Informační systém Karat je významný český ERP produkt, který nachází dobré uplatnění v mnoha různých odvětvích, a to jak u výrobních, tak obchodních i servisních organizací. Rozsah funkcionality, možnosti uživatelského přizpůsobení, otevřenost a robustnost architektury z něj činí významného konkurenta pro všechna špičková ERP řešení na českém i slovenském trhu, zvláště pak v segmentu středně velkých a velkých podniků. V pořadí osmý díl našeho seriálu budeme věnovat právě tomuto informačnímu systému, přičemž se podrobně zaměříme na představení jeho možností v oblasti řízení nákupní a prodejní logistiky.
Podkapitoly seriálu
Nákup zboží a materiálu
Pro nákup zboží a materiálu je nezbytné již na počátku definovat jasná pravidla, podle nichž uživatelé systému řídí tento proces. Jeho hlavní položkou je vstupní cena. Informační systém Karat nabízí několik možností, jak vstupní ceny sledovat. Uživatel může použít funkcionalitu pro řízení ceníků a jejím prostřednictvím evidovat dodavatelské nebo partnerské ceníky. Nákup s konkrétním partnerem je pak vymezen nejenom cenami, ale také smlouvou upravující další pravidla obchodního styku.
Ceníky jsou do systému Karat napojeny interaktivně, což znamená, že jsou pro ně připraveny vlastní struktury přímo v databázi. Konkrétní ceník je provázán s evidencí partnerů a na základě této vazby pak dochází k pořizování vstupních dokladů. Ceníky je možné do systému importovat – v podstatě prostřednictvím jakékoliv šablony. Obvykle se využívá formátu XML.
Příklad: Jak Karat pracuje s citlivými cenami vstupů
Důležitou vlastností systému Karat v oblasti cenotvorby na vstupu je evidence plánovaných nákupních cen. Tu využívají klienti, kteří nakupují položky s vysokou citlivostí na vývoj cen. Dopředu si definují odhadovanou cenu a přípustnou odchylku, podle níž systém umožní nákupčímu ocenit vytvářenou zásobu dané položky a přijmout ji na sklad.
Možnost pracovat s vysokou citlivostí cen požaduje čím dál větší počet zákazníků. Nově ji objevují i ti, kteří systém Karat implementovali ještě před obdobím ekonomické recese a nyní tuto funkcionalitu doplňují do svého původního řešení. Karat rovněž disponuje tzv. referenčním ceníkem, který je doplněn kalkulačním vzorcem. Ten slouží k pružným úpravám cen reflektujícím aktuální pohyby měnových kurzů. V evidenci mohou mít uživatelé další desítky ceníků, které se automaticky přepočítávají podle nastavených vzorců a synchronizují se podle jednoho referenčního ceníku.
Obr. 8: Hlášení systému při verifikaci cen
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
Další možnost jak definovat cenu na vstupu, je její manuální vložení v rámci tzv. pořízení objednávky vydané. Cena je v tomto případě stanovena na základě individuálního vyjednávání s dodavatelem. Systém přitom nenutí uživatele, aby do něj opisoval jednotlivé položky, ale nabízí jejich vložení z existující objednávky nebo ceníků.
Informační systém Karat podporuje rovněž řízení zásob dodavatelem (VMI – Vendor Managed Inventory), při němž místo tradičních objednávek zboží předává odběratel dodavateli pravidelně informace o aktuálním stavu zásob. Tyto informace mají podobu hrubé potřeby a zásob materiálu, které je třeba zabezpečit. Dodavatel pak doplňuje materiál a zboží podle dohodnutých smluvních podmínek tak, aby se na skladě (což je zpravidla konsignační sklad) nacházely v předem definovaném minimálním/maximálním rozsahu.
Náklady související s nákupem
Cenu na vstupu mohou významně ovlivňovat související náklady. Může to být cokoliv, co se podílí na celkové ceně pořízení dané zásoby, jako např. doprava nebo celní poplatky. Informační systém Karat s těmito náklady pracuje pomocí tzv. kalkulačního modelu zatížení, přičemž dokáže ošetřit všechny prakticky se vyskytující varianty. Umí vytvořit rozpočet se souvisejícími náklady, vykalkulovat a přiřadit je k ceně nakupovaných položek. Dokáže je rovněž rozpočítat podle množství, ceny nebo hmotnosti nakupovaného zboží. Přitom umí pracovat s náklady v cizích měnách a ty mohou být přepočítávány jiným kurzem, než je kurz samotného zboží nebo materiálu.
Karat také umožňuje související náklady souhrnně sledovat a např. jedenkrát ročně či měsíčně je rozpustit na základě obratu zásob. Pokud je třeba začlenit tyto náklady přímo do skladové ceny zboží a ovlivnit tak výsledek marže na výstupu, pak systém Karat nabízí dvě možnosti. Tou první je vytvoření souhrnné ceny položky, kdy se ke skladové ceně přičtou související náklady. Druhou možností je přiřazení a sledování nákladů v rámci skladové ceny konkrétního produktu jako samostatné položky, které je podporováno až na úroveň "FIFO fronty". To umožňuje oddělené účtování o skladové položce a souvisejících nákladech na ni vynaložených.
