Práce se souvisejícími náklady, jejich přiřazování konkrétním dokladům a položkám, což umožňuje jejich souhrnné i individuální sledování a účtování.
- Přesné a automatizované vedení ekonomické agendy včetně párování dokladů, vyhodnocování na úrovni saldokonta a dohledávání případných odchylek.
- Systém oprav, který nenutí uživatele učit se mnoho různých postupů, ale funguje na bázi předem definovaných pravidel bez jejich zásahu, a to bezpečně a automaticky na úrovni jader systému.
Nyní se podrobně podívejme, jak podpora nákupní a prodejní logistiky v systému Karat skutečně funguje.
Podkapitoly seriálu
03.05.2009 - Petr Sodomka, Hana Klčová - četlo 107534 čtenářů.