Ocenění položek příjmů
Některé společnosti se potýkají s problémem, kdy v době příjmu zboží na sklad nemají k dispozici údaj o jeho ceně. Přitom ale potřebují toto zboží přijmout a následně zpracovat či prodat, což předpokládá, že mohou pracovat s jeho pravděpodobnou cenou a marží. K tomu je nutné oddělit fyzický tok zásoby od toku finančního. Informační systém Karat proto rozlišuje na úrovni skladových karet dva stavy zásob. Jeden znázorňuje fyzický stav daného zboží nebo materiálu na skladě, druhý představuje tzv. evidenční stav, určený pro zaúčtování. Dokud není určena přesná cena nakoupeného zboží, je evidováno pouze v rámci skladového hospodářství. Jakmile je cena definována, zboží je zaúčtováno rovněž v rámci finančního účetnictví.
Odbornou terminologií se tato operace nazývá účtování skladového pohybu. Při ní vzniká zápis nejen do účetní agendy, ale také v rámci dané oceňovací metody. Může se buď měnit průměrná cena nebo se skladový pohyb ocení pevnou cenou.
Pří účtování skladového pohybu je nutné párovat příjmy na doklad faktury přijaté. V systému Karat je tento problém vyřešen silnou podporou saldokonta a možností automatického párování. Pokud se správně nastaví agenda příjmových listů a agenda faktur přijatých, lze přes variabilní symboly a párovací znaky tvořit saldokonto jednotlivých případů. Před uzávěrkou pak účetní pořídí výstup ze saldokonta a zjistí veškeré případy pořízení zásob a jejich vyrovnání.
Karat rovněž podporuje saldokontní evidenci mezi příjemkou a samotným skladovým pohybem. To umožňuje řešit problémy, způsobené kurzovými a případnými oceňovacími rozdíly. Vzhledem k tomu, že kurzový rozdíl vzniká mezi fakturou a příjemkou a oceňovací rozdíl mezi příjemkou a skladovým pohybem, je třeba rozlišovat dva saldokontní případy. Při vyhodnocení saldokonta je pak přesně vidět, co je kurzový a co oceňovací rozdíl. Této možnosti nastavení informačního systému využívají především větší organizace, které nakupují ve velkých objemech a v cizích měnách.
Příklad: Realizace srážkových cen nakoupené suroviny
V některých případech, např. při nákupu obilovin, je třeba ocenit položku přijímanou na sklad dle její kvality a splnění požadovaných parametrů. Přitom se vychází z ceny dohodnuté s dodavatelem, která je definována pro vstupní surovinu stoprocentní kvality a srážkového systému, který je třeba připravit na míru podle potřeb nákupu. Při příjmu suroviny jsou odebrány zkušební vzorky. Po jejich rozboru je stanovena úroveň kvality nakupované položky a podle ní pak aplikován srážkový systém. Cena vstupu je pak na základě splnění definovaných parametrů snížena procentuální sazbou nebo absolutní srážkou za nižší jakost, než jaká je požadována.
Obr. 9: Číselník jakosti
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
Účtování dokladů
V rámci procesu nákupu se účtuje o faktuře přijaté, příjmovém listu a skladovém pohybu. Dané zápisy jsou pořizovány do Účetního jádra systému Karat, a to ve dvou možných režimech. U organizací s jednodušším způsobem nakupování se nastavuje účtování o faktuře přijaté a skladovém pohybu. Z toho pak vyplývá řešení pouze jednoho typu saldokontního případu – mezi fakturou a skladovým pohybem. U složitějších procesů nákupu se v systému nastavuje také účtování o příjmovém listu a sledují se pak dva typy saldokontních případů – jeden mezi fakturou a příjemkou, druhý mezi příjemkou a skladovým pohybem.
Zatímco příjmový list vzniká v modulu Odbyt, skladový pohyb se v systému Karat tvoří na úrovni Skladového jádra. V agendě jádra se vytvářejí "obrazy" jednotlivých dokladů pořizovaných v samostatných modulech systému. Např. skladový pohyb představuje obraz příjmového listu.
Informační systém Karat dále umožňuje přeúčtování při opravách dokladů. K tomu nabízí čtyři základní stavy: potvrzení, zaúčtování, schválení a uzavření dokladů. Uvedené stavy se vztahují na všechny účtované agendy v systému Karat a také podléhají určitým pravidlům:
- Potvrzení dokladu znamená ověření jeho správnosti.
- V okamžiku zaúčtování dokladu a provedení zápisu do Účetního jádra vznikne účetní doklad s příslušnými položkami.
- V případě schválení dokladu je provedena jeho kontrola, spočívající v ověření variabilních symbolů saldokont účtů, vyrovnanosti dokladu, správném zadání střediska, činnosti apod.
- Je-li doklad uzavírán, pak je definitivně potvrzena jeho správnost.
Karat umožňuje automatické přeúčtování dokladů při provedení jejich opravy. Změníme-li např. finanční částku nebo množství zboží na úrovni faktury nebo příjemky, pak systém podle svého nastavení může automaticky přeúčtovat příslušný doklad a přímo danou opravu zanést až na úroveň účetního zápisu. Historii zápisů a oprav lze nastavit podle požadavku zákazníka při implementaci systému. Je také možné nechat doklady po pořízení zamknout. V případě, že by uživatel požadoval jejich změnu, musel by požádat o povolení opravy.
Podkapitoly seriálu
03.05.2009 - Petr Sodomka, Hana Klčová - četlo 107536 čtenářů.
